AFAS an KI anbinden: Urlaub, Verträge und HR-Fragen ohne Ticket
AFAS Profit lässt sich an KI anbinden. IntraGPT liest Daten aus HRM, Lohnabrechnung und dem Rest von Profit und kann dort, wo es erlaubt ist, auch etwas zurückschreiben. Ihre Administration bestimmt, welche Teile mitmachen, also ist die Anbindung genau so breit oder so schmal, wie Sie sie machen.
Was der Agent mit AFAS macht
Daten aus Profit holen
Der Agent holt Daten aus den bei Ihnen freigegebenen Teilen, zum Beispiel Mitarbeitende, Verträge, Urlaubskonten oder Projektstunden. Was verfügbar ist, wird bei der Anbindung vereinbart.
Filtern statt alles holen
Der Agent sucht nach einer Personalnummer, einer Abteilung oder einem Zeitraum und hält die Antwort handhabbar. Ganze Konnektoren werden nicht geleert: Was nicht gefragt wurde, kommt auch nicht heraus.
Zurückschreiben in Profit
Die Anbindung kann etwa eine Mutation oder einen Antrag festhalten, sofern das freigegeben ist. Das betrifft HR- oder Finanzdaten, also tut der Agent es nur auf ausdrücklichen Wunsch und zeigt vorher, was er senden will.
Dokumente abrufen
Der Agent holt ein Dokument, das in AFAS zu einem Datensatz gehört, sodass er einen Anhang zusammenfassen oder daraus zitieren kann, ohne dass jemand ihn erst herunterladen muss.
Was Organisationen mit der AFAS-Anbindung lösen
Personalwesen
- Situation
- HR bekommt täglich dieselben Fragen zu Urlaubskonten, Vertragslaufzeiten und Tarifregeln, und jede Frage kostet einen Mailwechsel.
- Was der Agent tut
- Der Agent liest Konto und Vertragsdaten aus Profit und kombiniert sie mit den Richtliniendokumenten aus der Wissensdatenbank.
- Ergebnis
- Mitarbeitende bekommen sofort eine Antwort, und HR behält die Zeit für die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Lohnabrechnung
- Situation
- Vor dem Monatslauf müssen Mutationen auf Abweichungen zur Vorperiode geprüft werden.
- Was der Agent tut
- Der Agent holt den betreffenden Zeitraum je Abteilung und stellt die Unterschiede zusammen.
- Ergebnis
- Die Kontrolle beginnt bei den Ausreißern statt bei Zeile eins.
Projektorganisation
- Situation
- Eine Projektleitung möchte wissen, wie viele Stunden diesen Monat auf das Projekt gebucht wurden und von wem.
- Was der Agent tut
- Der Agent fragt den Stundenkonnektor mit einem Filter auf Projektcode und Zeitraum ab.
- Ergebnis
- Ein aktuelles Bild, ohne dass die Projektleitung Zugriff auf Profit braucht.
Managementberichte
- Situation
- Das Managementteam wünscht einen wiederkehrenden Überblick über Zu- und Abgänge je Abteilung.
- Was der Agent tut
- Der Agent führt dieselbe Abfrage jeden Monat aus und fasst das Ergebnis im Chat oder in einem Bericht zusammen.
- Ergebnis
- Ein fester Rhythmus, ohne dass jemand von Hand einen Export bauen muss.
So richten wir die Anbindung ein
-
1
Token in AFAS anlegen
Ein AFAS-Administrator legt einen App Connector mit Token an. Dieses Token geht als AfasToken im Header mit; IntraGPT speichert es verschlüsselt und zeigt es nirgends zurück.
-
2
Konnektoren vereinbaren
Sie bestimmen, welche Teile von Profit der Agent lesen und welche er aktualisieren darf. Was nicht auf der Verbindung steht, existiert für den Agenten nicht.
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3
Nur lesen oder auch mutieren
Die meisten Organisationen beginnen mit Lesen. Das Zurückschreiben schalten Sie erst frei, wenn klar ist, welche Mutationen möglich sein sollen und wer sie anfordern darf.
-
4
Auf einer Kopie testen
Bevor die Anbindung produktiv geht, testen wir die Abfragen in der Umgebung, die Sie dafür nutzen, damit ein Filter mit zu vielen oder zu wenigen Treffern früher auffällt.
Personaldaten in einer KI-Anbindung
AFAS enthält Personal- und Lohndaten. Das verlangt eine Anbindung, die nicht mehr zurückgibt als nötig, und eine klare Antwort darauf, wer was sehen darf.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nicht mehr als die Frage verlangt
Der Agent filtert auf die Felder, die zur Frage gehören, und begrenzt die Zahl der Datensätze. Es gibt keine Aktion, die den gesamten Personalbestand abruft.
Rechte je Rolle in IntraGPT
Ein Agent für Mitarbeitende bekommt andere Daten zu sehen als ein Agent für HR. So kann jemand sein eigenes Urlaubskonto abfragen, ohne an die Daten von Kolleginnen und Kollegen zu kommen.
Jeder Aufruf protokolliert
Abfragen und Fehler landen mit Aktion und Ergebnis im Protokoll. Bei einer Mutation ist also nachvollziehbar, wann sie erfolgte und auf wessen Wunsch.
Eigener Server, offene Modelle
IntraGPT läuft auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen. Was aus AFAS kommt, verlässt diese Umgebung nicht und wird nicht zum Training eines Modells genutzt.
Fragen zur AFAS-Anbindung
Kann ich AFAS an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu AFAS, und Personaldaten gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. IntraGPT bietet dieselbe Arbeitsweise, aber mit einer Anbindung, die nur die vereinbarten Konnektoren aufrufen darf, auf einem eigenen Server, mit Protokoll je Aufruf.
Funktioniert IntraGPT mit AFAS?
Ja. AFAS Profit steht im Katalog von IntraGPT: Daten lesen, dort wo es freigegeben ist zurückschreiben und Dokumente aus Profit abrufen.
Müssen wir selbst Konnektoren in AFAS einrichten?
Ja, und genau das ist die Stärke. Ihre eigene Einrichtung bestimmt, welche Daten herauskommen, Sie behalten also die Kontrolle darüber, was die KI zu sehen bekommt. Ist bereits etwas für Berichte oder eine andere Anbindung freigegeben, lässt sich das oft wiederverwenden.
Kann die KI etwas in AFAS ändern?
Nur wenn Sie das Zurückschreiben dafür freigeben, und nur auf ausdrücklichen Wunsch. Der Agent zeigt zuerst, was er schreiben will. Geben Sie nichts zum Schreiben frei, ist die Anbindung technisch nur lesend.
Was kostet eine AFAS-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Der Aufwand steckt vor allem im Abstimmen der Konnektoren und der Rechte, nicht in der Technik. Im dreißigminütigen Gespräch schauen wir uns die Konnektoren an, die Sie bereits haben.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Steht die Einrichtung schon, lässt sich die Anbindung am selben Tag testen. Muss in AFAS noch etwas freigegeben werden, bestimmt der Kalender des AFAS-Administrators die Durchlaufzeit. Beginnen Sie mit einem Thema, das viele Fragen löst, etwa Urlaub oder Vertragsdaten.
Kann jemand die eigenen Daten abfragen, ohne die anderer zu sehen?
Ja, sofern die Einrichtung in AFAS das zulässt und der Agent auf der richtigen Rolle steht. Das ist eine Einrichtungsentscheidung in AFAS und IntraGPT zusammen; wir gehen sie bei der Anbindung ausdrücklich durch.
Lässt sich das mit Dokumenten aus SharePoint kombinieren?
Das ist die häufigste Kombination. Die Daten aus AFAS beantworten die Sachfrage, die Dokumente aus der Wissensdatenbank liefern die Regel oder die Richtlinie dazu. Der Agent nennt in der Antwort immer, welche Quelle woher stammt.