Chargebee an KI anbinden: Überblick über Abos und Rechnungsstellung
Chargebee lässt sich an KI anbinden. Der Assistent zeigt, welche Abonnements laufen, welche auslaufen und welche gekündigt sind, zu welchem Kunden sie gehören und welche Rechnungen daraus entstanden sind. Ein Abonnement kündigen ist ebenfalls möglich, sofort oder zum Ende der Laufzeit, doch das aktivieren Sie getrennt, weil es die Leistung für einen Kunden beendet.
Was der Assistent in Chargebee nachschlägt
Sehen, was läuft
Der Assistent zeigt die laufenden Abonnements, je Kunde oder über den ganzen Bestand. Damit beantwortet er die Frage, was ein Kunde genau bezieht und seit wann.
Was ausläuft oder gekündigt ist
Abonnements ohne Verlängerung und bereits gekündigte Abonnements lassen sich getrennt abrufen. Das ist die Grundlage für eine Verlängerungsrunde oder für die Frage, wie viele im Vormonat endeten.
Den Kunden dazu finden
Ein Abonnement gehört zu einem Kunden, und dieser Kunde ist auffindbar, etwa über die Mailadresse aus einer eingegangenen Nachricht. So kommt der Assistent von einer Mail im Postfach zum richtigen Datensatz.
Rechnungen je Kunde und Zustand
Die aus den Abonnements entstandenen Rechnungen lassen sich je Kunde abrufen, mit der Unterscheidung zwischen bereits ausgeglichen und noch offen.
Ein Abonnement kündigen
Der Assistent kann ein Abonnement kündigen, sofort oder zum Ende der Laufzeit, mit einem Grund dazu. Das ist die weitreichendste Handlung dieser Anbindung und standardmäßig deaktiviert.
Situationen aus der Abonnementverwaltung
Kundenservice
- Situation
- Ein Kunde ruft an und fragt, warum er in diesem Monat einen anderen Betrag zahlt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Kunden, holt das Abonnement dazu und stellt die letzten Rechnungen daneben.
- Ergebnis
- Eine Erklärung im laufenden Gespräch statt einer Rückrufnotiz für die Buchhaltung.
Customer Success
- Situation
- Das Team will vor einer Telefonrunde wissen, welche Abos nicht verlängert werden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent stellt diese Abonnements zusammen und gruppiert sie je Kunde.
- Ergebnis
- Eine Arbeitsliste, die bereitsteht, sobald jemand danach fragt, ganz ohne Export.
Buchhaltung
- Situation
- Zum Monatsende muss klar sein, welche Rechnungen noch nicht ausgeglichen sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent geht die offenen Rechnungen durch und nennt je Kunde, was noch aussteht.
- Ergebnis
- Eine Übersicht im Chat, in die sich kundenweise weiter hineinfragen lässt.
Vertrieb
- Situation
- Vor einem Termin will der Account Manager wissen, was dieser Kunde genau bezieht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Abonnements dieses Kunden und zeigt, was läuft und seit wann.
- Ergebnis
- Vorbereitung in einer Minute statt Klicken durch drei Masken.
Geschäftsführung
- Situation
- Es kommt die Frage, wie viele Abos im Vormonat gekündigt wurden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die gekündigten Abonnements und fasst zusammen, was er findet.
- Ergebnis
- Eine Antwort mit Quelle, zu der sich sofort weiterfragen lässt.
So steht die Verbindung
-
1
Zugang, den Sie selbst ausgeben
Die Anbindung arbeitet mit einem Schlüssel, den Sie in Chargebee selbst anlegen und wieder zurückziehen können. Eine Anbindung gehört zu einer Chargebee-Umgebung, Test und Produktion bleiben also getrennt.
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2
Lesen oder auch kündigen
Standardmäßig sieht der Assistent nur zu: Abonnements, Kunden und Rechnungen. Ob er auch kündigen darf, ist eine eigene Entscheidung, die Sie bewusst treffen.
-
3
Wer den Assistenten sieht
Sie bestimmen, welche Rollen oder Abteilungen mit diesem Assistenten arbeiten. Der Kundenservice kann mitlesen, ohne dass derselbe Assistent ein Abonnement beenden kann.
-
4
Im Protokoll wiederzufinden
Jede Handlung wird festgehalten. Bei einer Kündigung steht dabei, um welches Abonnement es ging, ob sofort oder zum Laufzeitende und welcher Grund mitgegeben wurde.
Eine Kündigung trifft den Kunden sofort
Das meiste an dieser Anbindung ist Mitlesen, doch eine Handlung beendet die Leistung für einen zahlenden Kunden. Dieser Unterschied prägt die gesamte Einrichtung.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Kündigen ist ausgeschaltet
Die Kündigung steht dem Assistenten standardmäßig nicht zur Verfügung. Schalten Sie sie ein, bestätigt der Assistent zuerst, um welches Abonnement es geht und ob sofort oder zum Laufzeitende gekündigt wird, und führt es erst danach aus.
Grund festgehalten
Zu einer Kündigung gehört ein Grund. Er landet in Chargebee und im Protokoll, damit später nachvollziehbar bleibt, warum ein Abonnement endete und auf wessen Wunsch.
Nie der ganze Bestand
Der Assistent holt, was zur Frage gehört: einen Kunden, ein Abonnement, eine Reihe von Rechnungen. Den kompletten Kundenstamm in einem Zug auslesen zu lassen, ist nicht vorgesehen.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Abonnement- und Rechnungsdaten gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Häufige Fragen zu Chargebee und KI
Kann ich Chargebee an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Chargebee, und Abodaten von Kunden gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. IntraGPT funktioniert wie ein Chat, aber mit einer Anbindung an Ihre eigene Umgebung, bei der Sie je Handlung festlegen, was erlaubt ist, und bei der alles festgehalten wird. Die Kündigung liegt zudem hinter einer eigenen Entscheidung.
Funktioniert IntraGPT mit Chargebee?
Ja. Chargebee steht im Connector-Katalog von IntraGPT. Der Assistent kann Abonnements, Kunden und Rechnungen abfragen und auf Wunsch ein Abonnement kündigen. Welche dieser Möglichkeiten er bekommt, entscheiden Sie bei der Einrichtung.
Was kostet eine Chargebee-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmt, ob Sie nur mitlesen oder auch kündigen wollen, ob neben der Produktion eine Testumgebung mitläuft und welche Rollen den Assistenten nutzen dürfen. In einem kurzen Gespräch wird das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Der technische Teil ist schnell erledigt: Verbindung herstellen und Rechte wählen. Die Laufzeit entsteht meist durch die interne Absprache, wer kündigen darf und welcher Grund standardmäßig verwendet wird. Das ist eine Entscheidung auf Ihrer Seite.
Was ist der Unterschied zwischen sofort und zum Laufzeitende?
Zum Laufzeitende läuft das Abonnement bis zum Ende der bezahlten Periode weiter und endet danach. Sofort bedeutet, dass die Leistung umgehend stoppt. Der Assistent fragt vor jeder Kündigung, welche der beiden Varianten gemeint ist, weil die Folge für den Kunden sehr unterschiedlich ausfällt.
Kann der Assistent ein Abonnement ändern oder anlegen?
Nein. Er liest Abonnements, Kunden und Rechnungen mit und kann ein Abonnement kündigen. Ein neues Abo anlegen, ein Paket wechseln oder einen Rabatt hinzufügen gehört nicht dazu. Das bleibt Arbeit, die in Chargebee selbst geschieht.
Wer bestimmt, ob gekündigt werden darf?
Sie. Bei der Einrichtung wählen Sie, ob die Kündigung aktiv ist und für welche Rollen. Viele Organisationen lassen den Kundenservice nur mitlesen und behalten die Kündigung einer kleineren Gruppe vor. Diese Wahl lässt sich später ohne Aufwand ändern.
Funktioniert die Anbindung mit mehreren Chargebee-Umgebungen?
Eine Anbindung gehört zu einer Umgebung. Haben Sie eine eigene Testumgebung oder mehrere Marken mit eigener Verwaltung, richten Sie je Umgebung eine ein. So tauchen nie Zahlen aus der einen Umgebung in einer Antwort über die andere auf.