SnelStart an KI anbinden: Beziehungen, Rechnungen und Konten im Chat
SnelStart lässt sich an KI anbinden. Der Assistent sucht Beziehungen, also Kunden wie Lieferanten, sieht die Ausgangsrechnungen und den Kontenplan ein und kann auf Wunsch eine neue Beziehung anlegen. Bei jedem Betrag sagt er dazu, ob er inklusive oder exklusive Steuer ist, denn dieser Unterschied entscheidet, ob eine Antwort stimmt.
Vier Dinge, die niemand mehr nachschlagen muss
Beziehungen suchen
Die Beziehungen in SnelStart umfassen Kunden und Lieferanten. Der Assistent sucht nach Namen und zeigt die Angaben zu dieser Beziehung, damit jemand am Telefon sofort weiß, mit wem er es zu tun hat.
Ausgangsrechnungen einsehen
Der Assistent holt die Ausgangsrechnungen, die zur Frage gehören: zu einer bestimmten Beziehung oder aus einem bestimmten Zeitraum. Sie bekommen eine kurze Antwort statt einer Liste, die Sie noch durchgehen müssen.
Den Kontenplan einsehen
Will jemand wissen, auf welches Sachkonto etwas gehört, nennt der Assistent das Konto mit seiner Bezeichnung. Das erspart die Suche in einer alten Buchung und verhindert, dass nach Gefühl gebucht wird.
Eine Beziehung anlegen
Auf Wunsch legt der Assistent einen neuen Kunden oder Lieferanten mit Name, Art, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift an. Er prüft zuerst, ob die Beziehung schon besteht, denn Dubletten sind im Nachhinein mühsam zu bereinigen.
Klarheit bei der Steuer
Bei einem Rechnungsbetrag nennt der Assistent, ob er inklusive oder exklusive Steuer ist. So vergleicht niemand versehentlich zwei Zahlen, die nicht vergleichbar sind.
Tägliche Arbeit, die dadurch kürzer wird
Innendienst
- Situation
- Ein Kunde ruft mit einer Frage zu einem früheren Auftrag an, und die Mitarbeiterin hat keinen Zugang zu SnelStart.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Beziehung und zeigt deren Ausgangsrechnungen mit Datum und Betrag.
- Ergebnis
- Die Frage wird im Gespräch beantwortet, ohne dass die Buchhaltung eingeschaltet wird.
Buchhaltung
- Situation
- Beim Erfassen zögert jemand, auf welches Sachkonto eine Kostenposition gehört.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet das Konto im Kontenplan und nennt die Bezeichnung dazu.
- Ergebnis
- Einheitliches Buchen, auch wenn die Person dafür neu im Haus ist.
Vertrieb
- Situation
- Vor einem Angebot will ein Verkäufer wissen, was dieser Kunde früher abgenommen hat.
- Was der Agent tut
- Der Assistent stellt die Ausgangsrechnungen dieser Beziehung aus dem letzten Zeitraum zusammen.
- Ergebnis
- Ein Angebot, das zu dem passt, was ohnehin läuft, statt einer Schätzung.
Einkauf
- Situation
- Ein neuer Lieferant muss in der Buchhaltung stehen, bevor etwas bestellt werden kann.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft, ob der Lieferant schon besteht, und legt ihn sonst mit den richtigen Angaben an.
- Ergebnis
- Keine doppelten Beziehungen und keine Wartezeit bis zur ersten Bestellung.
Schlüssel, Rechte und Absprachen
-
1
Den Schlüssel ausgeben
Aus Ihrer eigenen SnelStart-Umgebung geben Sie einen Schlüssel aus, mit dem die Anbindung mitlesen darf. Dieser Schlüssel bleibt Ihrer und ist jederzeit zurückziehbar.
-
2
Wählen, was geöffnet wird
Sie bestimmen, welche Bereiche der Assistent einsehen darf: Beziehungen, Ausgangsrechnungen, den Kontenplan oder einen Teil davon. Was Sie geschlossen lassen, ist im Gespräch nicht erreichbar.
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3
Zurückschreiben bewusst freischalten
Das Anlegen einer Beziehung steht getrennt vom Einsehen. Schreiben in einer Buchhaltung hat Folgen, diesen Schalter legen Sie also erst um, wenn klar ist, wer ihn wofür nutzt.
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4
Nutzer benennen und mitlesen
Sie benennen die Rollen, die den Assistenten nutzen dürfen, und jede Aktion landet im Protokoll. Bei einer angelegten Beziehung ist so nachvollziehbar, wann und auf wessen Bitte das geschah.
Schreiben in der Buchhaltung hat steuerliche Folgen
Was in der Buchhaltung steht, ist später die Grundlage Ihrer Erklärung. Zurückschreiben ist hier deshalb eine eigene, bewusste Entscheidung und nichts, was standardmäßig aktiv ist.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Zurückschreiben ist standardmäßig aus
Einsehen schadet nicht, eine falsche Beziehung in der Buchhaltung schon. Das Anlegen von Beziehungen schalten Sie darum eigens frei, und der Assistent tut es nur auf ausdrückliche Bitte.
Ein Schlüssel in Ihrer Hand
Die Anbindung arbeitet mit einem Schlüssel aus Ihrer eigenen SnelStart-Umgebung. Ziehen Sie ihn zurück, endet die Anbindung sofort. IntraGPT speichert keine Zugangsdaten der Buchhaltung.
Nicht für die ganze Organisation
Sie legen fest, welche Rollen den Buchhaltungsassistenten nutzen dürfen. Wer diese Rolle nicht hat, sieht die Anbindung nicht und kann keine Daten daraus abrufen.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Daten aus SnelStart gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Was Kunden zur SnelStart-Anbindung fragen
Kann ich SnelStart an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu SnelStart, und Daten aus der Buchhaltung in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren ist keine gute Idee. IntraGPT arbeitet wie ein Chat, schaut aber direkt in Ihre eigene Buchhaltung. Der Assistent holt nur das, was die Frage braucht, und jede Aktion landet im Protokoll.
Funktioniert IntraGPT mit SnelStart?
Ja. SnelStart ist eines der Buchhaltungspakete, mit denen IntraGPT umgehen kann: Beziehungen, Ausgangsrechnungen und den Kontenplan einsehen und auf Wunsch eine Beziehung anlegen. Die Verbindung nutzt den offiziellen Anbindungsweg von SnelStart mit einem Schlüssel, den Sie selbst ausgeben.
Was kostet eine SnelStart-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Bereiche, die Sie öffnen wollen, ob der Assistent Beziehungen anlegen darf und welche Rollen ihn nutzen. In einem ersten Gespräch wird das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Den Schlüssel auszugeben und die Anbindung freizuschalten kostet wenig Zeit. Die Dauer steckt vor allem in den Absprachen drumherum: wer den Assistenten nutzen darf und ob er zurückschreiben darf. Bleibt es beim Einsehen, kann es am selben Tag laufen.
Warum nennt der Assistent immer, ob ein Betrag inklusive oder exklusive Steuer ist?
Weil dieser Unterschied in SnelStart an mehreren Stellen auftaucht und eine Antwort sonst knapp neben der Wahrheit liegt. Eine Summe inklusive Steuer mit einer Summe exklusive Steuer zu vergleichen ergibt eine Differenz, die nichts bedeutet. Durch die feste Angabe weiß die lesende Person sofort, was sie vor sich hat.
Kann der Assistent in SnelStart auch eine Rechnung anlegen?
Nein. Ausgangsrechnungen kann er einsehen, nicht erstellen. Die einzige Stelle, an der er etwas ergänzen kann, ist die Beziehung, und auch das nur, wenn Sie es freischalten. Wollen Sie Rechnungen über den Assistenten vorbereiten lassen, sagen Sie Bescheid, dann prüfen wir, was dafür nötig wäre.
Soll der Assistent Beziehungen anlegen dürfen?
Das entscheiden Sie als Administrator. Lassen Sie es aus, meldet der Assistent, dass eine Beziehung fehlt, und jemand legt sie selbst an. Schalten Sie es frei, prüft er zuerst, ob der Name schon besteht, und legt die Beziehung erst nach ausdrücklicher Bitte an, damit keine doppelten Kunden entstehen.
Was ist der Unterschied zum Export nach Excel, den wir heute machen?
Ein Export holt mehr heraus, als die Frage braucht, und die Datei liegt danach irgendwo außerhalb der Buchhaltung. Der Assistent holt nur die Daten, die zur Frage gehören, gibt die Antwort im Gespräch und hinterlässt jede Abfrage im Protokoll. So entsteht keine zweite Fassung Ihrer Zahlen auf irgendeinem Laptop.