Google Calendar an KI anbinden: die Terminsuche übernimmt der Agent
Google Calendar lässt sich an KI anbinden. Der Assistent sieht, welche Kalender es gibt, liest und durchsucht Termine, rechnet aus, wann alle können, und plant, verschiebt oder sagt einen Termin ab. Sie können die Anbindung auf Nur-Lesen stellen; Planen ist dann ausgeschlossen, und bei Google werden auch nur Leserechte angefragt.
Die zehn Kalenderaktionen
Kalender auflisten
Der Agent fragt zuerst, welche Kalender es gibt und wo er Schreibrechte hat. Das ist immer der erste Schritt, damit er nicht im falschen Kalender nachsieht.
Termine lesen und suchen
Termine eines Zeitraums abrufen, Wiederholungen ausgeklappt, oder nach Stichwort suchen. Die Suche geht standardmäßig ein halbes Jahr zurück, denn die Frage betrifft oft etwas Vergangenes.
Einen Termin ansehen
Zu einem gefundenen Termin holt der Agent die Details: Teilnehmende, Ort und den Besprechungslink. Erst dann, nicht bei jeder Suche.
Freie Zeiten suchen
Der Agent findet freie Blöcke innerhalb der Arbeitszeiten, die Kalender der Teilnehmenden eingerechnet. Arbeitstage, Beginn und Ende sind einstellbar, eine Viertagewoche bleibt also eine Viertagewoche.
Verfügbarkeit abfragen
Für die reinen belegten Blöcke eines Zeitraums gibt es eine eigene Aktion. Praktisch, wenn Sie nur wissen wollen, wann jemand sicher nicht kann.
Planen, ändern, absagen
Einen Termin mit Teilnehmenden, Wiederholung und Onlinebesprechung planen, verschieben oder absagen und die Teilnehmenden informieren. Nur auf ausdrücklichen Wunsch und immer nach Prüfung der Verfügbarkeit.
Einladungen beantworten
Zusagen, absagen oder unter Vorbehalt antworten, mit einer Bemerkung. So bleibt der Kalender der einladenden Person korrekt, ohne dass jemand sein Postfach durchsucht.
Was eine Kalenderassistenz in der Praxis löst
Geschäftsleitungssekretariat
- Situation
- Ein Termin mit fünf Teilnehmenden aus drei Teams muss innerhalb von zwei Wochen stattfinden.
- Was der Agent tut
- Der Agent berechnet die freien Zeiten innerhalb der Arbeitszeiten aller fünf, schlägt drei Optionen vor und plant erst nach Freigabe.
- Ergebnis
- Ein Vorschlag statt einer Mailkette, und die Einladungen gehen gleich richtig raus.
Vertrieb
- Situation
- Nach einem Telefonat soll noch am selben Tag ein Folgetermin mit Onlinelink stehen.
- Was der Agent tut
- Der Agent sucht einen freien Block im eigenen Kalender, legt den Termin mit der Kundin als Teilnehmerin an und fügt eine Onlinebesprechung hinzu.
- Ergebnis
- Der Termin steht, bevor das Gespräch endet, mit dem Link bereits darin.
Servicedesk
- Situation
- Ein Techniker soll bei einer Kundin eingeplant werden, aber sein Kalender ist voller wiederkehrender Blöcke.
- Was der Agent tut
- Der Agent liest die Termine mit ausgeklappten Wiederholungen und findet die wirklich freien Lücken.
- Ergebnis
- Keine Doppelbuchungen durch eine übersehene Wochenserie.
Bildung
- Situation
- Eine Lehrkraft möchte wissen, wie viele Stunden diesen Monat in Beratungsgespräche geflossen sind.
- Was der Agent tut
- Der Agent sucht die Termine nach Stichwort über den Zeitraum und summiert die Dauer.
- Ergebnis
- Eine Zahl mit den zugrunde liegenden Terminen, ohne dass jemand eine Zeiterfassung führen muss.
Verbindung mit Google Workspace
-
1
Workspace verbinden
Ein Administrator verbindet IntraGPT aus der Plattform heraus mit Ihrem eigenen Google Workspace und erteilt dabei die Freigabe. Diese Freigabe liegt in Ihrem Workspace und lässt sich dort widerrufen.
-
2
Rechte festlegen
Je Anbindung wählen Sie, ob der Assistent nur mitlesen oder auch planen darf und welche Rollen ihn bekommen. Steht er auf Lesen, gibt es keinen Weg, auf dem doch etwas im Kalender landet.
-
3
Was der Assistent sieht
Sie wählen, welche Kalender mitmachen und in welcher Zeitzone gearbeitet wird. Eine Angabe wie nächsten Dienstag rechnet der Assistent zuerst aus, damit er nicht am falschen Tag plant.
-
4
Im Protokoll mitlesen
Der Assistent fragt zuerst die Verfügbarkeit ab und plant erst danach, nie blind. Jede Abfrage und jeder geplante Termin steht mit Aktion und Ergebnis im Protokoll.
Ein Kalender verrät mehr, als man denkt
Aus einem Kalender lässt sich ablesen, mit wem Sie sprechen, wann Sie weg sind und woran Sie arbeiten. Deshalb ist die Anbindung abgegrenzt und sichtbar einstellbar.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nur-Lesen ist wirklich nur Lesen
Im Modus Nur-Lesen weist die Plattform Planen, Ändern, Absagen und Antworten ab und nennt diese Aktionen nicht einmal im Werkzeuglabel. Das Modell versucht sie also gar nicht.
Planen verschickt Einladungen
Einen Termin anzulegen, zu ändern oder abzusagen verschickt Nachrichten an die Teilnehmenden. Deshalb geschieht das nur auf ausdrücklichen Wunsch, und der Agent fasst danach zusammen, was er geplant hat.
Die Freigabe bleibt bei Ihnen
Die Freigabe liegt in Ihrem eigenen Google Workspace und lässt sich dort widerrufen. IntraGPT speichert kein Passwort.
Verarbeitung auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Was in Ihrem Kalender steht, geht nicht an einen externen Modellanbieter.
Fragen zur Google-Calendar-Anbindung
Kann ich Google Calendar an ChatGPT anbinden?
Es gibt keine verwaltete, von der Organisation einstellbare Verbindung zwischen ChatGPT und Ihrem Google Workspace mit Rollen und Protokoll. IntraGPT bindet den Kalender in Ihrem eigenen Workspace an, mit einem Modus je Anbindung und einem Modell auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit Google Calendar?
Ja. Google Calendar hat in IntraGPT eine eigene Implementierung mit zehn Kalenderaktionen, einschließlich der Berechnung freier Zeiten und dem Planen von Terminen.
Kann die KI einfach Termine in meinen Kalender setzen?
Nur wenn die Anbindung auf Lesen und Schreiben steht, und nur wenn Sie darum bitten. Der Agent prüft zuerst die Verfügbarkeit, zeigt, was er planen will, und fasst danach zusammen, was geschehen ist.
Funktioniert es auch mit Serienterminen?
Ja. Beim Lesen werden Wiederholungen ausgeklappt, damit eine Wochenserie nicht als ein Block zählt. Beim Planen darf eine Wiederholung als RRULE oder als Beschreibung angegeben werden. Ein nicht unterstütztes Muster wird abgelehnt statt halb übersetzt.
Was kostet eine Google-Calendar-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen das Verbinden Ihres Workspace, die Wahl zwischen Lesen und Planen und die Festlegung, wer die Kalenderassistenz nutzen darf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Verbinden ist eine Sache eines einzigen Freigabebildschirms bei Google. Die Durchlaufzeit liegt meist nicht in der Technik, sondern in der internen Abstimmung: Wer darf diese Freigabe erteilen, welche Kalender machen mit, und darf der Assistent nur mitlesen oder auch planen.
Können wir mehrere Kalender anbinden?
Ja. Der Agent fragt zuerst, welche Kalender verfügbar sind und wo er schreiben darf, und arbeitet danach in dem Kalender, der zur Frage passt.
Kann ich später auf den Outlook-Kalender wechseln?
Das ist vorgesehen. Beide Kalender haben exakt dieselben Aktionen, Eingabefelder und Ausgabeform, eine Agentenanweisung für Google funktioniert also unverändert mit Microsoft 365.