Xero an KI anbinden: offene Posten und Kontenplan in einer Frage
Xero lässt sich an KI anbinden. Der Assistent zeigt, welche Ausgangsrechnungen offen sind, sucht Kunden und Lieferanten und liest den Kontenplan, und er kann auf Wunsch eine Ausgangsrechnung erstellen. Alles bleibt in der Organisation, für die Sie der Anbindung zugestimmt haben.
Vier Dinge, die der Assistent aus Xero holt
Sehen, was offen ist
Der Assistent zeigt die Ausgangsrechnungen, die zur Frage gehören: zu einem bestimmten Kunden, über einen bestimmten Zeitraum oder alles, was noch nicht bezahlt ist. Entwürfe bleiben dabei außen vor, denn sie zählen nicht als offener Posten.
Kunden und Lieferanten finden
Die Kontakte in Xero enthalten Kunden und Lieferanten. Der Assistent sucht nach Namen und zeigt, was zu dieser Beziehung hinterlegt ist, Sie müssen also nicht wissen, in welcher Schreibweise jemand erfasst wurde.
Den Kontenplan lesen
Wollen Sie wissen, auf welches Sachkonto etwas gehört, nennt der Assistent das Konto mit Code und Art. Das erspart das Graben in einer alten Buchung und verhindert, dass jemand einen Code aus dem Gedächtnis übernimmt.
Eine Ausgangsrechnung erstellen
Auf Wunsch erstellt der Assistent eine Ausgangsrechnung mit Kunde, Zeilen, Datum, Fälligkeitsdatum und einem eigenen Kennzeichen wie einer Projektnummer. Das berührt die echte Buchhaltung, also zeigt er zuerst, was hineinkommt.
Ein Bild je Kunde oder Zeitraum
Indem er Rechnungen eines Zeitraums nebeneinanderlegt, beantwortet der Assistent Fragen wie die, was ein Kunde im vergangenen Jahr abgenommen hat, samt der Rechnungen, aus denen das hervorgeht.
Situationen, in denen die Xero-Anbindung Arbeit spart
Finanzen
- Situation
- Der Controller will wissen, welche Rechnungen überfällig sind, ohne einen Bericht zu bauen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent listet die autorisierten Rechnungen, die fällig geworden sind, je Kunde auf.
- Ergebnis
- Eine Arbeitsliste, die in dem Moment bereitsteht, in dem die Frage gestellt wird.
Steuerberatung
- Situation
- Eine Mitarbeiterin muss wissen, auf welches Sachkonto eine wiederkehrende Kostenposition gehört.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet das Konto im Kontenplan und nennt Code und Art dazu.
- Ergebnis
- Buchen auf dem richtigen Konto, ohne in einer alten Buchung zu graben.
Vertrieb
- Situation
- Vor einer Verlängerung will ein Account Manager sehen, was diesem Kunden im vergangenen Jahr berechnet wurde.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Kontakt und listet dessen Rechnungen für den Zeitraum auf.
- Ergebnis
- Ein Kundengespräch mit Zahlen im Rücken statt einer Schätzung aus dem Gedächtnis.
Projekte
- Situation
- Ein abgeschlossener Auftrag muss mit den vereinbarten Zeilen und dem richtigen Fälligkeitsdatum berechnet werden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt die Rechnungszeilen vor, setzt die Projektnummer als Kennzeichen und wartet auf Freigabe.
- Ergebnis
- Die Rechnung steht am selben Tag in Xero und die Projektleitung tippt nichts ab.
Einkauf
- Situation
- Jemand will wissen, ob ein Lieferant bereits besteht, bevor ein neuer angelegt wird.
- Was der Agent tut
- Der Assistent durchsucht die Kontakte nach Namen und meldet zurück, was er findet.
- Ergebnis
- Keine doppelten Lieferanten in der Buchhaltung und ein sauberes Adressbuch.
So schließen Sie Xero an
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1
In Xero zustimmen
Eine Person mit den passenden Rechten erteilt der Anbindung die Zustimmung für eine Organisation. Diese Zustimmung ist in Xero bei den verbundenen Apps sichtbar und dort mit einem Schritt wieder zurückziehbar.
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2
Wählen, was geöffnet wird
Sie bestimmen, welche Bereiche der Assistent einsehen darf, etwa Rechnungen und Kontakte, aber nicht den Kontenplan. Was Sie geschlossen lassen, existiert für ihn nicht.
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3
Zurückschreiben separat freischalten
Das Erstellen einer Ausgangsrechnung ist ein eigener Schalter. Viele Organisationen beginnen mit reinem Einsehen und schalten das erst frei, wenn klar ist, wer den Assistenten wofür nutzt.
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4
Nutzer benennen und mitlesen
Sie benennen die Rollen, die den Assistenten nutzen dürfen, und jede Aktion landet im Protokoll. Bei einer erstellten Rechnung ist so nachvollziehbar, wann und auf wessen Bitte das geschah.
Im Griff behalten, wer in die Bücher sieht
Umsatz, Margen und das Zahlungsverhalten von Kunden sind keine allgemeine Unternehmensinformation. Die Anbindung bleibt daher schmal und vollständig nachvollziehbar.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Zustimmung, die Sie zurückziehen
Die Verbindung läuft über eine Zustimmung, die in Xero bei den verbundenen Apps sichtbar ist. Ziehen Sie sie dort zurück, endet die Anbindung sofort. IntraGPT speichert kein Passwort von Xero.
Nur die Bereiche, die Sie brauchen
Sie können die Anbindung auf Einsehen begrenzen oder sogar auf Rechnungen und Kontakte allein. Was ausgeschaltet ist, ist im Gespräch nicht erreichbar, auch wenn jemand ausdrücklich danach fragt.
Bis zur Frage zurückverfolgbar
Jede Aktion landet im Protokoll. Bei einer erstellten Rechnung ist damit festzustellen, wann das geschah und welche Frage davor stand.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Zahlen aus Xero gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Xero-Anbindung: die häufigsten Fragen
Kann ich Xero an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Xero, und Zahlen aus der Buchhaltung in einen öffentlichen Chatbot zu setzen ist unklug. IntraGPT bietet dieselbe Art zu fragen, aber mit einer Anbindung, die an einer Organisation hängt. Der Assistent holt nur das, was die Frage braucht, und jede Aktion landet im Protokoll.
Funktioniert IntraGPT mit Xero?
Ja. Xero ist eines der Buchhaltungspakete, mit denen IntraGPT umgehen kann: Ausgangsrechnungen, Kontakte und den Kontenplan einsehen und auf Wunsch eine Ausgangsrechnung erstellen. Die Verbindung nutzt den offiziellen Anbindungsweg von Xero, gebunden an Ihre Organisation.
Was kostet eine Xero-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Umfang bestimmen die Zahl der Organisationen, ob erstellt werden darf und welche Rollen den Assistenten nutzen. In einem ersten Gespräch ordnen wir das.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Zustimmung selbst sind wenige Schritte in Xero. Danach legen wir fest, welche Bereiche geöffnet werden und wer sie nutzen darf. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie schnell jemand mit den passenden Rechten zustimmen kann.
Was ist der Unterschied zwischen Entwurf, autorisiert und bezahlt?
Ein Entwurf ist noch änderbar und zählt nirgends mit. Eine autorisierte Rechnung ist endgültig und bleibt offen, solange sie nicht beglichen ist. Eine bezahlte Rechnung ist erledigt. Fragen Sie nach offenen Posten, schaut der Assistent auf die autorisierten Rechnungen und lässt Entwürfe bewusst außen vor.
Kann der Assistent auch Kontoauszüge oder Eingangsrechnungen sehen?
Die Anbindung umfasst Ausgangsrechnungen, Kontakte und den Kontenplan. Bankbewegungen und Eingangsrechnungen gehören nicht dazu, dazu gibt der Assistent also keine Antwort aus Xero. Brauchen Sie diese Daten, sagen Sie Bescheid, dann prüfen wir, was die Ergänzung erfordert.
Wie läuft das mit mehreren Xero-Organisationen?
Eine Zustimmung gehört zu einer Organisation. Für jede Buchhaltung richten Sie deshalb eine eigene Anbindung mit eigenem Namen ein. Das ist Absicht: Eine Antwort kann so nie unbemerkt Zahlen aus zwei Buchhaltungen vermischen, und Sie entscheiden je Organisation, wer sie nutzen darf.
Was, wenn derselbe Kunde zweimal in Xero steht?
Dann kann eine Antwort zu diesem Kunden unvollständig sein, weil die Rechnungen an zwei verschiedenen Kontakten hängen. Der Assistent meldet es, wenn er mehrere Beziehungen mit demselben Namen findet, statt eine davon auszuwählen. Das Aufräumen bleibt Handarbeit in Xero, aber Sie sehen zumindest, dass es ansteht.