Gripp an KI anbinden: laufende Arbeit, Kunden und Fakturierung in einem Gespräch
Gripp lässt sich an KI anbinden. Der Assistent sucht laufende Projekte heraus, holt die zugehörigen Kunden dazu und zeigt, wie es um die Fakturierung steht. Ein Angebot kann er in Gripp vorbereiten, aber nur wenn jemand ausdrücklich darum bittet. Fragen zur laufenden Arbeit beantwortet er also direkt aus Gripp, ohne dass jemand das System öffnen muss.
Was der Assistent in Gripp nachschlägt
Laufende Projekte
Der Assistent findet heraus, welche Aufträge laufen und welche bald enden, für den Zeitraum, den Sie nennen. So geht es in einer Antwort um aktuelle Arbeit und nicht um längst abgeschlossene Akten.
Kunden aus Gripp
Kontakte und Firmen kommen dazu, wenn es hilft: zu welchem Kunden ein Auftrag gehört, welche Aufträge bei diesem Kunden laufen. Der Assistent sucht den Kunden über den Namen.
Der Stand der Fakturierung
Rechnungen kommen mit Betrag, Datum und Status zurück. Damit beantwortet der Assistent Fragen wie was diesen Monat fakturiert wurde und was bei welchem Kunden noch offen ist.
Ein Angebot vorbereiten
Der Assistent kann in Gripp ein neues Angebot anlegen. Er tut das erst nach einer ausdrücklichen Aufforderung und fasst danach zusammen, was vorbereitet wurde, damit die versendende Person weiß, was darin steht.
Immer innerhalb eines Zeitraums
Bei einer Frage ohne Zeitangabe fragt der Assistent zuerst, welchen Zeitraum oder welchen Status Sie meinen. Eine Antwort betrifft dadurch die Arbeit von heute und nicht alles, was die Agentur je gemacht hat.
Situationen aus dem Agenturalltag
Agentur
- Situation
- Die Projektleitung startet in die Woche und will wissen, welche Aufträge noch laufen und welche diesen Monat enden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die laufenden Aufträge dieses Zeitraums und listet sie je Kunde auf.
- Ergebnis
- Eine Übersicht im Chat, ohne dass zuerst jemand in Gripp eine Auswertung zusammenstellt.
Geschäftsführung
- Situation
- Vor dem Gespräch mit der Steuerberatung will die Inhaberin wissen, wie die Fakturierung in diesem Monat steht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Rechnungen des Monats und zeigt, was raus ist und was noch offen steht.
- Ergebnis
- Eine Zahl mit Quellenangabe und die Möglichkeit, sofort je Kunde nachzufragen.
Vertrieb
- Situation
- Eine neue Anfrage kommt von einem Kunden, mit dem früher schon gearbeitet wurde, aber niemand weiß noch, was damals vereinbart war.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Kunden und holt die Aufträge und Rechnungen dazu, die an ihm hängen.
- Ergebnis
- Das Kundengespräch beginnt mit der richtigen Vorgeschichte statt mit einer Suche.
Backoffice
- Situation
- Nach einer Zusage per Mail muss ein Angebot in Gripp stehen, und das bleibt liegen, bis jemand Zeit dafür findet.
- Was der Agent tut
- Auf ausdrücklichen Wunsch bereitet der Assistent das Angebot mit Kunde und den vereinbarten Positionen vor und fasst zusammen, was nun steht.
- Ergebnis
- Das Angebot ist noch am selben Tag bereit, zum Prüfen und Verschicken.
Planung
- Situation
- Zum Wochenstart lautet die Frage, welche Kunden gerade mehrere Aufträge gleichzeitig laufen haben.
- Was der Agent tut
- Der Assistent stellt die laufenden Aufträge neben die zugehörigen Kunden und gruppiert sie.
- Ergebnis
- Die Belastung wird sichtbar, bevor die Planung klemmt, und nicht erst danach.
Vom Einschalten zur ersten Antwort
-
1
Anbindung einschalten
Sie geben IntraGPT mit einem Schlüssel aus Ihrer eigenen Umgebung Zugang zu Gripp. Diesen Zugang können Sie jederzeit wieder entziehen.
-
2
Rollen bestimmen die Nutzung
Sie legen fest, welche Rollen mit dem Gripp-Assistenten arbeiten dürfen. Für den Rest der Organisation existiert er nicht.
-
3
Was der Assistent sieht
Projekte, Kunden und Rechnungen, jeweils für den Zeitraum oder den Kunden, um den es in der Frage geht. Zeiterfassung und das Ändern von Aufträgen gehören nicht dazu.
-
4
Was festgehalten wird
Jede Frage und jede Handlung landet im Protokoll. Bei einem vorbereiteten Angebot ist also nachvollziehbar, wann das geschah und auf wessen Wunsch.
Projektzahlen, Stundensätze und wer sie sehen darf
In Gripp steht, was ein Auftrag einbringt und was ein Kunde zahlt. Das muss nicht jede Person im Unternehmen abfragen können.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Die Anbindung arbeitet mit einem Zugang, den Sie selbst erteilen und selbst wieder entziehen können. Danach kann der Assistent in Gripp nichts mehr, ohne dass in IntraGPT etwas geändert werden muss.
Nicht für alle Mitarbeitenden
Sie bestimmen, welche Rollen den Gripp-Assistenten nutzen dürfen. Ein Assistent für die Werkstatt bekommt ihn nicht zu sehen, auch nicht auf Nachfrage.
Schreiben ist eine einzige Handlung
Von allem, was der Assistent kann, verändert genau eines etwas in Gripp: das Vorbereiten eines Angebots. Er kann keinen Auftrag ändern, keine Stunden buchen und keine Rechnung verschicken.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Projektzahlen und Stundensätze aus Gripp gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Häufige Fragen zu Gripp und KI
Kann ich Gripp an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Gripp, und die Projektverwaltung in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren kommt für die meisten Agenturen nicht infrage. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber mit einer Anbindung, die Sie selbst ein- und ausschalten, die je Rolle verfügbar ist und deren Handlungen festgehalten werden.
Funktioniert IntraGPT mit Gripp?
Ja. Gripp gehört zu den Systemen, die IntraGPT standardmäßig anbindet, mit Projekten, Kunden und Rechnungen zum Nachschlagen und der Möglichkeit, ein Angebot vorzubereiten.
Kann der Assistent in Gripp selbst etwas anlegen oder ändern?
Nur ein Angebot vorbereiten, und nur wenn Sie diese Möglichkeit freischalten. Er handelt nach einer ausdrücklichen Aufforderung und sagt danach, was er vorbereitet hat. Prüfen, unterschreiben und Versenden bleiben Menschenarbeit. Aufträge ändern oder Stunden buchen kann er nicht.
Sehen dann alle unsere Stundensätze und Margen?
Nein. Sie entscheiden je Rolle, wer mit dem Gripp-Assistenten arbeiten darf. Ein Assistent, der der ganzen Organisation offensteht, hängt schlicht nicht an Gripp. Die finanzielle Seite bleibt damit für die Menschen sichtbar, die sie ohnehin sehen dürfen.
Können wir mit reinem Lesen anfangen und später erweitern?
Ja, und genau das tun die meisten Agenturen. Sie beginnen mit Nachschlagen und Mitlesen, und erst wenn das gefällt, schalten Sie das Vorbereiten von Angeboten frei. Erweitern oder zurücknehmen ist eine Einstellung, kein neues Projekt.
Funktioniert es weiter, wenn die einrichtende Person das Unternehmen verlässt?
Ja. Die Anbindung gehört der Organisation und nicht dem persönlichen Konto einer einzelnen Person. Geht jemand, bleibt die Anbindung bestehen. Wollen Sie sie beenden, entziehen Sie den Zugang und es ist sofort erledigt.
Was kostet eine Gripp-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Fragen, ob nur gelesen wird oder auch Angebote vorbereitet werden dürfen, welche Rollen den Assistenten nutzen dürfen und ob Gripp die einzige Quelle ist oder zusammen mit der Buchhaltung abgefragt wird. In einem ersten Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Zugang geregelt ist, ist die Anbindung in Minuten aktiv. Die Durchlaufzeit liegt meist darin, intern zu klären, wer sie einschaltet und welche Kolleginnen und Kollegen den Assistenten nutzen dürfen.