Google Drive an KI anbinden: die richtige Datei finden, ohne durch Ordner zu klicken
Google Drive lässt sich an KI anbinden. Der Assistent findet die Datei, die jemand meint, nennt dazu, um welche Datei es geht und wann sie zuletzt geändert wurde, und kann an der von Ihnen bestimmten Stelle einen Ordner anlegen. Eine Datei zu teilen ist ebenfalls möglich, aber das ist eine Handlung nach außen: Sie geschieht nur auf ausdrücklichen Wunsch und mit der Angabe, mit wem und mit welchen Rechten geteilt wurde.
Suchen, ordnen und teilen in Drive
Die richtige Datei finden
Sie nennen, worum es ging, und der Assistent sucht die Datei in Drive. Unterscheidbare Begriffe funktionieren am besten: ein Kundenname, eine Projektnummer, eine Jahreszahl.
Die neueste Fassung herausholen
Tragen mehrere Dateien fast denselben Namen, prüft der Assistent, was zuletzt aktualisiert wurde, und nennt die Fassung, die er genommen hat.
Bestätigen, dass es stimmt
Zu einer gefundenen Datei nennt der Assistent den Namen, die Art der Datei, die Eigentümerin und wann sie zuletzt geändert wurde. So wissen Sie, ob das wirklich das gemeinte Dokument ist.
Einen Ordner anlegen
Der Assistent legt an der von Ihnen bestimmten Stelle einen neuen Ordner mit dem gewünschten Namen an. Praktisch zum Projektstart, damit die Struktur sofort stimmt und nicht erst im Nachhinein.
Eine Datei teilen
Teilen heißt, dass jemand Zugang zu einem Unternehmensdokument bekommt. Der Assistent tut das erst nach einer ausdrücklichen Aufforderung und meldet in seiner Antwort, mit wem und mit welchen Rechten er geteilt hat.
Was das im Arbeitsalltag spart
HR und Recruiting
- Situation
- Eine Recruiterin braucht eine Vorlage für einen Arbeitsvertrag, aber in Drive liegen drei Fassungen mit fast gleichem Namen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Vorlage, prüft, welche Fassung zuletzt aktualisiert wurde, und nennt sie.
- Ergebnis
- Es wird mit der aktuellen Fassung gearbeitet statt mit einer Vorlage aus einem früheren Jahr.
Bildung und Forschung
- Situation
- Eine Dozentin weiß, dass es Material zu einem Thema gibt, aber nicht, wer es wo abgelegt hat.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht im Ordner des Studiengangs und kommt mit den passenden Präsentationen und Dokumenten zurück.
- Ergebnis
- Vorhandenes Material wird wiederverwendet, statt zum dritten Mal erstellt zu werden.
Projektteam
- Situation
- Bei jedem neuen Auftrag legt jemand von Hand dieselben Ordner an, und nicht alle machen das gleich.
- Was der Agent tut
- Der Assistent legt den Projektordner an der vereinbarten Stelle an, mit der bei Ihnen üblichen Benennung.
- Ergebnis
- Die Struktur ist ab Tag eins gleich, damit die Suche auch später funktioniert.
Finanzbuchhaltung
- Situation
- Die Steuerberatung bittet um ein Dokument, und jemand muss herausfinden, welche Datei gemeint ist und wie sie dorthin kommt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht das Dokument, zeigt, um welche Datei es geht, und teilt es erst nach Freigabe mit der genannten Adresse und den gewünschten Rechten.
- Ergebnis
- Die richtige Datei liegt bei der richtigen Person, und es ist festgehalten, wer sie geteilt hat.
Einschalten, abgrenzen, nutzen
-
1
Freigabe erteilen
Sie geben IntraGPT Zugang zu Drive. Es landet kein Mitarbeiterpasswort in der Plattform, und Sie können die Freigabe selbst wieder entziehen.
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2
Wählen, was offen sein darf
Das Suchen ist standardmäßig aktiv. Einen Ordner anlegen und eine Datei teilen sind einzelne Möglichkeiten, die Sie ein- oder ausschalten. Ist Teilen aus, kann der Assistent es nicht, auch nicht auf Nachfrage.
-
3
Was der Assistent sieht
Die Dateien und Ordner, die zur Frage gehören, und nicht mehr. In der Antwort steht immer, um welche Datei es geht.
-
4
Was festgehalten wird
Jede Frage und jede Handlung landet im Protokoll. Bei einer geteilten Datei ist also nachvollziehbar, wann das geschah, mit wem und mit welchen Rechten.
Teilen ist eine Handlung nach außen
Etwas in Drive zu suchen bleibt im Unternehmen, jemandem Zugang zu einem Unternehmensdokument zu geben nicht. Die Anbindung behandelt beides deshalb sehr unterschiedlich.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Eine Freigabe, die Sie erteilen
Die Verbindung läuft über eine Freigabe, die Sie selbst erteilen. Entziehen Sie sie, endet der Zugriff sofort, ohne dass an der Anbindung etwas geändert werden muss.
Teilen nur auf Wunsch
Der Assistent teilt nie von sich aus. Er handelt nach einer ausdrücklichen Aufforderung, benennt mit wem und mit welchen Rechten und lässt das in seiner Antwort sichtbar.
Je Rolle festgelegt
Sie legen fest, welche Rollen den Drive-Assistenten nutzen dürfen. Ein Assistent für den Kundenservice muss nicht in den Ordnern der Geschäftsführung suchen können.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Was in Ihren Dokumenten steht, geht nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und wird nirgends für Training verwendet.
Fragen zu Drive und dem Assistenten
Kann ich Google Drive an ChatGPT anbinden?
ChatGPT kann eine Datei verarbeiten, die Sie selbst hochladen, aber das ist etwas anderes als eine verwaltete Verbindung zum Drive der Organisation. IntraGPT bindet Drive über eine Freigabe an, die Sie selbst erteilen und entziehen, mit Möglichkeiten, die Sie einzeln freischalten, und einem Modell auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit Google Drive?
Ja. Google Drive gehört zu den Systemen, die IntraGPT standardmäßig anbindet: Dateien finden, sehen, um welche Datei es geht und wann sie geändert wurde, einen Ordner anlegen und eine Datei teilen.
Sieht der Assistent alles, was in Drive liegt?
Nein, nur was im vereinbarten Rahmen liegt und zur Frage gehört. Ordner, die nicht dazugehören, existieren für den Assistenten nicht, auch nicht auf Nachfrage. Zusätzlich entscheiden Sie je Rolle, wer mit diesem Assistenten arbeiten darf.
Kann der Assistent versehentlich mit der falschen Person teilen?
Teilen ist eine eigene Möglichkeit, die Sie ausgeschaltet lassen können. Ist sie aktiv, teilt der Assistent erst nach einer ausdrücklichen Aufforderung und schreibt in seiner Antwort, mit wem er geteilt hat und welche Rechte diese Person bekommt. Jede Freigabe wird festgehalten und lässt sich nachträglich prüfen und zurücknehmen.
Kann der Assistent Dateien löschen oder verschieben?
Nein. Er kann suchen, zeigen, um welche Datei es geht, einen Ordner anlegen und teilen. Dateien löschen, umbenennen oder in einen anderen Ordner ziehen gehört nicht dazu, also kann das auch nicht versehentlich passieren.
Was hilft dem Assistenten, etwas schnell zu finden?
Nennen Sie ein Wort aus dem Namen der Datei oder den Ordner, in den sie ungefähr gehört. Ein Kundenname, eine Projektnummer oder eine Jahreszahl genügt. Je erkennbarer Ihre Dateien benannt sind, desto besser funktioniert das, und zwar für Menschen genauso wie für den Assistenten.
Was kostet eine Google-Drive-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Ordner und geteilten Ablagen, ob neben dem Suchen auch geteilt und angelegt werden darf und wie die Rollen verteilt sind. Das rechnen wir im ersten Gespräch durch.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Einschalten dauert Minuten, sobald klar ist, wer die Freigabe erteilen darf. Die Durchlaufzeit liegt meist in der Absprache, welche Ordner mitgehen und ob der Assistent teilen darf.