HubSpot an KI anbinden: Kontakte und Deals finden ohne Tab-Wechsel
HubSpot CRM lässt sich an KI anbinden. Der Assistent findet Kontakte, zeigt, welche Deals in der Pipeline stehen und in welcher Phase, und kann einen Kontakt, einen Deal oder eine Notiz erfassen. Fragen wie wer der Ansprechpartner bei einem Kunden ist oder was zuletzt mit ihm besprochen wurde, beantwortet er im Gespräch, ohne dass jemand HubSpot öffnet.
Welche HubSpot-Objekte der Assistent anfasst
Einen Kontakt wiederfinden
Der Assistent findet einen Kontakt über Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Firma und zeigt die Angaben, die zur Frage gehören. Er nennt gleich dazu, welche Deals und welche letzten Notizen an diesem Kontakt hängen.
Einen neuen Kontakt erfassen
Wer noch nicht in HubSpot steht, wird mit den Angaben erfasst, die Sie mitgeben. Der Assistent prüft vorher, ob die Person bekannt ist, denn ein doppelter Kontakt bedeutet eine geteilte Historie und zwei Kolleginnen, die aneinander vorbei telefonieren.
Sehen, was in der Pipeline steht
Fragen Sie nach den Deals in einer bestimmten Phase, eines bestimmten Owners oder rund um einen bestimmten Kunden, und der Assistent holt genau diese. Er nennt Phase, Betrag und Owner, der Wochenstart beginnt also mit einer Liste statt mit Filtern.
Einen Deal anlegen
Der Assistent kann einen neuen Deal in die Pipeline setzen, in der Phase, die Sie dafür nutzen. Das ist ein echter Deal, den Kolleginnen und Kollegen sofort sehen, also geschieht es nur auf Ihre Bitte und nachdem er gezeigt hat, was er erfassen will.
Ein Gespräch festhalten
Ein Anruf, eine Mail oder eine Besprechung wird als Notiz am richtigen Kontakt oder Deal gesichert. So steht danach etwas in der Zeitachse, auch wenn die Person, die telefoniert hat, keine Zeit zum Tippen hatte.
Wo Vertriebsteams Zeit gewinnen
Vertrieb
- Situation
- Ein Account Manager bekommt unterwegs einen Anruf von einem Unternehmen und weiß nicht, ob es dazu schon eine Akte gibt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht über die Nummer und die Firma und gibt die letzten Notizen zu diesem Kontakt zurück.
- Ergebnis
- Das Gespräch beginnt bei dem, was bereits vereinbart wurde, und nicht bei null.
Vertriebsleitung
- Situation
- Vor dem Wochenstart will die Leitung wissen, welche Deals in der Verhandlungsphase stehen und wem sie gehören.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Deals in dieser Phase und ordnet sie nach dem erwarteten Abschlussdatum.
- Ergebnis
- Eine Liste im Chat, mit der Möglichkeit, je Deal nachzufragen.
Innendienst
- Situation
- Nach einem Messetag liegt ein Stapel Visitenkarten und Gesprächsnotizen zur Erfassung bereit.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft jeden Namen gegen die bestehenden Kontakte und erfasst nur die fehlenden, mit der Notiz dazu.
- Ergebnis
- Die Nachfassaktion steht noch in derselben Woche im CRM, ohne doppelte Datensätze.
Kundenservice
- Situation
- Eine Mitarbeiterin bekommt eine Frage zu einem laufenden Projekt und weiß nicht, wer im Vertrieb dafür zuständig ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet den Kontakt, liest den zugehörigen Deal und nennt Owner und aktuelle Phase.
- Ergebnis
- Die Frage landet gleich beim richtigen Kollegen.
Marketing
- Situation
- Aus einer Kampagne kommt eine Liste mit Anmeldungen, und die Frage ist, wer davon schon Kunde ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft je Anmeldung, ob die Person bereits in HubSpot steht und ob ein Deal läuft.
- Ergebnis
- Die Nachverfolgung geht an die richtigen Leute, Bestandskunden bleiben von Kaltakquise verschont.
Von der ersten Verbindung zum täglichen Einsatz
-
1
Verbindung herstellen
Sie geben aus HubSpot heraus einen eigenen Schlüssel für IntraGPT aus. Dieser Schlüssel bleibt Ihrer und lässt sich jederzeit widerrufen, womit die Anbindung sofort stillsteht.
-
2
Festlegen, was der Assistent sieht
Sie wählen, welcher Teil des CRM mitspielt: Kontakte, Deals, Notizen. Was Sie nicht freigeben, existiert für den Assistenten schlicht nicht.
-
3
Nur lesen oder auch zurückschreiben
Standardmäßig schaut der Assistent nur mit. Soll er auch einen Kontakt, einen Deal oder eine Notiz erfassen, schalten Sie das separat frei, und selbst dann zeigt er vorher, was er schreiben will.
-
4
Rollen wählen und mitlesen
Sie bestimmen, welche Rollen oder Abteilungen den CRM-Assistenten nutzen dürfen. Jede Aktion steht im Protokoll, und die Einrichtung machen wir gemeinsam mit Ihrem Administrator.
Kundendaten in einem CRM, das das ganze Haus nutzt
In HubSpot stehen Namen, Telefonnummern und Gesprächsnotizen von Menschen, die selbst keinen Einblick darin haben. Deshalb ist die Anbindung eng abgegrenzt.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Den Schlüssel, mit dem die Anbindung arbeitet, geben Sie selbst aus und ziehen ihn selbst zurück. IntraGPT speichert kein HubSpot-Passwort und arbeitet nie unter dem persönlichen Konto einer Mitarbeiterin.
Nicht jede Rolle bekommt das CRM
Sie bestimmen, welche Rollen den CRM-Assistenten nutzen dürfen. Ein Assistent für die Werkstatt oder für Dokumente hat überhaupt keinen Zugang zu HubSpot.
Nur was die Frage braucht
Der Assistent holt die Angaben, die zur gestellten Frage gehören, und nicht mehr. Es gibt keine Möglichkeit, den gesamten Kontaktbestand auf einmal abzurufen oder zu exportieren.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Kontaktdaten und Gesprächsnotizen aus HubSpot gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Häufige Fragen zu HubSpot und KI
Kann ich HubSpot an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Ihrer HubSpot-Umgebung, und Kundendaten in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren ist unklug. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber über eine Anbindung, die an Ihre eigene Umgebung gebunden ist. Der Assistent holt nur, was zur Frage gehört, und jede Aktion ist im Nachhinein einsehbar.
Funktioniert IntraGPT mit HubSpot?
Ja, HubSpot CRM ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist. Der Assistent kann Kontakte finden und erfassen, Deals in der Pipeline ansehen und anlegen und ein Gespräch als Notiz sichern. Was davon aktiv ist, entscheiden Sie.
Legt der Assistent doppelte Kontakte an?
Genau dagegen ist die Anbindung gebaut. Der Assistent prüft, ob die Person schon in HubSpot steht, bevor er etwas erfasst. Findet er einen Treffer über E-Mail-Adresse, Name oder Firma, nutzt er diesen Kontakt. Lässt sich die Zuordnung nicht sicher feststellen, gibt er die Entscheidung an Sie zurück, statt zu raten.
Kann der Assistent Deals selbst in eine andere Phase schieben?
Nur wenn Sie das Zurückschreiben freigeschaltet haben, und auch dann passiert es nicht von allein. Der Assistent arbeitet mit den Phasen, die es in Ihrer Pipeline gibt, und zeigt vorher, was er erfassen will. Ohne ausdrückliche Aufforderung ändert sich nichts im CRM, und im Nachhinein ist sichtbar, wann und auf wessen Wunsch ein Deal angepasst wurde.
In welcher Währung kommen Beträge zurück?
In der Währung Ihrer HubSpot-Umgebung. Arbeiten Sie mit mehreren Währungen, berücksichtigen Sie das beim Summieren. Der Assistent rechnet nicht um und erfindet keinen Wechselkurs, er zeigt, was am Deal hinterlegt ist.
Sieht der Assistent alles, was in HubSpot steht?
Nein. Sie legen vorab fest, welcher Teil des CRM mitspielt und welche Angaben der Assistent sehen darf. Alles darüber hinaus bleibt für ihn unsichtbar, auch wenn jemand ausdrücklich danach fragt. Das ist eine bewusste Entscheidung Ihres Administrators, die jederzeit anpassbar ist.
Was kostet eine HubSpot-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen der Umfang des einbezogenen CRM, die Frage nach dem Zurückschreiben und die Rollen, die den Assistenten bekommen. In einem dreißigminütigen Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald die Verbindung zu HubSpot steht, ist das Freischalten eine Sache von Minuten. Die Durchlaufzeit liegt meist in der internen Abstimmung, wer die Anbindung aufsetzen darf und welche Teams den Assistenten nutzen. Reines Mitlesen ist schneller vereinbart als das Recht zum Zurückschreiben.