Gmail an KI anbinden: suchen wie Google, antworten wie Sie
Gmail lässt sich innerhalb Ihres eigenen Google Workspace an KI anbinden. Der Assistent sucht gezielt nach Absender, Betreff, Zeitraum oder Anhang, statt das Postfach durchzublättern, und liest nur die Nachrichten vollständig, die wirklich zählen. Er kann auch eine Nachricht verfassen und senden, doch die geht wirklich hinaus und lässt sich nicht zurücknehmen, also nur auf ausdrückliche Anfrage.
Was der Assistent in Gmail für Sie erledigt
Gezielt suchen statt blättern
Der Assistent sucht nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum, ungelesenen Nachrichten oder Nachrichten mit Anhang, einzeln oder kombiniert. Es ist dieselbe Art zu suchen, die Gmail ohnehin kennt, nur muss sie niemand mehr von Hand zusammenstellen.
Mit Ihren eigenen Labels arbeiten
Wenn Sie Ihre Post mit Labels ordnen, kann der Assistent darin bleiben. Ein Label, das bereits für Angebote oder ein Projekt genutzt wird, grenzt sofort ein, wo er schauen darf.
Nur die richtigen Nachrichten ganz lesen
Aus den Treffern wählt der Assistent die Nachrichten, die zur Frage gehören, und liest deren vollständigen Text. Der Rest bleibt eine Zeile in einer Liste, was schneller ist und weit weniger Post sichtbar macht.
Ein Gespräch zusammenfassen
Bei einem Verlauf mit mehreren Nachrichten gibt der Assistent wieder, was vereinbart wurde und was offen ist, statt jede Mail einzeln zu wiederholen. Das ist meist die Antwort, auf die jemand gewartet hat.
Eine Nachricht verfassen und senden
Der Assistent kann eine Mail schreiben und über das angebundene Postfach versenden. Sie erreicht die Empfängerin wirklich und lässt sich nicht zurücknehmen, deshalb zeigt er vorher, an wen sie geht, wie der Betreff lautet und was darin steht.
Wo gezieltes Suchen den Unterschied macht
Bildung
- Situation
- Eine Studiengangsleitung muss wissen, welche Lehrenden auf die Stundenplanänderung vom letzten Monat noch nicht geantwortet haben.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet die ursprüngliche Mail und die Antworten darauf in diesem Zeitraum und stellt daneben, wer fehlt.
- Ergebnis
- Eine kurze Namensliste statt eines Nachmittags mit Häkchen von Hand.
Kundenservice
- Situation
- Eine Kundin verweist auf einen Anhang, den sie irgendwann geschickt hat, aber niemand weiß mehr, in welcher Mail er steckte.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht nach der Adresse der Kundin, beschränkt sich auf Nachrichten mit Anhang und zeigt die Treffer mit Datum und Betreff.
- Ergebnis
- Die Mitarbeiterin öffnet sofort die richtige Nachricht, ohne das Archiv zu durchforsten.
Einkauf
- Situation
- Es liegt eine Preiserhöhung eines Lieferanten vor, und jemand will wissen, was früher zur Staffel zugesagt wurde.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet das Gespräch mit diesem Lieferanten über das vergangene Jahr und fasst die darin enthaltenen Zusagen mit Datum zusammen.
- Ergebnis
- Ein sachlicher Überblick über die Zusagen, ohne dass etwas aus der Erinnerung stammt.
Projektbüro
- Situation
- Zum Wochenende will eine Projektleitung wissen, welche ungelesene Post wirklich noch eine Handlung verlangt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schaut, was in dieser Woche ungelesen ist, überfliegt die Ausschnitte und liest nur die Nachrichten mit offener Frage ganz.
- Ergebnis
- Eine kurze Arbeitsliste mit der Originalnachricht je Punkt statt eines roten Zählers.
Geschäftsführung
- Situation
- Eine wiederkehrende Frage von Geschäftspartnern soll einheitlich beantwortet werden, auch wenn die Geschäftsführung unterwegs ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent formuliert die Antwort aus der Wissensbasis und legt Empfänger, Betreff und Text vor, bevor etwas versendet wird.
- Ergebnis
- Dieselbe Antwort für alle, versendet erst nachdem ein Mensch zugestimmt hat.
Anbinden, abgrenzen, nutzen
-
1
Anbinden mit Freigabe
Eine Administratorin erteilt die Freigabe für die Anbindung aus Ihrem eigenen Google Workspace heraus und kann sie dort auch wieder entziehen. Ein Mitarbeiterpasswort muss nicht in der Plattform hinterlegt werden.
-
2
Auswählen, welches Postfach daranhängt
Angebunden wird pro Postfach. Eine gemeinsame Info-Adresse ist etwas anderes als das persönliche Postfach der Geschäftsführung, und beide gehören nicht an denselben Assistenten.
-
3
Rechte je Rolle festlegen
Sie bestimmen, welche Rollen den Assistenten nutzen dürfen und ob das Senden dazugehört. Die meisten Organisationen beginnen nur mit Suchen und Lesen und nehmen das Senden später dazu.
-
4
Im Gespräch nutzen
Danach stellt eine Mitarbeiterin einfach eine Frage in IntraGPT, und der Assistent erledigt die Sucharbeit. Was er getan hat und was dabei herauskam, ist im Protokoll nachzusehen.
Ein Postfach ist keine Wissensbasis
In einem Gmail-Konto steht neben der Arbeit vieles, was damit nichts zu tun hat. Die Anbindung ist deshalb gemacht, um etwas nachzuschlagen, nicht um Post zu sammeln.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nachschlagen, nicht kopieren
Der Assistent holt stets nur die Nachrichten, die zur Frage gehören. Außerhalb von Gmail entsteht keine Kopie Ihres Postfachs, und es geht nichts in großen Mengen hinaus.
Wer Zugriff hat, entscheiden Sie
Welches Postfach an welchem Assistenten hängt und welche Kolleginnen ihn nutzen dürfen, halten Sie in Rollen fest. Ein Assistent für den Kundenservice kommt nicht an die Post der Geschäftsführung.
Nichts geht ungesehen hinaus
Eine versendete Nachricht lässt sich nicht zurückholen. Deshalb zeigt der Assistent immer zuerst Empfänger und vollständigen Text und sendet nie von sich aus.
Verarbeitung auf einem eigenen Server
Der Inhalt der Nachrichten wird auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen verarbeitet. Es geht keine Mail an einen externen Modellanbieter, und aus Ihrer Post wird nichts zum Training von Modellen verwendet.
Fragen zur Gmail-Anbindung
Kann ich Gmail an ChatGPT anbinden?
Technisch gibt es solche Anbindungen, für eine Organisation sind sie aber schwer zu verantworten: Sie geben einem öffentlichen Dienst Zugriff auf ein Postfach mit personenbezogenen Daten, ohne Rollen und ohne Protokoll. IntraGPT bindet Gmail in Ihrem eigenen Google Workspace an, pro Postfach, und hält fest, was der Assistent tut. Das Modell läuft auf einem eigenen Server, der Mailinhalt verlässt diese Umgebung also nicht.
Funktioniert IntraGPT mit Gmail?
Ja. Gmail steht als funktionierende Anbindung im Katalog. Der Assistent kann gezielt im Postfach suchen, Nachrichten lesen, ein Gespräch zusammenfassen und eine Mail versenden. Das gilt für ein normales Gmail-Konto ebenso wie für ein Workspace-Konto der Organisation.
Liest der Assistent mein ganzes Postfach?
Nein. Er sucht gezielt und erhält zunächst eine kurze Liste mit Ausschnitten. Nur die Nachrichten, die zur Frage gehören, liest er vollständig. Über diese Anbindung lässt sich das gesamte Postfach nicht auf einmal abrufen oder weiterleiten.
Kann der Assistent Anhänge öffnen?
Er kann finden, welche Nachrichten einen Anhang tragen, und liest den Text der Nachricht selbst. Das Öffnen und Auslesen der Datei gehört nicht zu dieser Anbindung. Sollen Dokumente durchsuchbar sein, ist die Wissensbasis oder eine Anbindung an den Speicher, in dem diese Dateien liegen, der bessere Weg.
Wie verhalten sich Labels zu Ordnern?
Gmail arbeitet mit Labels, und eine Nachricht kann mehrere tragen, anders als ein Ordner, in dem etwas nur an einer Stelle liegt. Der Assistent kann innerhalb eines Labels bleiben, ein bereits genutztes Label grenzt die Suche also sofort ein. Labels, die sich je Mitarbeiterin unterscheiden, eignen sich dafür weniger als ein gemeinsames.
Was ist der Unterschied zur Outlook-Anbindung?
Für die Nutzerin ähneln sie sich: suchen, lesen, zusammenfassen und senden. Der Unterschied liegt in der Umgebung. Outlook gehört zu Microsoft 365 und arbeitet mit Ordnern, Gmail gehört zu Google Workspace und arbeitet mit Labels und einer stärkeren Suche. Nutzen Sie beides, lassen sie sich nebeneinander anbinden.
Was kostet eine Gmail-Anbindung?
Die Anbindung gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der angebundenen Postfächer, ob auch gesendet werden darf und welche Rollen den Assistenten nutzen dürfen. Ein gemeinsames Postfach, in dem nur gesucht wird, ist schneller eingerichtet als fünf persönliche Postfächer mit Senderecht.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Freigabe in Google Workspace ist eine kurze Handlung für die Administration, danach lässt sich die Anbindung am selben Tag ausprobieren. Die Zeit geht meist in die Absprache, welches Postfach daranhängt und wer versenden lassen darf.