Outlook-Kalender an KI anbinden: Termine mit Teams-Link ohne Mail-Pingpong
Der Outlook-Kalender von Microsoft 365 lässt sich an KI anbinden. Der Agent sieht, welche Kalender es gibt, liest und durchsucht Termine, rechnet aus, wann alle können, und plant einen Termin, auf Wunsch gleich mit einer Teams-Besprechung. Pro Anbindung entscheiden Sie, ob nur gelesen oder auch geplant werden darf; im Lesemodus werden bei Microsoft nur Leserechte angefragt.
Was der Agent mit dem Outlook-Kalender macht
Wissen, welche Kalender es gibt
Der Agent fragt zuerst, welche Kalender verfügbar sind und wo er schreiben darf. So plant er nicht versehentlich in einen geteilten Kalender, in den er nur schauen durfte.
Termine lesen und durchsuchen
Einen Zeitraum mit ausgeklappten Wiederholungen auslesen oder nach Stichwort suchen. Zu einem gefundenen Termin holt er Teilnehmende, Ort und Besprechungslink.
Sehen, wann alle können
Der Agent berechnet freie Blöcke innerhalb der Arbeitszeiten und bezieht die Kalender der Teilnehmenden ein. Für die reinen belegten Blöcke eines Zeitraums gibt es eine eigene Aktion.
Mit Teams-Besprechung planen
Beim Anlegen eines Termins kann sofort eine Onlinebesprechung mitgegeben werden. Der Teams-Link steht dann schon in der Einladung, die die Teilnehmenden bekommen.
Verschieben und absagen
Einen bestehenden Termin zu verschieben oder abzusagen geht nur mit der ID aus einem früheren Aufruf. Bei einer Serie prüft der Agent erst, ob ein Einzeltermin oder die ganze Reihe gemeint ist.
Einladungen abarbeiten
Zusagen, absagen oder unter Vorbehalt antworten, mit Erläuterung. Praktisch, um ein volles Postfach mit Einladungen in einem Zug aufzuräumen.
Situationen, in denen das Zeit spart
Facility- und Immobilienmanagement
- Situation
- Eine Begehung muss mit einem externen Partner und zwei internen Kollegen geplant werden.
- Was der Agent tut
- Der Agent sucht freie Zeiten innerhalb der Arbeitszeiten, plant den Termin mit allen Teilnehmenden und fügt eine Teams-Besprechung für alle hinzu, die remote zuschauen.
- Ergebnis
- Eine Einladung mit den richtigen Personen und dem Link darin, ohne Abstimmungsmails.
Gesundheitswesen
- Situation
- Eine Behandlerin möchte wissen, welche Termine morgen anstehen und welche davon Erstgespräche sind.
- Was der Agent tut
- Der Agent liest den Tag aus, erkennt die Erstgespräche am Betreff und ordnet sie mit Dauer.
- Ergebnis
- Ein Tagesüberblick in einer Antwort, auch am Telefon zwischen zwei Sprechstunden.
Projektmanagement
- Situation
- Ein wöchentliches Projektmeeting soll eine Stunde später stattfinden, ohne dass sich die restliche Reihe ändert.
- Was der Agent tut
- Der Agent holt den betreffenden Termin, prüft, ob es um einen Einzeltermin oder die Serie geht, und verschiebt nur das Gewünschte.
- Ergebnis
- Die Reihe bleibt bestehen, und die Teilnehmenden bekommen eine Änderung statt zehn.
Recruiting
- Situation
- Für vier Kandidatinnen und Kandidaten sind Gespräche mit jeweils zwei anderen Interviewenden zu planen.
- Was der Agent tut
- Der Agent berechnet je Kombination die freien Zeiten und schlägt je Person zwei Optionen vor.
- Ergebnis
- Das Planen dauert Minuten statt eines Nachmittags, und es entstehen keine Doppelbuchungen.
Anschluss an Microsoft 365
-
1
Aus der Plattform verbinden
Ein Administrator verbindet IntraGPT mit Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung und erteilt dabei die Freigabe. Diese Freigabe ist in Ihrer eigenen Umgebung sichtbar und lässt sich dort widerrufen.
-
2
Rechte festlegen
Sie wählen, welche Kalender mitmachen und welche Rollen die Kalenderassistenz bekommen. Eine Assistenz für den Betrieb muss den Geschäftsführungskalender nicht sehen.
-
3
Lesen oder auch planen
Lesen, oder Lesen und Planen. Steht die Anbindung auf Lesen, werden bei Microsoft nur Leserechte angefragt, und es gibt keinen Weg, auf dem die Assistenz doch einen Termin setzt.
-
4
Im Protokoll mitlesen
Jede Abfrage und jeder geplante Termin steht mit Aktion und Ergebnis im Protokoll. Läuft die Freigabe ab, bittet die Anbindung um erneutes Verbinden, statt still weiter zu versuchen.
Terminaktionen betreffen immer andere Menschen
Anders als beim Lesen aus einer Dokumentquelle hat eine Kalenderaktion unmittelbare Folgen für Kolleginnen, Kollegen und Kunden. Darauf ist die Anbindung ausgelegt.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Lesemodus wird technisch erzwungen
Steht die Anbindung auf Lesen, existieren Planen, Ändern, Absagen und Antworten nicht im Werkzeuglabel und werden zusätzlich von der Plattform abgewiesen. Das Modell kann sie nicht umgehen.
Keine stillen Einladungen
Jede Planungsaktion verschickt Nachrichten an Teilnehmende. Der Agent tut das nur auf ausdrücklichen Wunsch und fasst danach zusammen, was rausgegangen ist.
Freigabe in Ihrem Tenant
Die Freigabe liegt in Ihrer eigenen Microsoft-Umgebung. Ein Administrator sieht sie dort und kann sie dort widerrufen.
Modell auf einem eigenen Server
IntraGPT verarbeitet die Kalenderdaten auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen, nicht in einem öffentlichen KI-Dienst.
Fragen zur Outlook-Kalender-Anbindung
Kann ich meinen Outlook-Kalender an ChatGPT anbinden?
Für eine Organisation ist das nicht der Weg: Es gibt keine zentral einstellbare Anbindung mit Rollen, Lesemodus und Protokoll. IntraGPT bindet den Microsoft-365-Kalender innerhalb Ihrer eigenen Umgebung an und betreibt das Modell auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit dem Outlook-Kalender?
Ja. Der Outlook-Kalender von Microsoft 365 hat in IntraGPT eine eigene Implementierung mit zehn Aktionen, darunter das Anlegen von Terminen mit einer Teams-Besprechung.
Kann der Agent einen Teams-Link hinzufügen?
Ja. Beim Anlegen eines Termins kann eine Onlinebesprechung mitgegeben werden, sodass der Teams-Link direkt in der Einladung steht.
Was ist der Unterschied zur Google-Calendar-Anbindung?
Fachlich nichts: Beide Kalender haben dieselben zehn Aktionen, dieselben Eingabefelder und dieselbe Ausgabeform. Der Unterschied liegt beim Anbieter und beim Autorisieren. Eine Anweisung für den einen funktioniert beim anderen.
Was kostet eine Outlook-Kalender-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen das Verbinden Ihrer Microsoft-Umgebung, die Wahl zwischen Lesen und Planen und die Festlegung, welche Rollen die Kalenderassistenz nutzen dürfen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Verbinden ist eine Frage der Freigabe und in Minuten erledigt. Die Durchlaufzeit hängt davon ab, wie schnell Ihr Microsoft-Administrator dazu kommt und wie schnell feststeht, welche Kalender mitmachen.
Kann der Agent in den Kalender einer Kollegin schauen?
Nur soweit Freigabe und Microsoft-Rechte das zulassen. Zum Planen genügt meist, dass er die belegten Blöcke der Teilnehmenden sieht; der Inhalt ihrer Termine ist dafür nicht nötig.
Was passiert bei einem Serientermin?
Beim Lesen werden Wiederholungen ausgeklappt, damit der Agent die echten Lücken der Woche sieht. Beim Ändern prüft er zuerst, ob Sie einen Einzeltermin oder die ganze Reihe meinen, und fragt nach, wenn das unklar ist.