Moneybird an KI anbinden: offene Posten in normaler Sprache abfragen
Moneybird lässt sich an KI anbinden. Der Assistent sieht die Kontakte und die Ausgangsrechnungen der Administration ein, die Sie ihm zuweisen, und kann auf Wunsch eine Ausgangsrechnung als Entwurf vorbereiten. Wer wissen will, was offen steht, stellt die Frage im Gespräch, statt sich anzumelden und eine Übersicht zu filtern.
Was der Assistent in der Administration für Sie erledigt
Einen Kunden wiederfinden
Der Assistent sucht eine Beziehung nach Name oder E-Mail-Adresse und zeigt, was zu diesem Kunden hinterlegt ist. Sie müssen also nicht wissen, wie jemand abgelegt wurde, um ihn zu finden.
Eine neue Beziehung anlegen
Fehlt ein Auftraggeber noch, kann der Assistent ihn anlegen. Er prüft zuerst, ob der Name schon vorhanden ist, denn ein Kunde, der zweimal in den Büchern steht, sorgt beim Fakturieren für Ärger.
Ausgangsrechnungen einsehen
Rechnungen kommen mit Betrag, Datum und zugehörigem Kunden zurück. Der Assistent bleibt bei dem Status und dem Zeitraum, um den es geht, also bei dem, was in einem Monat offen ist, oder bei allem Überfälligen.
Eine Rechnung als Entwurf vorbereiten
Auf Wunsch bereitet der Assistent eine Ausgangsrechnung mit der richtigen Beziehung, den Zeilen und dem Steuersatz vor. Sie bleibt ein Entwurf, damit jemand die Beträge prüft, bevor etwas beim Kunden landet.
In der Administration, die Sie wählen
Eine Anbindung gehört zu einer Administration. Führen Sie mehrere, bekommt jede eine eigene Anbindung mit eigenem Namen, sodass eine Antwort nie Zahlen aus der falschen Buchhaltung enthält.
Was das einem Team abnimmt
Kundenkontakt
- Situation
- Ein Kunde fragt am Telefon, ob seine letzte Rechnung angekommen ist, und die Mitarbeiterin hat keinen Zugang zur Buchhaltung.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Beziehung und zeigt deren Rechnungen mit dem jeweiligen Status.
- Ergebnis
- Der Kunde hört die Antwort noch im Gespräch, und niemand muss eine Kollegin unterbrechen.
Forderungsmanagement
- Situation
- Jemand muss wöchentlich durchgehen, welche Rechnungen überfällig sind, bevor die Mahnrunde startet.
- Was der Agent tut
- Der Assistent listet die Rechnungen, die über dem Fälligkeitsdatum liegen, je Beziehung auf.
- Ergebnis
- Eine Anrufliste in einer halben Minute, mit Beträgen und Datum direkt daneben.
Kleinbetrieb
- Situation
- Nach einem Auftrag muss eine Rechnung raus, mit den richtigen Zeilen und dem richtigen Steuersatz.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt die Rechnungszeilen anhand des Vereinbarten vor und bereitet die Rechnung als Entwurf vor.
- Ergebnis
- Weniger Abtippen, und das letzte Wort bleibt beim Inhaber.
Vertrieb
- Situation
- Ein neuer Auftraggeber kommt herein und muss als Beziehung bestehen, bevor fakturiert werden kann.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft, ob der Name schon vorhanden ist, und legt die Beziehung nur an, wenn sie fehlt.
- Ergebnis
- Keine doppelten Kundenkarten, und die erste Rechnung nutzt sofort die richtige Beziehung.
Was auf Ihrer Seite nötig ist
-
1
Die Verbindung herstellen
Sie geben aus Moneybird heraus einen Zugangsschlüssel für die Administration aus, die Sie öffnen möchten. Der Schlüssel bleibt Ihrer: Ziehen Sie ihn zurück, endet die Anbindung sofort.
-
2
Festlegen, was der Assistent darf
Sie wählen, ob er nur einsehen oder auch etwas vorbereiten darf. Bleibt das Zurückschreiben aus, existiert diese Möglichkeit im Gespräch nicht und in der Administration kann sich nichts ändern.
-
3
Festlegen, wer ihn nutzen darf
Je Rolle oder Abteilung legen Sie fest, wer den Buchhaltungsassistenten ansprechen kann. Für den Rest der Organisation steht er nicht in der Liste, auch wenn jemand danach suchen würde.
-
4
Mitlesen und nachjustieren
Jede Aktion landet im Protokoll, also ist nachvollziehbar, welche Frage zu welcher Antwort führte. Die Einrichtung machen wir gemeinsam und justieren nach, sobald die Praxis zeigt, was noch fehlt.
Eine Administration enthält mehr als Zahlen
In Moneybird stehen nicht nur Beträge, sondern auch Adressen, E-Mail-Adressen und das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden. Die Anbindung ist so eingerichtet, dass davon nichts weiter geht als nötig.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Zugang, den Sie selbst zurückziehen
Die Anbindung arbeitet mit einem Schlüssel, den Sie in Moneybird selbst ausgeben und selbst wieder entfernen. IntraGPT speichert keine Zugangsdaten der Administration.
Nur für die Beteiligten
Je Rolle legen Sie fest, wer den Buchhaltungsassistenten nutzen darf. Wer diese Rolle nicht hat, sieht die Anbindung gar nicht erst und kann nichts daraus abrufen.
Entwürfe statt versendeter Rechnungen
Eine vorbereitete Rechnung bleibt in Moneybird ein Entwurf. Der Assistent verschickt nichts an Kunden, ein Fehler im Betrag oder im Steuersatz wird also korrigiert, bevor ihn jemand außerhalb des Unternehmens sieht.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Daten aus Ihrer Administration gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Häufige Fragen zu Moneybird und KI
Kann ich Moneybird an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Moneybird, und Rechnungen in einen öffentlichen Chatbot abzutippen will niemand. IntraGPT arbeitet wie ein Chat, schaut aber direkt in Ihre Administration. Die Anbindung hängt an dieser einen Administration, holt nur das, was die Frage braucht, und hält jede Aktion im Protokoll fest.
Funktioniert IntraGPT mit Moneybird?
Ja. Moneybird ist eines der Buchhaltungspakete, mit denen IntraGPT umgehen kann: Kontakte und Ausgangsrechnungen einsehen und auf Wunsch eine Beziehung oder einen Rechnungsentwurf vorbereiten. Die Verbindung nutzt den offiziellen Anbindungsweg von Moneybird, mit einem Schlüssel, den Sie selbst ausgeben.
Was kostet eine Moneybird-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Administrationen, ob der Assistent zurückschreiben darf und welche Rollen ihn nutzen. In einem kurzen Gespräch wird das konkret, einschließlich dessen, was auf Ihrer Seite zu regeln ist.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung herzustellen kostet wenig Zeit. Die Dauer geht meist in die Absprache, wer den Assistenten nutzen darf und ob Zurückschreiben erlaubt ist. Bei einer Administration und reinem Einsehen sind Sie am selben Tag fertig.
Warum sieht der Assistent unsere zweite Administration nicht?
Eine Anbindung gehört zu einer Administration, und das ist Absicht. Führen Sie mehrere Buchhaltungen, richten wir sie getrennt mit erkennbaren Namen ein. So weiß ein Nutzer immer, über welches Unternehmen er eine Antwort bekommt, und Zahlen können nicht unbemerkt durcheinandergeraten.
Kann der Assistent auch Ausgaben oder die Steuermeldung einsehen?
Nein. Die Anbindung deckt Kontakte und Ausgangsrechnungen ab. Ausgaben, Bankbewegungen und die Meldung liegen außerhalb, dazu gibt der Assistent also keine Antwort. Wenn Sie das ergänzt haben möchten, sagen Sie Bescheid und wir prüfen, was dafür nötig ist.
Was bedeuten Entwurf, offen, bezahlt und überfällig?
Das sind die Status, die Moneybird einer Ausgangsrechnung gibt. Ein Entwurf ist noch nicht versendet, offen ist versendet aber nicht beglichen, bezahlt spricht für sich und überfällig liegt hinter dem Fälligkeitsdatum. Der Assistent verwendet genau diese Wörter, damit eine Antwort zu dem passt, was Sie im Bildschirm sehen.
Soll der Assistent Rechnungen vorbereiten dürfen?
Das entscheidet der Administrator. Reines Einsehen genügt für Fragen zu offenen Posten und Kunden. Schalten Sie das Vorbereiten frei, geschieht es nur auf ausdrückliche Bitte und das Ergebnis bleibt ein Entwurf. Sie können es später jederzeit aktivieren, wenn sich das Einsehen bewährt hat.