Exact Online an KI anbinden: Antworten aus der Buchhaltung ohne Anmeldung
Exact Online lässt sich an KI anbinden. IntraGPT arbeitet in der von Ihnen angegebenen Administration, liest Debitoren und Ausgangsrechnungen und kann auf Wunsch eine Ausgangsrechnung anlegen. Fragen zu offenen Posten oder dazu, was ein Kunde in diesem Quartal abgenommen hat, beantwortet der Agent direkt aus der Buchhaltung, ohne Anmeldung und ohne Export.
Was die Anbindung aus Exact Online holt
Debitoren abrufen
Der Agent liest die Kundenkonten aus dem CRM-Teil von Exact Online, gefiltert nach Name, Code oder einem anderen Feld. Er holt nur die Felder, die zur Frage gehören, nicht den gesamten Kundenstamm.
Ausgangsrechnungen lesen
Ausgangsrechnungen kommen mit Beträgen, Daten und zugehörigem Konto zurück. Mit einem Filter auf Zeitraum oder Status beantwortet der Agent Fragen wie welche Rechnungen des Vormonats noch offen sind.
Ausgangsrechnung anlegen
Der Agent kann eine Ausgangsrechnung mit Konto, Beschreibung und Rechnungszeilen buchen. Das ist eine echte Buchung in der Administration, also nur auf ausdrücklichen Wunsch und nachdem er gezeigt hat, was geschrieben wird.
Gezielt suchen statt exportieren
Der Assistent sucht nach Kunde, Zeitraum, Status oder Betrag und holt nur, worum es in der Frage geht. So bleiben Antworten schnell, und der Agent sieht nie mehr von der Buchhaltung, als die Frage verlangt.
Die richtige Administration
Welche Administration mitmacht, wird bei der Einrichtung festgelegt. Bei mehreren Administrationen richten Sie je Administration eine Anbindung ein, damit Zahlen nie durcheinandergeraten.
Wo die Anbindung den Unterschied macht
Vertrieb
- Situation
- Ein Account Manager will ein Angebot verschicken und möchte wissen, ob dieser Kunde noch offene Rechnungen hat.
- Was der Agent tut
- Der Agent sucht das Konto in den Debitoren und holt dessen Ausgangsrechnungen samt Status.
- Ergebnis
- Eine Antwort im Gespräch statt einer Mail an die Buchhaltung und einem halben Tag Wartezeit.
Finanzbuchhaltung
- Situation
- Zum Monatsende muss klar sein, welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind und bei wem.
- Was der Agent tut
- Der Agent filtert die Ausgangsrechnungen nach Zeitraum und Status und gruppiert sie je Konto.
- Ergebnis
- Eine Übersicht direkt im Chat, mit der Möglichkeit, je Kunde nachzufragen.
Geschäftsführung
- Situation
- Die Geschäftsführung möchte je Quartal sehen, welche Kunden den meisten Umsatz bringen, ohne ein Reporting-Tool zu öffnen.
- Was der Agent tut
- Der Agent holt die Ausgangsrechnungen des Zeitraums, begrenzt die Felder auf Betrag und Konto und summiert.
- Ergebnis
- Eine Zahl mit Quellenangabe, und die Anschlussfrage lässt sich sofort stellen.
Projektorganisation
- Situation
- Nach Projektabschluss muss eine Rechnung mit den richtigen Zeilen raus.
- Was der Agent tut
- Der Agent schlägt die Rechnungszeilen auf Basis des Vereinbarten vor und bucht die Ausgangsrechnung erst nach Freigabe.
- Ergebnis
- Weniger Abtipparbeit und eine Rechnung, die noch am selben Tag bereitsteht.
Einrichten in vier Schritten
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1
Verbindung herstellen
Ein Administrator mit Rechten auf der Administration erteilt aus der Plattform heraus die Freigabe, in Ihrem Namen in Exact Online zu schauen. Diese Freigabe liegt in Ihrem eigenen Exact-Konto und lässt sich dort jederzeit zurückziehen.
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2
Administration wählen
Sie wählen, welche Administration die Anbindung sieht. Eine Anbindung je Administration, damit nie Zahlen aus einer anderen Buchhaltung in einer Antwort landen.
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3
Lesen oder auch buchen
Standardmäßig liest die Anbindung nur. Soll der Agent auch eine Ausgangsrechnung anlegen können, schalten Sie das separat frei; sonst bleibt die Aktion für das Modell unerreichbar.
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4
Im Protokoll mitlesen
Jede Frage an Exact Online steht mit Aktion und Ergebnis im Protokoll. Läuft die Freigabe ab, meldet die Anbindung das und bittet den Administrator um eine neue, statt still weiter zu versuchen.
Finanzdaten und wer sie sehen darf
Eine Buchhaltung ist sensibel: Umsatz, Margen und das Zahlverhalten von Kunden. Die Anbindung ist so aufgebaut, dass nur Berechtigte etwas davon zu sehen bekommen.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Die Anbindung arbeitet mit einer Freigabe, die Sie selbst erteilen und selbst widerrufen. IntraGPT speichert kein Exact-Online-Passwort.
Nicht für jeden
Sie bestimmen in IntraGPT, welche Rollen den Finanzagenten nutzen dürfen. Ein Assistent für die Werkstatt bekommt ihn schlicht nicht zu sehen.
Jede Buchung nachvollziehbar
Jede Abfrage landet mit Aktion und Ergebnis im Protokoll. Bei einer angelegten Rechnung ist also nachvollziehbar, wann und auf wessen Wunsch das geschah.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Zahlen aus Exact Online gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen zur Exact-Online-Anbindung
Kann ich Exact Online an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Exact Online, und die Buchhaltung in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren ist keine gute Idee. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber mit einer Anbindung, die an eine Administration gebunden ist, nur holt was die Frage braucht und jede Abfrage protokolliert.
Funktioniert IntraGPT mit Exact Online?
Ja. Exact Online steht im Katalog von IntraGPT mit einer eigenen Anbindung für Debitoren, Ausgangsrechnungen und das Anlegen einer Ausgangsrechnung, gebaut auf der offiziellen Schnittstelle von Exact selbst.
Funktioniert es auch mit Exact Globe oder Exact Online Belgien?
Die Anbindung funktioniert mit Exact Online, auch in Belgien. Bei der Einrichtung wählen Sie einfach die belgische Administration, sonst ändert sich nichts. Exact Globe ist ein anderes Produkt mit einem anderen Zugang; sagen Sie uns, was Sie nutzen, dann schauen wir es uns an.
Kann die KI selbst Rechnungen buchen?
Nur wenn Sie das einschalten. Ist es aktiv, legt der Agent eine Ausgangsrechnung erst nach ausdrücklicher Aufforderung an und zeigt vorher, welches Konto, welche Beschreibung und welche Zeilen er schreiben will. Beträge, Umsatzsteuer und Sachkonto prüfen Sie also, bevor etwas in der Administration steht.
Was kostet eine Exact-Online-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Administrationen, ob auch gebucht werden soll und welche Rollen den Agenten nutzen dürfen. In einem dreißigminütigen Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Administrator die Freigabe erteilt hat und die Administration feststeht, ist das Freischalten eine Sache von Minuten. Die Durchlaufzeit liegt meist darin, intern zu klären, wer diese Freigabe erteilen darf und welche Mitarbeitenden den Agenten nutzen dürfen.
Was passiert, wenn die Freigabe abläuft?
Die Freigabe in Exact Online hat eine begrenzte Laufzeit und erneuert sich selbst, solange sie gültig bleibt. Läuft sie doch ab, weil jemand sie zurückgezogen hat oder das Konto geändert wurde, sagt das Protokoll das im Klartext und die Anbindung bittet den Administrator um eine neue Freigabe. Blind weiterversucht wird nicht.
Sieht die KI alle Finanzdaten?
Nein. Jede Aktion ist auf Debitoren und Ausgangsrechnungen innerhalb einer Division begrenzt, und der Agent holt nur die Daten, die zur Frage gehören. Es gibt keine Aktion, die die gesamte Administration exportiert.