SharePoint an KI anbinden: Ihre Dokumente werden in normaler Sprache durchsuchbar
SharePoint und OneDrive lassen sich an KI anbinden. IntraGPT tut das auf zwei Wegen gleichzeitig: Dateien werden in die Wissensdatenbank synchronisiert, sodass Sie darin suchen können, als wäre es ein Dokument, und zusätzlich kann ein Agent live in der Bibliothek nachsehen, um eine bestimmte Datei zu öffnen. Antworten kommen mit Quellenangabe, Sie wissen also immer, aus welchem Dokument etwas stammt.
Zwei Wege, auf denen die KI an Ihre Dokumente kommt
In die Wissensdatenbank synchronisieren
Die Dateien der gewählten Site und Bibliothek werden abgerufen und indexiert. Danach beantwortet die KI inhaltliche Fragen aus mehreren Dokumenten zugleich, mit Verweis auf die Datei, aus der die Antwort stammt.
Live durch die Ordner
Der Agent kann die Ordnerstruktur durchgehen, um zu sehen, was vorhanden ist. Praktisch, wenn jemand den Dateinamen nicht kennt, aber ungefähr weiß, wo etwas liegt.
Nach Dateinamen suchen
Kurze, unterscheidbare Suchbegriffe funktionieren in SharePoint am besten: eine Projektnummer, ein Kundenname, eine Jahreszahl. Der Agent sucht gezielt, statt ganze Ordner abzurufen.
Eine Datei öffnen und lesen
Ist das richtige Dokument gefunden, liest der Agent den Inhalt direkt aus SharePoint. Das ist der Weg für eine Datei, die gerade geändert wurde und deshalb vielleicht noch nicht in der Wissensdatenbank steht.
Metadaten abrufen
Der Agent kann die Angaben zu einer Datei abrufen, etwa wann sie zuletzt geändert wurde. So kann er sagen, welche Version er gelesen hat.
Mehrere Sites nebeneinander
Je Site oder Bibliothek entsteht eine eigene Verbindung mit eigenem Namen. Das Modell hält die Quellen dadurch auseinander und holt einen Vertrag nicht aus der falschen Abteilungsbibliothek.
Wo die tägliche Arbeit schneller wird
Gesundheitswesen
- Situation
- Eine Pflegekraft möchte wissen, welches Protokoll in einer bestimmten Situation gilt, aber die Protokollbibliothek umfasst hunderte Dokumente.
- Was der Agent tut
- Der Agent durchsucht die indexierten Protokolle, antwortet in normaler Sprache und nennt Dokument und Version dazu.
- Ergebnis
- Die Antwort steht in Sekunden da, mit einer Quelle, die die Kollegin selbst nachlesen kann.
Recht
- Situation
- Eine Juristin sucht die letzte Fassung eines Rahmenvertrags mit einem Lieferanten, aber drei Ordner heißen ähnlich.
- Was der Agent tut
- Der Agent sucht nach dem Lieferantennamen, vergleicht die Änderungsdaten und öffnet die aktuellste Fassung.
- Ergebnis
- Ein Dokument statt einer halben Stunde Klicken, mit der Sicherheit, dass es die gültige Fassung ist.
Vertrieb
- Situation
- Ein Account Manager erstellt ein Angebot und weiß, dass letztes Jahr etwas Ähnliches gemacht wurde.
- Was der Agent tut
- Der Agent durchsucht die Angebotsbibliothek nach Branche und Leistung und fasst den Aufbau der gefundenen Angebote zusammen.
- Ergebnis
- Ein erster Entwurf auf Basis dessen, was tatsächlich verschickt wurde, nicht auf Basis eines erfundenen Beispiels.
Onboarding
- Situation
- Neue Mitarbeitende stellen in den ersten Wochen immer wieder dieselben Fragen zu Regelungen und Abläufen.
- Was der Agent tut
- Der Agent beantwortet diese Fragen aus den indexierten Handbüchern und verweist auf das vollständige Dokument.
- Ergebnis
- Neue Kolleginnen und Kollegen kommen schneller in Fahrt, und die Fragen landen nicht alle bei derselben Person.
Von der Freigabe zur ersten Antwort
-
1
Freigabe in Microsoft 365
Ein Administrator erteilt aus Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung heraus die Freigabe für die Site und die Bibliothek, die mitdürfen. Diese Freigabe liegt bei Ihnen und lässt sich dort wieder entziehen.
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2
Umfang wählen
Je Verbindung wählen Sie, welche Site und welche Bibliothek mitgehen. Vertrauliche Bibliotheken lassen Sie einfach draußen; was nicht im Umfang ist, existiert für die KI nicht.
-
3
Erste Synchronisation
Die Dateien werden abgerufen und indexiert. Danach hält die Anbindung die Bibliothek nach, und mit dem Verbindungstest prüfen Sie, ob der Zugriff noch funktioniert.
-
4
Agenten anhängen
Sie bestimmen, welche Agenten und welche Rollen diese Quelle nutzen dürfen. Ein Agent für den Kundenservice kommt an die Handbücher, ohne an die Personalakten zu kommen.
Warum das kein zweiter Copilot ist
Viele Organisationen vergleichen das mit Microsoft Copilot. Der Unterschied liegt darin, wo das Modell läuft und wie scharf sich der Umfang abgrenzen lässt.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Das Modell läuft auf einem eigenen Server
Der Inhalt Ihrer Dokumente wird auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen verarbeitet, nicht in einer amerikanischen Cloud.
Umfang je Bibliothek
Sie wählen ausdrücklich, welche Sites und Bibliotheken mitgehen. Es gibt keinen Knopf, der den gesamten Tenant auf einmal einschaltet.
Rollen bestimmen, wer was sieht
Je Agent legen Sie fest, welche Quellen dazugehören und welche Rollen ihn nutzen dürfen, sodass eine Quelle nie breiter verfügbar ist als beabsichtigt.
Immer mit Quellenangabe
In der Antwort steht, aus welcher Datei die Information stammt. Das macht überprüfbar, was die KI sagt, und verhindert, dass eine Zusammenfassung ein Eigenleben entwickelt.
Fragen zur SharePoint-Anbindung
Kann ich SharePoint an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute, verwaltete Verbindung zu Ihrem SharePoint, und Dokumente in einen öffentlichen Chatbot zu laden kommt für die meisten Organisationen nicht infrage. IntraGPT bindet SharePoint in Ihrer eigenen Umgebung an, mit einem Umfang, den Sie selbst wählen, und einem Modell auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit SharePoint und OneDrive?
Ja. SharePoint und OneDrive haben in IntraGPT eine eigene Implementierung mit Synchronisation in die Wissensdatenbank und einem Live-Dateiwerkzeug. Es gibt außerdem einen Migrationspfad von den älteren OneDrive-Quellen.
Was ist der Unterschied zu Microsoft Copilot?
Copilot arbeitet innerhalb von Microsoft 365 und läuft in der Cloud von Microsoft. IntraGPT läuft auf einem eigenen Server mit offenen Modellen, bindet neben SharePoint auch Ihre anderen Systeme wie ERP und CRM an und lässt Agenten Arbeit ausführen statt nur zu antworten.
Kann die KI Dateien ändern oder löschen?
Nein. Die Anbindung liest: Ordner durchgehen, suchen, Metadaten abrufen und Inhalte lesen. Es gibt keine Aktion, die eine Datei ändert, verschiebt oder löscht.
Was kostet eine SharePoint-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Sites und Bibliotheken, der Umfang des Dokumentenbestands und die Aufteilung der Rechte. Das rechnen wir im ersten Gespräch durch.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Freigabe und das Festlegen des Umfangs sind eine Sache eines kurzen Termins mit dem Microsoft-365-Administrator. Danach bestimmt die Größe der Bibliothek, wie lange die erste Indexierung läuft; darauf muss niemand warten.
Sieht dann jeder alle Dokumente?
Nein. Je Agent bestimmen Sie, welche Quellen angehängt sind und welche Rollen ihn nutzen dürfen. Ein Agent, der nur die Handbücher kennt, kann nichts über den Vertragsordner sagen, auch nicht auf Nachfrage.
Was passiert mit einem gerade geänderten Dokument?
Dafür gibt es das Live-Dateiwerkzeug. Steht eine Änderung noch nicht in der Wissensdatenbank, öffnet der Agent die Datei direkt in SharePoint und liest den aktuellen Inhalt. In der Antwort steht, um welche Datei es geht.