Simplicate an KI anbinden: Stunden, Projekte und Kunden in einer Antwort
Simplicate lässt sich an KI anbinden. Der Assistent holt Projekte, erfasste Stunden, Mitarbeitende und Kunden aus Ihrer eigenen Simplicate-Umgebung und kann eine Rechnung zu einem Projekt vorbereiten. Stunden werden immer eingegrenzt abgefragt: über einen Zeitraum, für ein Projekt oder für eine Person, nie alle auf einmal. Das Vorbereiten einer Rechnung ist eine eigene Entscheidung.
Was der Assistent aus Simplicate holt
Projekte und ihr Stand
Sie fragen nach einem Projekt mit Namen und erhalten zurück, wie es steht und wie hoch das Budget war. Damit ist in einem Zug beantwortet, ob etwas noch läuft und ob darin noch Spielraum ist.
Erfasste Stunden über einen Zeitraum
Der Assistent ruft die Zeiterfassungen für einen gewählten Zeitraum, ein Projekt oder eine Person ab. Nie alles auf einmal: Die Eingrenzung steckt in der Frage, damit die Antwort sofort brauchbar ist.
Wer daran arbeitet
Die Mitarbeitenden aus Simplicate kommen mit, sodass eine Frage zur Auslastung einer Kollegin auch wirklich diese Kollegin betrifft und nicht jemanden mit ähnlichem Namen.
Kunden aus dem CRM
Die Organisationen im CRM-Teil lassen sich über den Namen finden. Von dort geht der Assistent weiter zu den Projekten dieses Kunden und den darauf erfassten Stunden.
Eine Rechnung zum Projekt vorbereiten
Der Assistent baut eine Rechnung zum Projekt auf, mit Datum, Zahlungsziel und Rechnungszeilen. Weil es um Geld und einen Kunden geht, zeigt er das zuerst und bereitet erst nach Freigabe etwas vor.
Arbeit, die Dienstleister wiedererkennen
Projektleitung
- Situation
- In der wöchentlichen Projektbesprechung lautet die Frage, wie viele Stunden in diesem Monat auf ein Projekt gelaufen sind und ob das zum Budget passt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet das Projekt, holt die Stunden dieses Monats und stellt sie neben das Budget des Projekts.
- Ergebnis
- Die Besprechung hat die Zahl sofort und kann darüber reden, was zu tun ist.
Kundenbetreuung
- Situation
- Ein Kunde fragt nach dem Stand der Dinge, und die Kundenbetreuerin will wissen, welche Projekte für diese Organisation laufen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet den Kunden im CRM und nennt die zugehörigen Projekte mit ihrem Stand.
- Ergebnis
- Eine vollständige Antwort über den Kunden, ohne jemanden aus der Projektleitung hinzuziehen zu müssen.
Operations
- Situation
- Die Planerin will wissen, wie voll eine bestimmte Person in den letzten Wochen war, um zu beurteilen, ob noch Arbeit dazukann.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Stunden dieser Person für die gewählten Wochen und listet sie Woche für Woche auf.
- Ergebnis
- Ein fundiertes Gespräch über die Planung statt einer Schätzung aus dem Kopf.
Buchhaltung
- Situation
- Zum Monatsende müssen die fertigen Projekte fakturiert werden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt das Projekt, schlägt die Rechnungszeilen samt Zahlungsziel vor und wartet auf die Freigabe.
- Ergebnis
- Weniger Abtippen und eine Prüfung, die am Bildschirm passiert statt in einer Tabelle.
Was es zum Start braucht
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1
Die Verbindung herstellen
In Simplicate legen Sie selbst ein Schlüsselpaar für die Anbindung an. Es bleibt bei Ihnen und kann dort auch wieder entzogen werden, danach sieht der Assistent nichts mehr.
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2
Vereinbaren, wie nach Stunden gefragt wird
Wir halten fest, dass eine Frage zu Stunden immer einen Zeitraum, ein Projekt oder eine Person enthält. Diese Abmachung hält einen Berg Zeiterfassungen aus dem Gespräch heraus, den ohnehin niemand liest.
-
3
Wählen, wer ihn nutzen darf
Sie bestimmen, welche Rollen oder Abteilungen mit dem Simplicate-Assistenten arbeiten und ob sie auch die finanzielle Seite sehen dürfen. Nicht jede Person braucht Zugriff auf die Stunden anderer.
-
4
Fakturieren an oder aus, und mitlesen
Abfragen geht sofort. Das Vorbereiten einer Rechnung schalten Sie separat frei oder lassen es aus. Jede Handlung steht im Logbuch, also bleibt sichtbar, was abgefragt wurde und von wem.
Stunden, Sätze und wer sie sehen darf
Zeiterfassung betrifft einzelne Mitarbeitende, und ein Projektbudget sagt etwas über Margen. Das ist heikler als eine gewöhnliche Kundenliste.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Das Schlüsselpaar wird in Ihrer eigenen Simplicate-Umgebung angelegt und kann dort auch wieder entzogen werden. Es wird kein Benutzername und kein Passwort einer Person aufbewahrt.
Nicht jeder fragt nach Kollegen
Stunden je Person sind personenbezogene Daten. Sie bestimmen, wer den Simplicate-Assistenten nutzen darf, damit nicht jede Person die Erfassungen anderer abrufen kann.
Später nachvollziehbar
Jede Frage und jede vorbereitete Rechnung steht im Logbuch, mit Zeitpunkt und Person. Das hilft bei einer Prüfung, und es hält das Gespräch über Stunden sauber.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Stunden, Budgets und Kundendaten aus Simplicate gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Zweifel und Antworten rund um Simplicate
Kann ich Simplicate an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Simplicate, und Zeiterfassungen von Kollegen gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber über eine Anbindung, die auf Ihrem eigenen Zugang beruht und immer eingegrenzt fragt. Jede Handlung steht im Logbuch.
Funktioniert IntraGPT mit Simplicate?
Ja. Simplicate steht in der Übersicht der Anbindungen von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent holt Projekte, Stunden, Mitarbeitende und Kunden und kann eine Rechnung zu einem Projekt vorbereiten, wenn Sie das erlauben.
Ist Simplicate ein Buchhaltungspaket?
Nein, und das wird oft angenommen. Simplicate verbindet CRM, Projekte und Zeiterfassung und kann daraus eine Rechnung aufbauen. Die Finanzbuchhaltung liegt bei den meisten Organisationen in einem separaten Paket. Soll der Assistent beides kennen, stellen Sie eine zweite Anbindung daneben.
Warum holt der Assistent nicht einfach alle Stunden?
Weil das keine Antwort ergibt und dafür viele Daten über Kollegen durch das Gespräch zieht. Vereinbart ist, dass eine Frage immer einen Zeitraum, ein Projekt oder eine Person enthält. Fragen Sie breiter, schlägt der Assistent zuerst eine Eingrenzung vor und wartet darauf.
Kann der Assistent auch Stunden erfassen oder korrigieren?
Nein. Stunden werden nur abgefragt, nie verändert. Das ist Absicht: Eine Zeiterfassung ist die Grundlage für Fakturierung und für die Rechenschaft gegenüber dem Kunden, und sie sollte von der Person selbst kommen. Korrekturen bleiben also Handarbeit in Simplicate.
Darf der Assistent selbst Rechnungen vorbereiten?
Nur wenn Sie das freischalten. Es ist eine bewusste Entscheidung, denn eine Rechnung berührt Geld und einen Kunden. Ist es aktiv, zeigt der Assistent zuerst das Projekt, das Datum, das Zahlungsziel und die Zeilen, und erst nach ausdrücklicher Freigabe steht die Rechnung in Simplicate bereit.
Was kostet eine Simplicate-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Fragen, ob der Assistent nur abfragt oder auch fakturiert, welche Rollen an die Stunden dürfen und wie viele weitere Quellen in denselben Assistenten kommen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Zugang geregelt ist, steht die Anbindung schnell. Die Laufzeit steckt meist in der Absprache, wer die Stunden anderer abfragen darf und ob Rechnungen vorbereitet werden dürfen. Solche Entscheidungen werden oft erst intern besprochen.