WhatsApp-Bridge an KI anbinden: die eigene Nummer als Arbeitskanal
Die WhatsApp-Bridge macht aus einer bestehenden WhatsApp-Nummer einen Arbeitskanal für Ihre Assistenz. Sie scannen einmal einen QR-Code im Dashboard, danach landen Nachrichten bei der Assistenz und die Antwort geht im selben Gespräch zurück. Es ist Verkehr in beide Richtungen: Sie fragen, wie Sie einer Kollegin schreiben würden, und die Assistenz antwortet mit dem Wissen Ihrer Organisation.
Was der Kanal in der Praxis leistet
Verbinden per QR-Code
Im Dashboard gibt es eine Verbindungsseite mit einem QR-Code. Das Scannen mit dem Telefon verbindet die Nummer mit der Assistenz. Der Code wird laufend erneuert, ein altes Bildschirmfoto verschafft also niemandem Zugang.
Nachrichten hin und zurück
Eine eingehende Nachricht geht an die Assistenz und die Antwort kommt im selben Gespräch zurück. Keine eigene App, keine zusätzliche Anmeldung und kein Übersetzungsschritt für die Nutzerin.
Sichtbar bei der Arbeit
Während die Assistenz arbeitet, erscheint die Schreibanzeige. Das wirkt wie ein Detail, ist aber der Unterschied zwischen einem Gespräch und dem Gefühl, die eigene Nachricht sei im Leeren verschwunden.
Im Verlauf zurückschauen
Die Assistenz kann durchsuchen, was im Gespräch zuvor gesagt wurde. Eine Nachfrage muss also nicht erneut erklärt werden, auch wenn die frühere Nachricht von letzter Woche stammt.
Selbst bestimmen, wie er sich verhält
Ob Gruppenchats ignoriert werden, ob Anrufe abgewiesen werden, ob Nachrichten als gelesen markiert werden: das entscheiden Sie. Voreingestellt ist alles zurückhaltend.
Wo dieser Kanal seinen Platz verdient
Außendienst
- Situation
- Ein Monteur steht beim Kunden und will wissen, wie lange die Garantie auf einem Bauteil läuft.
- Was der Agent tut
- Er schreibt die Frage an die bekannte Nummer und die Assistenz sucht sie in der eigenen Dokumentation.
- Ergebnis
- Eine Antwort, während er noch an der Maschine steht, statt eines Anrufs im Büro.
Vertrieb
- Situation
- Zwischen zwei Terminen will eine Vertriebskollegin wissen, was zuvor mit einem Kunden besprochen wurde.
- Was der Agent tut
- Sie stellt die Frage im Chat und die Assistenz holt sie aus den angebundenen Quellen.
- Ergebnis
- Vorbereitet hineingehen, ohne vorher auf einem Parkplatz einen Laptop aufzuklappen.
Gesundheitswesen
- Situation
- Eine Mitarbeiterin im Außeneinsatz hat eine Frage zu einem Verfahren und keinen Arbeitsplatz zur Hand.
- Was der Agent tut
- Die Frage geht über den Chat an die Assistenz, die die Antwort aus dem Handbuch holt und die Quelle nennt.
- Ergebnis
- Weniger Anrufe bei der Rufbereitschaft und eine Antwort, die nachweislich aus den eigenen Vorgaben stammt.
Gebäudemanagement
- Situation
- Meldungen zu einem Gebäude kommen nun einmal über die App, die alle ohnehin nutzen.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz nimmt die Meldung auf, fragt das Fehlende nach und legt das Ergebnis dort ab, wo es hingehört.
- Ergebnis
- Meldungen, die vollständig ankommen, ohne dass jemand ein Formular öffnen muss.
Vom QR-Code zum Gespräch
-
1
Den Kanal einschalten
Die Bridge wird je Organisation freigeschaltet. Ist sie aus, existiert die Verbindungsseite nicht. Das ist eine bewusste Entscheidung Ihrer Verwaltung, keine Einstellung, die von selbst angeht.
-
2
Die Nummer verbinden
Auf der Verbindungsseite scannen Sie den QR-Code mit dem Telefon der Nummer, die Sie nutzen wollen. Danach steht die Verbindung und derselbe Bildschirm zeigt, ob sie aktiv ist.
-
3
Wählen, welche Assistenz antwortet
Sie bestimmen, welche Assistenz am Kanal hängt, und damit, welches Wissen und welche Rechte gelten. Ein Kanal für den Außendienst muss nicht dieselben Quellen sehen wie einer für die Geschäftsführung.
-
4
Jederzeit trennen
Über dieselbe Seite lösen Sie die Verbindung wieder. Danach kommt nichts mehr herein und geht nichts mehr hinaus. Es bleibt keine Verbindung zurück, die Sie nicht sehen können.
Ein Chatkanal mit denselben Grenzen wie der Rest
Ein Kanal, der auf dem Telefon einer Mitarbeiterin lebt, wirft zu Recht Fragen zum Mitlesen und Aufbewahren auf. Hier gelten dieselben Absprachen wie überall sonst in der Umgebung.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nur an, wenn Sie es einschalten
Der Kanal ist je Organisation aus, bis jemand mit den passenden Rechten ihn einschaltet. Es gibt keinen Zustand, in dem er mitläuft, ohne dass Sie das entschieden haben.
Dieselben Rechte wie im Chat
Die Assistenz hinter dem Kanal sieht nicht mehr als die Assistenz in der Weboberfläche. Was eine Mitarbeiterin dort nicht einsehen darf, kommt auch über das Telefon nicht zum Vorschein.
Nachvollziehbar in der Umgebung
Gespräche über den Kanal stehen in der Umgebung wie Gespräche aus dem Chat. Eine Verwaltung kann also sehen, was gefragt und geantwortet wurde.
Antworten von einem eigenen Server
Das Modell, das die Antworten formuliert, läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Der Inhalt der Gespräche geht nicht zu einem amerikanischen Modellanbieter und wird nicht für Training verwendet.
Fragen zum WhatsApp-Kanal
Was ist der Unterschied zur WhatsApp-Business-Anbindung?
Die WhatsApp-Business-Anbindung betrifft den geschäftlichen Kanal von Meta: ausgehende Nachrichten an Kunden, mit Vorlagen und den zugehörigen Regeln. Die Bridge macht aus einer bestehenden Nummer einen Arbeitskanal in beide Richtungen für Mitarbeitende, verbunden per QR-Code. Viele Organisationen nutzen beides, für verschiedene Zielgruppen.
Funktioniert IntraGPT mit WhatsApp?
Ja, auf zwei Arten. Über diesen Kanal chatten Mitarbeitende mit ihrer Assistenz unter einer bekannten Nummer, und über die WhatsApp-Business-Anbindung kann eine Organisation ausgehende Nachrichten an Kunden senden. Was passt, hängt davon ab, wer am anderen Ende sitzt.
Was passiert, wenn das Telefon aus ist?
Dann ist die Verbindung vorübergehend nicht aktiv und die Verbindungsseite zeigt das an. Sobald das Telefon wieder online ist, läuft der Kanal weiter. Für einen Kanal, der den ganzen Tag verfügbar sein soll, nimmt man deshalb besser ein Gerät am Ladekabel und nicht das Privattelefon von jemandem, der in den Urlaub fährt.
Kann ich WhatsApp an ChatGPT anbinden?
Es gibt keine eingebaute Verbindung zwischen WhatsApp und ChatGPT, und Firmeninformationen über einen privaten Chat an einen öffentlichen Dienst zu schicken ist keine gute Idee. Bei IntraGPT hängt der Kanal an Ihrer eigenen Umgebung, mit Ihren Quellen, Ihren Rechten und Gesprächen, die in der Umgebung wiederzufinden sind.
Liest die Assistenz in Gruppenchats mit?
Nur wenn Sie das wollen. Gruppen zu ignorieren ist eine Einstellung, und viele Organisationen lassen sie bewusst an, weil eine Arbeitsnummer oft auch in Gruppen steckt, die mit Arbeit nichts zu tun haben.
Kann ich den Kanal wieder trennen?
Ja, über dieselbe Seite, auf der Sie ihn verbunden haben. Nach dem Trennen kommt nichts mehr herein und geht nichts mehr hinaus. Wollen Sie später erneut verbinden, scannen Sie einfach einen neuen QR-Code.
Was kostet ein WhatsApp-Kanal?
Der Kanal gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Nummern, die Assistenz dahinter und die Quellen, die sie nutzen darf. In einem Gespräch von dreißig Minuten machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Verbinden selbst ist eine Sache von einem gescannten QR-Code. Die Zeit geht in die Entscheidung, welche Assistenz dahinterhängt und welches Wissen sie nutzen darf, denn davon hängt ab, ob die Antworten in der Praxis brauchbar sind.