Freshsales an KI anbinden: Kontakte, Accounts und Deals in einem Gespräch
Freshsales lässt sich an KI anbinden. Der Assistent findet Kontakte über Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, zeigt den zugehörigen Account und die daran hängenden Deals und kann einen neuen Kontakt oder einen neuen Deal festhalten. Fragen zur Pipeline beantwortet er samt Phase und erwartetem Abschlussdatum. Ob er auch festhalten darf, entscheiden Sie selbst.
Was der Assistent in Freshsales für Sie erledigt
Einen Kontakt wiederfinden
Sie nennen einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer, und der Assistent findet die passende Person. Sie müssen nicht wissen, wie der Datensatz genau geschrieben wurde oder in welcher Liste er gelandet ist.
Sehen, was an dieser Person hängt
Zu einem gefundenen Kontakt zeigt der Assistent den zugehörigen Account und die verknüpften Deals. So haben Sie das vollständige Bild einer Beziehung in einer Antwort statt in drei Fenstern nebeneinander.
Einen neuen Kontakt festhalten
Steht jemand tatsächlich noch nicht in Freshsales, hält der Assistent den Kontakt mit den übergebenen Angaben fest. Er prüft zuerst, ob der Datensatz nicht in anderer Schreibweise existiert, damit keine Dubletten entstehen.
Eine Verkaufschance in die Pipeline setzen
Ein neuer Deal landet in der Pipeline und ist sofort für das restliche Team sichtbar. Weil er in den Forecast zählt, zeigt der Assistent zuerst, was er festhalten will, und wartet auf Freigabe.
Fragen zur Pipeline beantworten
Deals in Freshsales tragen eine Phase und ein erwartetes Abschlussdatum. Damit beantwortet der Assistent Fragen wie, was in diesem Monat noch landen kann und welche Chancen zu lange in derselben Phase stehen.
So setzt ein Vertriebsteam die Anbindung ein
Account Management
- Situation
- Kurz vor einem Telefonat möchte der Account Manager wissen, was bei dieser Beziehung ansteht und ob bereits ein Deal läuft.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet den Kontakt, nennt den zugehörigen Account und die offene Verkaufschance mit der Phase, in der sie steckt.
- Ergebnis
- Die Vorbereitung passiert im Gespräch selbst statt in einer Viertelstunde Klickarbeit davor.
Vertriebsinnendienst
- Situation
- Nach einer Messe liegt ein Stapel Visitenkarten da, und niemand weiß, welche dieser Kontakte schon im CRM stehen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft je Name und E-Mail-Adresse, ob der Kontakt existiert, und hält nur dort einen fest, wo das nicht der Fall ist.
- Ergebnis
- Die neuen Namen stehen im System, ohne die Dubletten, die später jemand aufräumen muss.
Vertriebsleitung
- Situation
- Im wöchentlichen Pipeline-Review will die Leitung wissen, welche Deals in diesem Monat abgeschlossen werden sollen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent listet die Deals mit ihrer Phase und ihrem erwarteten Abschlussdatum, sortiert nach Datum.
- Ergebnis
- Die Besprechung startet beim Inhalt statt beim Zusammenstellen einer Liste.
Kundenbetreuung
- Situation
- Ein Bestandskunde bittet per Mail um eine Erweiterung, daraus soll eine Verkaufschance werden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet die Ansprechperson, schlägt die Daten des Deals vor und hält ihn erst fest, wenn der Mitarbeiter zustimmt.
- Ergebnis
- Das Besprochene steht am selben Tag in der Pipeline, ohne Abtippen.
Vom Einschalten bis zur ersten Frage
-
1
Die Verbindung herstellen
Aus Freshsales heraus geben Sie einen eigenen Schlüssel für die Anbindung aus. Dieser Schlüssel bleibt bei Ihnen und kann jederzeit wieder entzogen werden, womit der Zugang sofort endet.
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2
Festlegen, was der Assistent darf
Standardmäßig schaut der Assistent nur mit. Soll er auch einen Kontakt oder einen Deal festhalten können, schalten Sie das separat frei. Was aus ist, kann er nicht nutzen.
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3
Wählen, wer ihn nutzt
Sie bestimmen, welche Rollen oder Abteilungen mit dem Vertriebsassistenten arbeiten dürfen. Kollegen, die mit dem CRM nichts zu tun haben, bekommen ihn schlicht nicht angeboten.
-
4
Mitlesen und nachjustieren
Jede Aktion steht im Logbuch, also bleibt sichtbar, was abgefragt oder festgehalten wurde und von wem. Die Einrichtung machen wir gemeinsam, damit die Absprachen zum Festhalten von Anfang an stimmen.
Kundendaten in einem CRM
In Freshsales stehen Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und das, was mit einer Beziehung besprochen wurde. Das sind personenbezogene Daten, deshalb ist die Anbindung bewusst eng geschnitten.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Der Zugang wird in Ihrer eigenen Freshsales-Umgebung vergeben und kann dort auch wieder entfernt werden. Es wird kein Passwort eines Mitarbeiters aufbewahrt.
Nicht für jeden Mitarbeiter
Sie bestimmen, wer mit dem CRM-Assistenten arbeiten darf. Ein Assistent für die Werkstatt oder den Empfang bekommt die Kundendaten aus Freshsales gar nicht erst zu sehen.
Alles ist nachvollziehbar
Zu jeder Frage und jedem festgehaltenen Deal steht im Logbuch, wann das geschah und wer gefragt hat. Taucht im CRM etwas auf, das niemand erwartet, ist die Herkunft sofort klar.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Kundendaten aus Freshsales gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Häufige Fragen zu Freshsales
Kann ich Freshsales an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Freshsales, und Kundendaten in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren ist keine gute Idee. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber mit einer Anbindung, die nur in Ihre eigene Umgebung schaut und die Sie selbst entziehen können. Alles, was der Assistent tut, steht im Logbuch.
Funktioniert IntraGPT mit Freshsales?
Ja. Freshsales steht in der Übersicht der Anbindungen von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent findet Kontakte, zeigt den zugehörigen Account und die Deals und kann einen Kontakt oder einen Deal festhalten, wenn Sie das erlauben.
Ist das dasselbe wie eine Freshdesk-Anbindung?
Nein, das sind zwei verschiedene Produkte von Freshworks. Freshsales dreht sich um Kontakte, Accounts und Deals, Freshdesk um Supporttickets. Nutzen Sie beides, sind es zwei Anbindungen nebeneinander, und Sie entscheiden je Anbindung, wer sie nutzen darf.
Warum bekommt der Assistent keine Daten zurück?
Die Anbindung gehört zu genau einer Freshsales-Umgebung. Wurde der Zugang entzogen, ist er abgelaufen oder gehört er zu einer anderen Umgebung als der, in der das Team arbeitet, kommt nichts zurück. Ein Administrator vergibt den Zugang dann neu, und der Assistent arbeitet wieder wie gewohnt.
Kann der Assistent alles in Freshsales?
Nein, und das ist Absicht. Der Schwerpunkt liegt auf Kontakten, Accounts und Deals, denn darum drehen sich die meisten Fragen. Andere Bereiche kommen nur mit, soweit sie an einem gefundenen Kontakt hängen. Fehlt etwas, das Ihr Team täglich braucht, sagen Sie Bescheid, dann prüfen wir, was möglich ist.
Sollten wir das Festhalten von Deals überhaupt freischalten?
Das entscheiden Sie selbst. Nur mitschauen ist die ruhigste Variante und beantwortet bereits die meisten Fragen. Schalten Sie das Festhalten frei, gilt die Abmachung, dass der Assistent zuerst vorschlägt und erst nach Freigabe etwas ins CRM setzt, damit keine Verkaufschance im Forecast auftaucht, die niemand kennt.
Was kostet eine Freshsales-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Fragen, ob der Assistent nur mitschaut oder auch festhalten darf, wie viele weitere Quellen dazukommen und welche Rollen ihn nutzen dürfen. In einem halbstündigen Gespräch wird das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Zugang geregelt ist, läuft die Anbindung schnell. Die Laufzeit steckt meist in der internen Abstimmung, wer diesen Zugang vergibt und welche Kollegen mit dem Vertriebsassistenten arbeiten dürfen. Das sind Entscheidungen für eine Besprechung, kein Projekt über Wochen.