Teamleader Focus an KI anbinden: vom Kontakt bis zur Rechnung in einem Gespräch
Teamleader Focus lässt sich an KI anbinden. Der Assistent sucht Kontakte und Firmen, zeigt die laufenden Projekte und kann einen Deal festhalten oder eine Rechnung vorbereiten. Weil eine Rechnung Geld berührt und beim Kunden ankommt, steht diese Handlung gesondert und erfolgt erst nach Ihrer Freigabe. Mitschauen geht sofort, ohne dass sich jemand anmelden muss.
Welche Bereiche von Teamleader Focus der Assistent berührt
Eine Ansprechperson suchen
Sie nennen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse, und der Assistent holt die richtige Person aus Teamleader. Auch dann, wenn Sie nur einen Teil des Namens kennen oder die Schreibweise im System leicht von Ihrer abweicht.
Die Firma dahinter
In Teamleader gehört eine Ansprechperson zu einer Firma. Der Assistent hält diese Verbindung, sodass eine Frage zu einem Kunden auch die richtigen Ansprechpartner liefert statt eines losen Namens ohne Zusammenhang.
Eine Verkaufschance festhalten
Nach einem Gespräch kann ein Deal direkt in Teamleader landen, mit Titel, der zugehörigen Beziehung, dem geschätzten Wert und der Herkunft der Anfrage. Der Assistent schlägt das vor und wartet auf Freigabe.
Eine Rechnung vorbereiten
Der Assistent kann eine Rechnung mit der richtigen Beziehung, den Zeilen, dem Fälligkeitsdatum und dem Zahlungsziel aufbauen. Er zeigt das immer zuerst, denn Beträge und Umsatzsteuer will man geprüft haben, bevor etwas zum Kunden geht.
Laufende Projekte einsehen
Fragen zu Durchlaufzeit und Auslastung werden aus den Projekten in Teamleader beantwortet: Was läuft, für welchen Kunden und wie es steht. Praktisch, wenn Planung und Vertrieb bei denselben Personen liegen.
Situationen aus dem Mittelstand
Dienstleistung
- Situation
- Ein Kunde ruft wegen eines Auftrags an, und der Mitarbeiter weiß nicht sicher, ob das Projekt noch läuft und wer die Ansprechperson ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Firma, nennt die zugehörigen Ansprechpartner und das laufende Projekt mit dem aktuellen Stand.
- Ergebnis
- Das Gespräch läuft weiter, ohne Rückrufversprechen, und der Mitarbeiter hat den richtigen Namen zur Hand.
Vertrieb
- Situation
- Nach einem Kennenlerntermin soll eine Verkaufschance ins System, samt geschätztem Wert und Herkunft der Anfrage.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft, ob die Beziehung schon existiert, hängt die Ansprechperson an die richtige Firma und schlägt den Deal vor.
- Ergebnis
- Die Pipeline bleibt aktuell, ohne dass jemand hinterher noch ein Formular ausfüllen muss.
Buchhaltung
- Situation
- Zum Monatsende müssen die abgeschlossenen Aufträge fakturiert werden, und die Angaben verteilen sich über Projekte und Beziehungen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die fertigen Projekte, sucht die richtige Beziehung dazu und legt die Rechnungszeilen zur Kontrolle bereit.
- Ergebnis
- Die Buchhaltung prüft, statt abzutippen, und die Rechnungen gehen in derselben Woche raus.
Geschäftsführung
- Situation
- Die Leitung will wissen, welche Projekte lange laufen und bei welchen Kunden die meisten Verkaufschancen offen sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent stellt die Projekte mit ihrem Stand neben die Firmen, zu denen sie gehören.
- Ergebnis
- Ein Bild der Auslastung, das im Gespräch entsteht, ohne dass ein Bericht gebaut werden muss.
So steht die Verbindung bereit
-
1
Zustimmung erteilen
Aus Teamleader heraus erteilen Sie einmalig die Zustimmung für die Anbindung. Diese Zustimmung gehört Ihnen und kann dort auch wieder entzogen werden, danach sieht der Assistent sofort nichts mehr.
-
2
Festlegen, was er darf
Kontakte, Firmen und Projekte abrufen geht sofort. Einen Deal festzuhalten ist eine eigene Entscheidung, eine Rechnung vorzubereiten noch eine. Was Sie aus lassen, kann der Assistent nicht nutzen.
-
3
Wählen, wer ihn nutzt
Sie bestimmen, welche Rollen oder Abteilungen mit dem Teamleader-Assistenten arbeiten und ob sie die finanzielle Seite überhaupt sehen. Der Innendienst braucht keine Rechnungen anzulegen.
-
4
Jede Handlung mitlesen
Jede Aktion steht im Logbuch. Bei einer vorbereiteten Rechnung ist also nachvollziehbar, wann das geschah und auf wessen Wunsch. Die Einrichtung machen wir gemeinsam, damit diese Absprachen ab dem ersten Tag stimmen.
Fakturieren ist keine Leseaktion
Bei Teamleader Focus liegen Kundenkontakt und Fakturierung im selben System. Eine falsche Zeile geht also nicht nur in der Verwaltung schief, sie landet auch beim Kunden im Briefkasten.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Zustimmung, die Sie entziehen können
Die Verbindung beruht auf einer Zustimmung, die Sie selbst erteilt haben und in Teamleader wieder entfernen können. Es wird kein Passwort eines Mitarbeiters aufbewahrt.
Rechnungen erst nach Freigabe
Bevor eine Rechnung bereitsteht, zeigt der Assistent die Beziehung, die Zeilen, das Fälligkeitsdatum und das Zahlungsziel. Erst nach ausdrücklicher Freigabe steht etwas in Teamleader.
Rollen bestimmen die Reichweite
Wer den Assistenten nutzen darf, legen Sie fest. Und was er sieht, hängt an der zugrunde liegenden Zustimmung: Er kommt nie weiter, als Sie ihm gegeben haben.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Beziehungs- und Rechnungsdaten aus Teamleader gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Praxisfragen zu Teamleader Focus
Kann ich Teamleader Focus an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Teamleader Focus, und Beziehungs- und Rechnungsdaten gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber über eine Anbindung, die auf Ihrer eigenen Zustimmung beruht. Der Assistent holt nur, was die Frage braucht, und alles steht im Logbuch.
Funktioniert IntraGPT mit Teamleader Focus?
Ja. Teamleader Focus steht in der Übersicht der Anbindungen von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent sucht Kontakte und Firmen, sieht die laufenden Projekte ein und kann einen Deal oder eine Rechnung vorbereiten, wenn Sie das erlauben.
Ist das dasselbe wie eine Anbindung an Teamleader Orbit?
Nein. Diese Anbindung arbeitet mit Teamleader Focus, dem Paket, das CRM und Fakturierung verbindet und in den Niederlanden und Belgien weit verbreitet ist. Arbeiten Sie mit einem anderen Produkt aus dem Teamleader-Haus, sagen Sie Bescheid, dann prüfen wir, was dafür nötig wäre.
Kann der Assistent alles in Teamleader?
Nein. Der Schwerpunkt liegt auf Kontakten, Firmen, Verkaufschancen, Projekten und Rechnungen, denn darum drehen sich die meisten Fragen. Andere Bereiche von Teamleader bleiben außen vor. Fehlt etwas, das Ihr Team täglich nutzt, sagen Sie Bescheid, dann prüfen wir, ob es dazukommen kann.
Darf der Assistent selbst Rechnungen vorbereiten?
Nur wenn Sie das freischalten, und es ist unabhängig vom Festhalten von Deals. Ist es aktiv, zeigt der Assistent zuerst die Beziehung, die Zeilen, das Fälligkeitsdatum und das Zahlungsziel und wartet dann auf Freigabe. So prüfen Sie Beträge und Umsatzsteuer, bevor etwas beim Kunden ankommt.
Sieht der Assistent alles, was in Teamleader steht?
Er kommt nie weiter als die Zustimmung, die Sie erteilt haben. Diese Wahl ist also wichtig: Sie bestimmt die Reichweite jeder Antwort. Arbeiten Sie mit abgeschirmten Bereichen, bleiben die auch für den Assistenten außer Sicht, und genau so ist es gedacht.
Was kostet eine Teamleader-Focus-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Fragen, ob der Assistent nur mitschaut, ob Deals hinzukommen und ob Rechnungen vorbereitet werden dürfen. Dazu zählt, wie viele weitere Quellen in denselben Assistenten sollen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Nach der Zustimmung ist die Anbindung schnell aktiv. Die Laufzeit steckt meist in der Entscheidung, wer diese Zustimmung erteilt, und in der Absprache, wer die finanziellen Handlungen nutzen darf. Das ist eine halbe Stunde Besprechung, kein Projekt.