Pipedrive an KI anbinden: die Pipeline in normaler Sprache abfragen
Pipedrive lässt sich an KI anbinden. Der Assistent findet Personen, zeigt, welche Deals offen sind, gewonnen wurden oder verloren gingen, und kann eine neue Person erfassen oder eine Aktivität an einem Deal planen. Was in der Pipeline passiert, fragen Sie damit im Chat statt es zusammenzuklicken.
Die vier Dinge, die der Assistent in Pipedrive tut
Eine Person oder Organisation finden
Der Assistent findet eine Person über Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und zeigt, zu welcher Organisation sie gehört. Dabei nennt er gleich, welche Deals und welche geplanten Aktivitäten daran hängen.
Einen neuen Kontakt erfassen
Eine Person, die noch nicht in Pipedrive steht, wird mit Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und zugehöriger Organisation erfasst. Der Assistent prüft vorher, ob jemand bereits bekannt ist, damit keine zweite Karte derselben Person entsteht.
Die Pipeline ansehen
Fragen Sie nach den offenen Deals, nach dem Gewonnenen oder nach dem Verlorenen, bei Bedarf je Phase oder je Kollege. Der Assistent holt genau diese Deals, samt Wert und Owner.
Eine Aktivität planen
Einen Anruf, eine Aufgabe oder eine Mail-Erinnerung legt der Assistent mit Betreff, Datum, Uhrzeit und Notiz an, gekoppelt an den richtigen Deal oder die richtige Person. Das geschieht nur auf Ihre Bitte, denn Kolleginnen und Kollegen sehen die Aktivität sofort im Kalender.
Was ein Pipeline-Assistent löst
Vertrieb
- Situation
- Zum Wochenstart will ein Verkäufer wissen, welche offenen Deals noch keinen Folgetermin haben.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die offenen Deals dieser Kollegin und nennt je Deal die zuletzt hinterlegte Notiz.
- Ergebnis
- Der Tag beginnt mit einer kurzen Liste statt mit Filtern.
Geschäftsführung
- Situation
- Die Leitung will wissen, was in diesem Quartal gewonnen wurde und was weggefallen ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent stellt die gewonnenen und die verlorenen Deals des Zeitraums samt Wert gegenüber.
- Ergebnis
- Ein Bild der Pipeline, ohne dass jemand einen Bericht baut.
Innendienst
- Situation
- Nach einem Telefonat muss ein Rückruf am richtigen Deal stehen, aber niemand weiß sofort, welcher das ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet die Person, prüft den zugehörigen offenen Deal und plant die Aktivität mit Datum und Notiz.
- Ergebnis
- Der Termin steht in Pipedrive, bevor das Gespräch beendet ist.
Marketing
- Situation
- Über die Website kommt eine Anfrage herein, und es ist unklar, ob diese Person schon bekannt ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht über Name und E-Mail-Adresse und erfasst nur dann eine neue Person, wenn wirklich nichts gefunden wird.
- Ergebnis
- Ein sauberes CRM und ein Lead, der beim richtigen Kollegen landet.
Account Management
- Situation
- Vor einem Quartalsgespräch muss klar sein, was bei einem Kunden läuft und was vereinbart wurde.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet die Organisation, holt die laufenden Deals und liest die geplanten Aktivitäten.
- Ergebnis
- Ein paar Minuten Vorbereitung statt einer halben Stunde Klickarbeit.
In vier Schritten einsatzbereit
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1
Ein Schlüssel aus Ihrer eigenen Umgebung
Die Anbindung arbeitet mit einem Schlüssel, den Sie in Pipedrive anlegen. Er bleibt Ihrer: Tauschen Sie ihn aus, ist die alte Verbindung ab diesem Moment wertlos.
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2
Festlegen, wer der Assistent ist
Ein Schlüssel gehört zu einem Benutzer, und der Assistent sieht genau das, was dieser Benutzer in Pipedrive sehen darf. Sie entscheiden also bewusst, ob er wie ein Account Manager mitschaut oder wie jemand mit Blick auf die ganze Pipeline.
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3
Nur mitlesen oder auch erfassen
Nachschlagen und die Pipeline ansehen ist standardmäßig aktiv. Das Erfassen einer Person und das Planen einer Aktivität schalten Sie separat frei, denn beides verändert wirklich etwas, womit Kollegen arbeiten.
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4
Rollen vergeben und mitlesen
Sie bestimmen, welche Teams den Pipeline-Assistenten nutzen dürfen. Alles, was er tut, steht im Protokoll, damit im Nachhinein sichtbar ist, welche Frage zu welcher Aktion geführt hat.
Wer in die Pipeline schauen darf
In Pipedrive stehen Kontaktdaten von Kunden und der Wert laufender Verhandlungen. Beides ist sensibel, und nicht jeder im Unternehmen sollte es sehen.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Schlüssel bleibt bei Ihnen
Sie legen den Schlüssel selbst in Pipedrive an und können ihn jederzeit ersetzen. Er taucht nie in einer Antwort oder im Gespräch selbst auf.
Die Rechte eines Benutzers
Der Assistent sieht genau das, was der Benutzer hinter dem Schlüssel sehen darf, nicht mehr. Sichtbarkeitsabsprachen und geteilte Deals in Pipedrive wirken also weiterhin.
Erfassen geschieht bewusst
Eine vom Assistenten erfasste Person oder Aktivität steht wirklich im CRM und fällt Kolleginnen und Kollegen auf. Deshalb zeigt er vorher, was er erfassen will, und handelt erst nach Freigabe.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Namen, Telefonnummern und Dealwerte aus Pipedrive gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Wiederkehrende Fragen zu Pipedrive
Kann ich Pipedrive an ChatGPT anbinden?
ChatGPT kennt Ihre Pipedrive-Umgebung nicht und kann nicht hineinsehen. Bei IntraGPT stellen Sie dieselbe Frage im Chat, aber über eine Verbindung zu Ihrer eigenen Umgebung. Der Assistent holt nur, was die Frage braucht, und im Nachhinein ist genau sichtbar, was er getan hat.
Funktioniert IntraGPT mit Pipedrive?
Ja, Pipedrive ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist. Der Assistent kann Personen finden und erfassen, die Deals in der Pipeline ansehen und eine Aktivität planen. Was davon aktiv ist, wird bei der Einrichtung entschieden.
Was ist der Unterschied zwischen Person und Organisation?
In Pipedrive ist die Organisation das Unternehmen und die Person der Kontakt darin. Ein Deal kann an beidem hängen. Der Assistent nutzt das Organisationsfeld, um die richtige Person zu wählen, denn derselbe Vorname kommt bei großen Kunden mehrfach vor. Im Zweifel legt er die Wahl Ihnen vor.
Mit wessen Rechten schaut der Assistent mit?
Mit denen des Benutzers, an dem die Anbindung hängt, und das ist die wichtigste Entscheidung bei der Einrichtung. Ein Assistent, der wie ein Account Manager mitschaut, sieht dasselbe wie diese Person, was zur persönlichen Nutzung passt. Für Fragen zur gesamten Pipeline ist ein Benutzer mit breiterer Sicht sinnvoller. Sie können auch zwei Anbindungen mit unterschiedlichen Rechten nebeneinander betreiben.
Kann der Assistent selbst Aktivitäten planen?
Nur wenn Sie das freischalten. Ist es aktiv, plant er einen Anruf oder eine Aufgabe erst nach ausdrücklicher Aufforderung und zeigt vorher, an welchem Deal oder welcher Person und zu welchem Datum. So landet nie unbemerkt etwas im Kalender einer Kollegin.
Warum bittet der Assistent manchmal um eine genauere Frage?
Weil er gezielt arbeitet, statt alles zu holen. Bei einer sehr breiten Frage, etwa allen Deals des vergangenen Jahres, hätte er lieber eine Phase, einen Zeitraum oder einen Kollegen dazu. Das hält die Antwort schnell und verhindert eine Liste, mit der niemand etwas anfangen kann.
Was kostet eine Pipedrive-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Frage, ob der Assistent auch erfassen darf, mit welchen Rechten er mitschaut und ob mehrere Teams mit eigener Sichtbarkeit mitmachen. In einem kurzen Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung herzustellen kostet wenige Minuten. Die übrige Zeit geht in die Wahl des Benutzers, mit dem der Assistent mitschaut, und in die Frage, ob das Planen von Aktivitäten erlaubt sein soll. Sobald das entschieden ist, kann das Team am selben Tag Fragen stellen.