Apollo.io an KI anbinden: eine Prospectliste, die wirklich trägt
Apollo.io lässt sich an KI anbinden. Der Assistent durchsucht die Prospect-Datenbank nach Personen und Firmen, ergänzt zu einem bekannten Namen die fehlenden Kontaktdaten und zeigt, welche Mailkampagnen laufen. Wichtig zu wissen: Apollo enthält externe Firmen und Personen, nicht Ihre eigenen Kunden. Jemanden in eine laufende Kampagne zu setzen wirkt nach außen und wird separat freigeschaltet.
Was die Anbindung an Apollo.io bringt
Prospects nach Funktion und Branche finden
Sie beschreiben, wen Sie suchen: die Funktion, die Branche und die Region. Der Assistent kommt mit Personen zurück, die dazu passen, samt der Firma, in der sie arbeiten, sodass Sie die Liste sofort beurteilen können.
Zuerst die richtigen Firmen wählen
Manchmal beginnt man lieber beim Unternehmen: eine bestimmte Branche, eine bestimmte Größe, ein bestimmtes Gebiet. Der Assistent setzt diese Auswahl und schaut erst danach, wer dort die gesuchte Funktion innehat.
Kontaktdaten ergänzen
Haben Sie nur einen Namen und eine Firma, ergänzt der Assistent, was Apollo sonst noch zu dieser Person hat. So wird aus einer halb gefüllten Zeile einer Teilnehmerliste doch noch ein brauchbarer Kontakt.
Sehen, welche Kampagnen laufen
Der Assistent zeigt, welche Mailkampagnen es in Apollo gibt und wie sie heißen. Praktisch, um zu prüfen, welche Strecke zu welcher Zielgruppe gehört, bevor jemand daran gehängt wird.
Jemanden einer Kampagne hinzufügen
Ein Prospect kann in eine laufende Mailkampagne gesetzt werden. Dabei geht echte Post in Ihrem Namen raus, also passiert das nur auf ausdrücklichen Wunsch und mit klar genannter Kampagne.
Nie breit suchen
Der Assistent sucht immer über eine Kombination von Merkmalen, nie über ein einzelnes Stichwort. Das ist der Unterschied zwischen einer Liste, mit der der Vertrieb loslegt, und einer Datei, die niemand öffnet.
Neukundengewinnung in der Praxis
Neugeschäft
- Situation
- Es gibt ein neues Angebot für eine bestimmte Branche, und das Team braucht eine Liste der Menschen, die dort entscheiden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet zuerst die Firmen dieser Branche mit der passenden Größe in der passenden Region und schaut dann, wer dort die betreffende Funktion innehat.
- Ergebnis
- Eine eingegrenzte Liste, hinter der der Vertrieb steht, statt einer Datei, die er erst einen Tag lang zurechtschneiden muss.
Marketing
- Situation
- Von den Teilnehmern eines Webinars sind nur Name und Firma bekannt, sonst nichts.
- Was der Agent tut
- Der Assistent ergänzt die Teilnehmer einzeln und sagt ehrlich, bei wem nichts gefunden wurde.
- Ergebnis
- Die Nachfassaktion geht an die Menschen, die wirklich erreichbar sind, der Rest bleibt als offener Punkt sichtbar.
Recruiting
- Situation
- Für eine schwer zu besetzende Stelle sucht die Recruiterin Menschen mit einer bestimmten Funktion in einer bestimmten Region.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht nach Funktion und Gebiet und liefert die Treffer samt der Firma, in der sie arbeiten.
- Ergebnis
- Eine erste Vorauswahl mitten im Gespräch, ohne in einem separaten Werkzeug zu filtern.
Vertriebsleitung
- Situation
- Die Leitung will wissen, welche Mailkampagnen laufen, bevor neue Namen hineingesetzt werden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent nennt die Kampagnen beim Namen, damit klar ist, welche Strecke zu welcher Zielgruppe gehört.
- Ergebnis
- Kein Prospect, der versehentlich in der falschen Mailstrecke landet.
Einrichten und Zielgruppe wählen
-
1
Die Verbindung herstellen
Aus Ihrem eigenen Apollo-Konto geben Sie einen Schlüssel für die Anbindung aus. Er bleibt bei Ihnen und kann dort auch wieder entzogen werden, danach kann der Assistent damit nichts mehr anfangen.
-
2
Festlegen, wie weit er gehen darf
Suchen und Ergänzen berühren niemanden und können sofort an sein. Jemanden in eine Mailkampagne zu setzen ist etwas anderes, denn das wirkt nach außen. Diese Handlung schalten Sie separat frei oder lassen sie aus.
-
3
Wählen, wer ihn nutzen darf
Sie bestimmen, welche Rollen oder Abteilungen mit dem Prospecting-Assistenten arbeiten. Meist ist das ein kleiner Kreis: Vertrieb, Marketing und manchmal Recruiting.
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4
Gemeinsam die Zielgruppe festlegen
Bei der Einrichtung vereinbaren wir, welche Funktionen, Branchen und Regionen standardmäßig gelten. Jede Aktion steht danach im Logbuch, also bleibt sichtbar, woher eine Liste stammt.
Prospectdaten und die DSGVO
Apollo enthält personenbezogene Daten von Menschen, die keine Kunden von Ihnen sind und nie eingewilligt haben. Das verlangt einen strengeren Umgang als das eigene CRM.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Der Zugang wird in Ihrem eigenen Apollo-Konto geregelt und kann dort jederzeit entfernt werden. Es wird kein Benutzername und kein Passwort eines Mitarbeiters aufbewahrt.
Kein automatischer Übergang
Die Anbindung setzt nichts in Ihr eigenes CRM. Was aus Apollo kommt, bleibt ein Suchergebnis im Gespräch, bis jemand selbst eine Entscheidung darüber trifft.
Eine Kampagne versendet wirklich
Jemanden in eine Mailstrecke zu setzen heißt, dass Post in Ihrem Namen rausgeht. Deshalb steht diese Handlung gesondert, nennt der Assistent zuerst die Kampagne, und im Logbuch ist zu sehen, wer darum gebeten hat.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Namen und Angaben aus Apollo gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Was Interessenten zu Apollo.io fragen
Kann ich Apollo.io an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Apollo.io. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber mit einer Anbindung, die auf Ihrem eigenen Zugang beruht und die Suche immer eingrenzt. Jede Aktion steht im Logbuch, damit später klar ist, woher eine Liste stammt.
Funktioniert IntraGPT mit Apollo.io?
Ja. Apollo.io steht in der Übersicht der Anbindungen von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent findet Personen und Firmen, ergänzt Kontaktdaten und zeigt die laufenden Mailkampagnen. Jemanden tatsächlich einer Kampagne hinzuzufügen ist eine separate Entscheidung.
Ist Apollo ein CRM?
Nein, und das ist das wichtigste Missverständnis. Apollo ist eine Prospect-Datenbank: Was Sie dort finden, sind externe Firmen und Personen, keine Bestandskunden mit Historie. Der Assistent zeigt Treffer daher als kalte Leads und nicht als Beziehungen. Gleichen Sie sie mit dem eigenen CRM ab, bevor jemand angesprochen wird.
Warum bekomme ich manchmal eine unbrauchbar lange Liste?
Dann wurde zu breit gesucht. Apollo gibt bereitwillig viel zurück, und ohne scharfe Eingrenzung steht da eine Liste, die niemand durchgeht. In der Anbindung gilt, dass immer nach einer Funktion plus einer Branche oder einer Region gesucht wird. Fragen Sie dennoch breit, schlägt der Assistent zuerst eine engere Eingrenzung vor.
Darf der Assistent selbst Menschen in eine Mailkampagne setzen?
Nur wenn Sie das freischalten. Ist es aus, kann er die Kampagnen zwar zeigen, aber niemanden hinzufügen. Ist es an, nennt er zuerst die gewünschte Kampagne und die betroffenen Menschen, und erst danach passiert etwas. Das ist eine Entscheidung, die Sie bewusst treffen.
Was, wenn Apollo zu jemandem keine Angaben hat?
Dann sagt der Assistent das, statt sich etwas auszudenken. Eine Prospect-Datenbank ist nie vollständig, und gerade bei kleineren Firmen oder nach einem kürzlichen Stellenwechsel fehlt vieles. Diese Lücken bleiben sichtbar, damit das Team selbst entscheidet, ob weiteres Nachfassen lohnt.
Was kostet eine Apollo.io-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der festzulegenden Zielgruppen, die Frage, ob das Hinzufügen zu Kampagnen erlaubt ist, und die Rollen, die den Prospecting-Assistenten nutzen dürfen. Das Abonnement bei Apollo selbst regeln Sie direkt dort.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Zugang geregelt ist, steht die Anbindung schnell. Die eigentliche Arbeit steckt in der Abstimmung der Zielgruppe: welche Funktionen, welche Branchen und welche Regionen. Diese Eingrenzung entscheidet zwischen brauchbarer Liste und Rauschen, dafür nehmen wir uns gemeinsam kurz Zeit.