QuickBooks Online an KI anbinden: Zahlen ohne die App zu öffnen
QuickBooks Online lässt sich an KI anbinden. Der Assistent findet Rechnungen und Kunden, ruft den Gewinn-und-Verlust-Bericht für einen Zeitraum ab und kann auf Wunsch eine Rechnung anlegen. Er arbeitet in der Administration, für die Sie der Anbindung zugestimmt haben, damit Zahlen verschiedener Betriebe nicht durcheinandergeraten.
Drei Wege, auf denen der Assistent QuickBooks nutzt
Die Rechnungen zur Frage finden
Der Assistent sucht gezielt in den Rechnungen: zu einem bestimmten Kunden, aus einem bestimmten Zeitraum oder nur oberhalb eines Betrags. Sie bekommen eine kurze Antwort statt eines Exports, den Sie selbst noch filtern müssen.
Gewinn und Verlust über einen Zeitraum
Für die Frage, wie ein Monat oder ein Quartal gelaufen ist, ruft der Assistent den Gewinn-und-Verlust-Bericht von QuickBooks ab. Das ist dasselbe Ergebnis, das Ihre Buchhaltung sieht, und damit verlässlicher als Rechnungen von Hand zusammenzuzählen.
Die Kundendaten dazuholen
Bei einer Frage zu einem Kunden sucht der Assistent dessen Daten und stellt die Rechnungen daneben. Wer am Telefon sitzt, weiß sofort, mit wem er spricht und worum es geht.
Eine Rechnung anlegen
Auf Wunsch legt der Assistent eine Rechnung mit Kunde, Zeilen und Fälligkeitsdatum an. Das berührt die echte Administration, also zeigt er zuerst, was er schreiben will, und wartet auf Freigabe.
Innerhalb einer Administration
Die Anbindung gehört zu einer Administration in QuickBooks. Führen Sie mehrere Betriebe, bekommt jeder eine eigene Anbindung, sodass eine Antwort immer den gemeinten Betrieb betrifft.
Wofür Unternehmen die Anbindung nutzen
Geschäftsführung
- Situation
- In der Monatsbesprechung will jemand wissen, wie das Ergebnis des Vormonats aussieht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent ruft den Gewinn-und-Verlust-Bericht für den Zeitraum ab und erläutert die größten Posten.
- Ergebnis
- Die Besprechung läuft mit einer Zahl auf dem Tisch weiter statt mit einem Punkt zum Nachschlagen.
Forderungsmanagement
- Situation
- Vor der Anrufrunde muss klar sein, welche der größeren Rechnungen noch offen sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die offenen Rechnungen oberhalb eines Betrags und bringt sie in eine Reihenfolge.
- Ergebnis
- Eine kurze Liste mit den schwersten Posten oben statt eines Exports in einer Tabelle.
Kundenkontakt
- Situation
- Ein Kunde ruft wegen einer Rechnung an, und die Mitarbeiterin muss schnell wissen, was verschickt wurde.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Kunden und zeigt dessen Rechnungen mit Datum und Betrag.
- Ergebnis
- Eine Antwort im laufenden Gespräch, ohne dass die Mitarbeiterin Zugang zur Buchhaltung braucht.
Dienstleistung
- Situation
- Nach der Abnahme muss eine Rechnung mit festen Zeilen und Fälligkeitsdatum in die Administration.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt Zeilen und Kunde vor und legt die Rechnung erst nach Freigabe an.
- Ergebnis
- Rechnungen gehen früher raus und es wird weniger abgetippt.
Administration wählen, Rechte setzen, freischalten
-
1
Der Anbindung zustimmen
Eine Person mit Administrationsrechten in QuickBooks erteilt der Anbindung die Zustimmung für eine Administration. Diese Zustimmung ist in QuickBooks sichtbar und kann dort auch wieder zurückgezogen werden.
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2
Die Administration festlegen
Führen Sie mehrere Betriebe, richten Sie je Betrieb eine Anbindung mit klarem Namen ein. So weiß ein Nutzer immer, welche Buchhaltung er anspricht.
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3
Festlegen, was erlaubt ist
Suchen, Berichten und Fakturieren stehen getrennt voneinander. Viele Organisationen starten mit Suchen und Bericht und schalten das Anlegen von Rechnungen frei, wenn sich der Einsatz eingespielt hat.
-
4
Nutzer benennen und mitlesen
Sie legen fest, welche Rollen den Assistenten nutzen dürfen, und jede Aktion landet im Protokoll. Bei einer angelegten Rechnung ist so nachvollziehbar, wann und auf wessen Bitte das geschah.
Die falsche Administration ist die falsche Antwort
Bei einer Buchhaltungsanbindung liegt das Risiko nicht nur darin, wer mitliest, sondern auch darin, welche Administration angesprochen wird. Beides ist hier abgesichert.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Eine Administration je Anbindung
Die Administration ist in der Anbindung festgelegt. Ein Nutzer kann im Gespräch nicht danebengreifen, eine Antwort betrifft also immer den gemeinten Betrieb.
Rollen bestimmen den Zugang
Sie legen fest, welche Rollen den Buchhaltungsassistenten ansprechen dürfen. Wer diese Rolle nicht hat, sieht die Anbindung nicht und kann keine Zahlen daraus holen.
Fakturieren bleibt eine eigene Handlung
Eine Rechnung anzulegen ist ein Schritt in den Büchern eines echten Unternehmens und nicht einfach rückgängig zu machen. Diese Möglichkeit ist standardmäßig aus und läuft erst, nachdem der Assistent gezeigt hat, was er schreiben will.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Zahlen aus QuickBooks gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Was zu QuickBooks Online und KI gefragt wird
Kann ich QuickBooks Online an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu QuickBooks Online, und die eigene Buchhaltung in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren will niemand. IntraGPT funktioniert wie ein Chat, schaut aber direkt in die Administration, der Sie zugestimmt haben. Der Assistent holt nur das, was die Frage braucht, und jede Aktion landet im Protokoll.
Funktioniert IntraGPT mit QuickBooks Online?
Ja. QuickBooks Online ist eines der Buchhaltungspakete, mit denen IntraGPT umgehen kann: Rechnungen und Kunden finden, den Gewinn-und-Verlust-Bericht abrufen und auf Wunsch eine Rechnung anlegen. Die Verbindung nutzt den offiziellen Anbindungsweg von QuickBooks.
Was kostet eine QuickBooks-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Umfang bestimmen die Zahl der Administrationen, ob fakturiert werden darf und wer den Assistenten nutzen darf. In einem ersten Gespräch wird das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Zustimmung zu erteilen dauert kaum, sofern jemand mit Administrationsrechten verfügbar ist. Danach wählen wir, welche Bereiche live gehen und wer sie nutzen darf. Bei einer Administration und reinem Suchen sind Sie schnell fertig.
Funktioniert es auch bei mehreren Betrieben in QuickBooks?
Ja, dann mit einer Anbindung je Betrieb. Jede Administration in QuickBooks steht für sich und enthält eigene Zahlen, wir richten sie deshalb getrennt mit erkennbaren Namen ein. Ein Nutzer weiß immer, welchen Betrieb eine Antwort betrifft, und Sie entscheiden je Betrieb, wer sie nutzen darf.
Sieht der Assistent unsere gesamte Buchhaltung?
Nein. Er sucht heraus, was zur Frage gehört, und bekommt nicht die ganze Administration zu sehen. Es gibt auch keine Möglichkeit, alles auf einmal zu exportieren. Wollen Sie den Zugang weiter einschränken, etwa nur den Bericht und keine einzelnen Rechnungen, lässt sich das bei der Einrichtung festlegen.
Soll der Bericht auf Ist- oder auf Sollbasis stehen?
Das entscheiden Sie vorab, und es verändert die Antwort wirklich. Auf Istbasis zählt ein Betrag, sobald er bezahlt ist, auf Sollbasis, sobald er fakturiert wurde. Legen Sie fest, welche Methode bei Ihnen Standard ist, dann wendet der Assistent sie konsequent an und nennt sie zur Zahl dazu.
Warum weicht eine Antwort manchmal von unserem Bericht ab?
Meist liegt es an einem anderen Zeitraum oder einer anderen Methode. Ein Quartal, das bei Ihnen an einem anderen Datum beginnt, oder ein Bericht auf Istbasis statt auf Sollbasis ergibt eine andere Zahl, obwohl beide stimmen. Der Assistent nennt deshalb Zeitraum und Methode zur Zahl, damit Sie den Unterschied sofort einordnen können.