Postfach an KI anbinden: ein Eingang, der sich selbst vorbereitet
Sie können ein echtes Postfach an IntraGPT anbinden, etwa info@ oder bestellungen@. Die Assistenz liest neue Nachrichten, holt den Zusammenhang dazu und schreibt eine Antwort. Sie entscheiden, ob diese Antwort als Entwurf auf eine Kollegin wartet oder sofort im selben Verlauf zurückgeht. Die Anbindung funktioniert mit jedem Anbieter, der übliche Mail-Einstellungen unterstützt.
Was mit eingehender Post geschieht
Neue Nachrichten aufnehmen
Die Assistenz beobachtet den Ordner, den Sie benennen, und nimmt neue Nachrichten auf. Nur Post, die nach der Anbindung eintrifft, zählt, das Archiv wird also nicht durchgearbeitet.
Eine Antwort vorbereiten
Sie liest die Frage, holt aus dem angebundenen Wissen, was nötig ist, und schreibt eine Antwort in dem Ton, den Sie vereinbart haben. Fehlt eine Information, sagt sie das, statt etwas anzunehmen.
Entwurf oder eigenständig senden
Im Entwurfsmodus bleibt die Antwort stehen und die zuständige Person bekommt einen Hinweis. Im eigenständigen Modus geht die Antwort im selben Verlauf zurück, die Absenderin sieht also eine ganz normale Reaktion.
Auf Abruf ins Postfach schauen
Steht die Anbindung auf Abruf, tut die Assistenz von sich aus nichts, kann aber im Postfach suchen, wenn jemand im Gespräch fragt, was diese Kundin früher geschickt hat.
Antwort im selben Verlauf
Eine gesendete Antwort bleibt der ursprünglichen Nachricht zugeordnet, die Absenderin erhält also keine lose Nachricht ohne Bezug und Kolleginnen sehen den Verlauf an einer Stelle.
Postfächer, die davon profitieren
Kundenservice
- Situation
- An der allgemeinen Adresse kommen täglich dieselben Fragen zu Lieferzeiten und Rücksendungen an.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz schreibt je Nachricht einen Entwurf mit den passenden Angaben, bereit zur Prüfung.
- Ergebnis
- Die Mitarbeiterin liest und sendet, statt jedes Mal dasselbe neu zu formulieren.
Vertriebsinnendienst
- Situation
- Anfragen kommen per Mail und müssen mit den richtigen Angaben in eine Angebotsanfrage überführt werden.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz zieht die fehlenden Angaben aus der Nachricht, fragt nach, wenn sie fehlen, und legt alles bereit.
- Ergebnis
- Anfragen, die vollständig in den nächsten Schritt gehen, mit weniger Hin und Her.
Personal
- Situation
- Bewerbungen und Fragen zu Arbeitsbedingungen laufen an derselben Adresse durcheinander.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz beantwortet die Standardfragen eigenständig und lässt alles Persönliche als Entwurf stehen.
- Ergebnis
- Schnelle Reaktion auf den einfachen Teil, ohne dass sensible Post ungesehen das Haus verlässt.
Gebäudemanagement
- Situation
- Meldungen zu Gebäuden kommen als Freitext an und lassen oft den Ort offen.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz antwortet mit den fehlenden Fragen und ergänzt die Meldung, sobald die Antwort da ist.
- Ergebnis
- Meldungen, die brauchbar sind, sobald jemand sie in die Hand nimmt.
So schalten Sie ein Postfach ein
-
1
Das Postfach anbinden
Sie geben die Daten des Postfachs an und wählen den Ordner, der beobachtet wird. Das Passwort wird geschützt hinterlegt und ist danach nicht mehr auslesbar, auch nicht für eine Verwaltung.
-
2
Die Assistenz wählen
Sie hängen eine Assistenz daran und damit das Wissen, das sie nutzen darf, und den Ton, in dem sie schreibt. Ein Postfach für Kunden bekommt eine andere Assistenz als ein internes.
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3
Zwei Schalter setzen
Der erste bestimmt, wann die Assistenz arbeitet: bei jeder Nachricht oder nur auf Abruf. Der zweite bestimmt, ob die Antwort als Entwurf stehen bleibt oder eigenständig zurückgeht. Beides ist voneinander unabhängig.
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4
Mitlesen und nachsteuern
Was hereinkommt und was die Assistenz daraus macht, ist in der Umgebung nachzulesen. Geht beim Abholen etwas schief, steht das beim Postfach, statt still zu bleiben.
E-Mail ist sensibel, deshalb steht das vorab fest
Ein Postfach enthält personenbezogene Daten, Beschwerden und manchmal medizinische oder finanzielle Angaben. Die wichtigste Entscheidung ist deshalb nicht technisch, sondern organisatorisch: geht etwas von selbst hinaus.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Entwurf ist die sichere Stellung
Im Entwurfsmodus verlässt nichts das Haus, ohne dass ein Mensch es gesehen hat. Viele Organisationen halten das so für alle Post, die Personen betrifft.
Zugangsdaten geschützt
Die Daten des Postfachs werden verschlüsselt aufbewahrt und sind nach der Eingabe nicht mehr sichtbar. Wollen Sie sie ändern, geben Sie sie erneut ein.
Kein Archiv, keine doppelte Bearbeitung
Die Assistenz beginnt im Moment der Anbindung und schaut nicht in alte Post zurück. Jede Nachricht wird zudem nur einmal aufgenommen, selbst wenn beim Abholen etwas schiefgeht und es neu beginnt.
Verarbeitung auf einem eigenen Server
Das Formulieren der Antworten geschieht auf einem eigenen Server in Deutschland. Der Inhalt der Mails geht nicht zu einem amerikanischen Modellanbieter und wird nicht für Training verwendet.
Fragen zur Postfach-Anbindung
Geht versehentlich eine Mail hinaus?
Im Entwurfsmodus nicht. Dann schreibt die Assistenz einen Vorschlag, der stehen bleibt, und die zuständige Person bekommt einen Hinweis. Nur wenn Sie für ein Postfach bewusst den eigenständigen Modus einschalten, geht eine Antwort von selbst zurück. Diese Wahl treffen Sie je Postfach, nicht einmal für alles.
Liest die Assistenz mein ganzes Archiv?
Nein. Beim Anbinden wird der Startpunkt auf die jüngste Post gesetzt, es werden also nur Nachrichten aufgenommen, die danach eintreffen. Alte Post bleibt unberührt. Das hilft auch beim Ausprobieren, weil Sie in Ruhe einschalten können, ohne dass tausend Nachrichten auf einmal verarbeitet werden.
Funktioniert es mit unserer eigenen Adresse?
Ja, sofern das Postfach üblichen Mailzugriff unterstützt, und das tut praktisch jeder Anbieter. Sie geben die Daten an, die Sie auch in einem Mailprogramm eintragen würden. Für ein Postfach in Microsoft 365 gibt es daneben die Outlook-Anbindung; was passt, hängt vom Ziel ab.
Was ist der Unterschied zur Outlook-Anbindung?
Bei Outlook schaut die Assistenz auf Wunsch in ein bestehendes Postfach, etwa um während eines Gesprächs etwas nachzusehen. Hier ist das Postfach selbst der Arbeitskanal: eine Assistenz hängt daran, nimmt neue Post auf und bereitet Antworten vor. Das ist ein anderer Einsatz, und beides schließt sich nicht aus.
Was passiert, wenn das Passwort geändert wird?
Dann klappt das Abholen nicht mehr und Sie sehen das beim Postfach, samt Fehlermeldung. Die Anbindung versucht es nicht endlos weiter und es geht keine Post verloren: sobald die Daten stimmen, macht sie dort weiter, wo sie aufgehört hat.
Kann ich mehrere Postfächer anbinden?
Ja, und oft ist genau das sinnvoll. Info, Bestellungen und Support bekommen dann je eine eigene Assistenz mit eigenem Wissen und eigener Einstellung für Entwurf oder eigenständig. So wählen Sie je Postfach, wie viel Freiheit es gibt.
Was kostet eine Postfach-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Postfächer, das daran hängende Wissen und die Frage, ob eigenständig geantwortet werden darf. In dreißig Minuten wissen wir, was nötig ist.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Anbinden selbst dauert Minuten. Die Zeit steckt in der Abstimmung des Tons und in der Festlegung, welche Arten von Nachrichten eigenständig bearbeitet werden dürfen und welche nicht. Genau dieses Gespräch führt man, bevor Post hinausgeht.