Twinfield an KI anbinden: Buchungen je Geschäftsjahr und Journal abfragen
Twinfield lässt sich als reine Leseanbindung an KI anbinden. Der Assistent holt Buchungen innerhalb einer Administration und eines Geschäftsjahres, gezielt auf die Periode und das Journal, um die es geht, und nennt bei jedem Betrag, ob er im Soll oder im Haben steht. Buchen oder ändern kann er nicht, und das ist eine bewusste Entscheidung.
Was eine Leseanbindung auf das Hauptbuch bringt
Buchungen wiederfinden
Der Assistent holt die Buchungen, die zur Frage gehören, und zeigt sie mit Beschreibung, Datum und Betrag. So ist zu sehen, woher eine Zahl stammt, ohne dass jemand in Twinfield suchen muss.
In der Administration, die Sie wählen
Jede Frage dreht sich um eine Administration. Die Anbindung legt fest, welche das ist, damit eine Antwort nie stillschweigend Buchungen aus den Büchern eines anderen Unternehmens aufnimmt.
In einem Geschäftsjahr und einer Periode
Twinfield ordnet alles nach Geschäftsjahr und Periode. Der Assistent bleibt darin und nennt Jahr und Periode zu seiner Antwort, damit immer klar ist, worauf sich eine Zahl bezieht.
Gezielt im richtigen Journal
Fragen Sie nach dem Einkauf, bekommen Sie den Einkauf. Der Assistent sieht in dem Journal nach, das zur Frage gehört, statt einen breiten Querschnitt zu holen, den Sie selbst noch durchsehen müssten.
Beträge mit Soll oder Haben
Im Hauptbuch entscheidet Soll oder Haben über das Vorzeichen eines Betrags. Der Assistent gibt das immer an, damit eine Zahl aus der Antwort nicht als Plus gelesen wird, obwohl sie ein Minus ist.
Wofür eine Leseanbindung an Twinfield gut ist
Steuerkanzlei
- Situation
- Beim Erstellen eines Berichts will jemand sehen, welche Buchungen in einer Periode auf einem bestimmten Journal stehen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Buchungen dieses Journals innerhalb des gewählten Geschäftsjahres und der gewählten Periode.
- Ergebnis
- Eine Übersicht im Gespräch, ohne Export in eine Tabelle.
Finanzbuchhaltung
- Situation
- Eine Kollegin fragt, woher ein Betrag in den Monatszahlen kommt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Buchungen dieser Periode und zeigt sie mit Beschreibung und der Angabe Soll oder Haben.
- Ergebnis
- Die Herkunft einer Position ist sofort klar, auch für jemanden ohne Twinfield-Lizenz.
Geschäftsführung
- Situation
- Vor einer Besprechung will jemand wissen, wie sich eine Kostenposition über die Perioden des Geschäftsjahres verteilt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Buchungen je Periode innerhalb desselben Geschäftsjahres und stellt sie nebeneinander.
- Ergebnis
- Ein Bild des Verlaufs, mit der Möglichkeit, sofort zu einer Periode nachzufragen.
Kontrolle
- Situation
- Jemand will prüfen, ob alle Buchungen einer Periode im richtigen Journal gelandet sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Buchungen je Journal und meldet, was in dieser Periode erfasst wurde.
- Ergebnis
- Eine Prüfung im Gespräch, mit Administration und Geschäftsjahr sichtbar bei der Antwort.
Administration, Geschäftsjahr und Journal festlegen
-
1
Zugang in Twinfield regeln
Ein Administrator erteilt der Anbindung die Zustimmung für die Administration, die Sie öffnen wollen. Diese Zustimmung bleibt bei Ihnen und lässt sich zurückziehen, womit die Anbindung sofort endet.
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2
Die Administration wählen
Sie geben an, welche Administration der Assistent lesen darf. Arbeiten Sie für mehrere, richten wir sie getrennt mit erkennbaren Namen ein, damit klar ist, welche Bücher angesprochen werden.
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3
Das Geschäftsjahr abstimmen
Bei der Einrichtung stimmen wir ab, wie der Assistent mit dem Geschäftsjahr umgeht: nur das laufende Jahr oder auch frühere. Das verhindert, dass eine Frage unbemerkt im falschen Jahr landet.
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4
Wer ihn nutzt und was Sie zurücksehen
Sie benennen die Rollen, die den Assistenten nutzen dürfen. Es gibt keine Möglichkeit, etwas zurückzuschreiben, und jede Frage landet mit Administration, Geschäftsjahr und Eingrenzung im Protokoll.
Nur lesen, und das ist eine bewusste Entscheidung
Ein Hauptbuch ist das Herz der finanziellen Rechenschaft. Der Assistent darf daraus lesen, aber niemals etwas darin ändern.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Keinerlei Schreibmöglichkeit
Die Anbindung kennt nur das Abrufen von Buchungen. Es gibt nichts freizuschalten, womit gebucht, geändert oder gelöscht werden könnte, ein Fehler im Gespräch kann die Bücher also nicht berühren.
Eingrenzung gehört zur Sicherheit
Administration und Geschäftsjahr liegen in der Anbindung fest. Das verhindert falsche Antworten und sorgt zugleich dafür, dass niemand über ein Gespräch in Bücher sieht, die ihn nichts angehen.
Auf die Finanzrollen begrenzt
Sie legen fest, welche Rollen diese Anbindung nutzen dürfen. Für einen allgemeinen Assistenten im Betrieb steht sie schlicht nicht in der Liste.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Buchungen aus Twinfield gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Twinfield und KI: was Administratoren wissen wollen
Kann ich Twinfield an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Twinfield und kann nichts daraus holen. IntraGPT schon, und zwar als Leseanbindung innerhalb der Administration, die Sie zuweisen. Sie stellen die Frage in normaler Sprache und der Assistent sucht die passenden Buchungen, mit Geschäftsjahr und Periode dazu.
Funktioniert IntraGPT mit Twinfield?
Ja. Twinfield ist eines der Buchhaltungspakete, mit denen IntraGPT umgehen kann, hier allerdings bewusst nur lesend. Buchungen innerhalb einer Administration, eines Geschäftsjahres, einer Periode und eines Journals abzurufen deckt die meisten Fragen ab, in denen es wirklich um Zahlen geht.
Was kostet eine Twinfield-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Administrationen, die Sie öffnen wollen, die zugehörigen Geschäftsjahre und die Frage, wer den Assistenten nutzen darf. Das ordnen wir in einem ersten Gespräch.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Zugang geregelt ist und feststeht, welche Administration dazugehört, ist das Freischalten schnell erledigt. Die Dauer steckt meist im Regeln dieses Zugangs, denn dafür wird jemand mit Administrationsrechten in Twinfield gebraucht.
Warum bekomme ich ein leeres Ergebnis zurück?
Fast immer fehlt ein Stück der Eingrenzung. Twinfield erwartet eine Administration und ein Geschäftsjahr, und ohne diese Kombination kommt keine Fehlermeldung, sondern schlicht nichts. Die Anbindung fragt diese Angaben deshalb immer ab, und im Protokoll ist zu sehen, welche Administration und welches Jahr verwendet wurden.
Warum kann der Assistent in Twinfield nichts buchen?
Weil diese Anbindung nur das Abrufen von Buchungen kennt. Es gibt keine Schreibmöglichkeit, auch keine, die Sie freischalten könnten. Für ein Paket, in dem die finanzielle Rechenschaft liegt, halten wir das für richtig: Zahlen zu holen spart Zeit, Zahlen zu schreiben gehört zu den Menschen, die die Bücher führen.
Welche Administrationen und Geschäftsjahre öffnen wir?
Das ist die wichtigste Entscheidung bei der Einrichtung. Eine Kanzlei arbeitet oft mit vielen Administrationen, und nicht jeder muss sie alle abfragen können. Wir richten je Administration eine Anbindung ein und legen dabei fest, ob nur das laufende Geschäftsjahr geöffnet wird oder auch frühere.
Kann der Assistent eine Bilanz oder einen Jahresabschluss liefern?
Nein. Er holt Buchungen, und das ist etwas anderes als ein erstellter Jahresabschluss. Für eine Bilanz oder einen Bericht arbeiten Sie weiter in Twinfield. Wobei der Assistent hilft, ist die Frage davor oder danach: Woher stammt eine Position und wie verhält sie sich zum Rest der Periode.