Google Sheets an KI anbinden: die Tabelle pflegen ohne Abtippen
Google Sheets lässt sich an KI anbinden. Der Assistent liest das Tabellenblatt und den Bereich, den Sie ihm nennen, und kann dort eine Zeile ergänzen. Bestehende Zellen zu aktualisieren oder zu leeren ist ebenfalls möglich, betrifft aber vorhandene Inhalte: Diese Handlungen geschehen nur auf ausdrücklichen Wunsch und erst, nachdem er gezeigt hat, welchen Teil er ändern will. Unten anzufügen ist sicher, denn bestehende Zeilen bleiben unberührt.
Lesen und Schreiben in einer Tabelle
Einen Teil des Blattes auslesen
Sie geben an, welches Tabellenblatt und welchen Bereich Sie meinen, und der Assistent liest genau das. Er holt nicht die ganze Datei, damit eine Antwort schnell bleibt und die richtigen Zeilen betrifft.
Zuerst die Kopfzeile
Bevor der Assistent etwas sagt oder schreibt, sieht er sich die Spaltenüberschriften an. So weiß er, welche Spalte der Betrag ist, welche das Datum und welche der Status, auch wenn die Reihenfolge anders ist als erwartet.
Eine Zeile unten ergänzen
Neue Zeilen kommen unter die bestehenden. Das ist die sichere Seite des Schreibens: Es geht nichts verloren, und was schon da war, bleibt unangetastet.
Bestehende Zellen aktualisieren
Der Assistent kann Werte in einem vorhandenen Bereich ersetzen, etwa einen Status oder ein Datum. Was dort stand, wird überschrieben, also zeigt er zuerst, was er ändern will, und tut es nur auf Wunsch.
Einen Bereich leeren
Ein Teil des Blattes kann geleert werden. Für alle, die das Blatt danach öffnen, ist das endgültig, also verlangt diese Handlung wie das Aktualisieren eine ausdrückliche Aufforderung und eine Prüfung dessen, was genau verschwindet.
Beträge und Daten wie sie dastehen
Werte kommen so zurück, wie das Blatt sie formatiert. Der Assistent rechnet damit nicht blind weiter, sondern zeigt, was dort steht, damit ein Formatunterschied keine falsche Zahl in eine Antwort bringt.
Tabellen, die von Hand gepflegt werden
E-Commerce
- Situation
- Die Einkaufsliste der erwarteten Lieferungen steht in einer Tabelle, und die Frage, was diese Woche kommt, geht jedes Mal an dieselbe Kollegin.
- Was der Agent tut
- Der Assistent liest das Blatt mit den Lieferungen aus und fasst zusammen, was für diese Woche ansteht.
- Ergebnis
- Jede Person kann selbst fragen, und die Tabelle bleibt der einzige Ort, an dem es steht.
Einzelhandel
- Situation
- Filialen melden ihre Wochenzahlen per Mail, und jemand trägt sie danach von Hand in die Sammeltabelle ein.
- Was der Agent tut
- Auf Wunsch ergänzt der Assistent die gemeldete Zeile unten, in den Spalten, die zur Kopfzeile passen.
- Ergebnis
- Weniger Abtipparbeit und weniger Risiko, dass eine Zahl in der falschen Spalte landet.
Marketing
- Situation
- In der Inhaltsübersicht muss nach der Veröffentlichung der Status nachgezogen werden, und das geschieht unregelmäßig.
- Was der Agent tut
- Der Assistent zeigt, welche Zeile er ändern will, und aktualisiert den Status, nachdem Sie zugestimmt haben.
- Ergebnis
- Die Übersicht stimmt wieder, ohne dass jemand die Datei öffnen muss.
Backoffice
- Situation
- Eine Tabelle mit Anfragen wächst weiter, und niemand weiß sicher, welche Zeilen noch offen sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent liest die Tabelle, sieht sich die Statusspalte an und listet auf, was noch liegt.
- Ergebnis
- Ein aktuelles Bild im Chat, mit der Tabelle als Quelle statt einer zweiten Übersicht daneben.
Vom Zugang zu den Schreibrechten
-
1
Freigabe erteilen
Sie geben IntraGPT Zugang zu den Tabellen, die mitgehen dürfen, und können diese Freigabe selbst wieder entziehen. Tabellen, die nicht dazugehören, bleiben außer Sicht.
-
2
Lesen, ergänzen oder auch ändern
Sie bestimmen, wie weit der Assistent gehen darf: nur auslesen, oder auch unten ergänzen, oder zusätzlich bestehende Zellen aktualisieren und leeren. Was aus ist, kann er nicht.
-
3
Was der Assistent sieht
Das Tabellenblatt und den Bereich, um den es in der Frage geht, beginnend bei der Kopfzeile. Nicht die ganze Datei und keine Tabellen außerhalb der Vereinbarung.
-
4
Was festgehalten wird
Jede Frage und jede Änderung landet im Protokoll, mit der Tabelle und dem betroffenen Bereich. So ist nachvollziehbar, wer was hat ändern lassen.
Überschreiben lässt sich nicht zurückholen
Eine Tabelle steht meist einer ganzen Abteilung offen, und eine falsch geänderte Zeile fällt erst Tage später auf. Deshalb steckt der Unterschied zwischen Ergänzen und Überschreiben auch in der Anbindung.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Ergänzen und Ändern sind getrennt
Unten zu ergänzen rührt nichts an, was schon da war. Aktualisieren und Leeren sind eigene Möglichkeiten, die Sie separat freischalten und die der Assistent nur auf ausdrücklichen Wunsch nutzt.
Eine Freigabe, die Sie erteilen
Die Verbindung läuft über eine Freigabe, die Sie selbst erteilen und selbst entziehen können. Danach kann der Assistent keine einzige Tabelle mehr öffnen.
Je Rolle festgelegt
Sie legen fest, welche Rollen mit diesem Assistenten arbeiten dürfen. Eine Tabelle mit Personaldaten gehört nicht an einen Assistenten, der der ganzen Organisation offensteht.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Zahlen aus Ihren Tabellen gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen zu Google Sheets und dem Assistenten
Kann ich Google Sheets an ChatGPT anbinden?
Sie können einen Export in ChatGPT einfügen, arbeiten dann aber mit einer Momentaufnahme, und Ihre Daten liegen in einem öffentlichen Dienst. IntraGPT arbeitet direkt mit der Tabelle, über eine Freigabe, die Sie selbst erteilen und entziehen, mit Schreibrechten, die Sie separat freischalten, und einem Modell auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit Google Sheets?
Ja. Google Sheets gehört zu den Systemen, die IntraGPT standardmäßig anbindet: einen Teil eines Tabellenblatts auslesen, eine Zeile ergänzen und bestehende Zellen aktualisieren oder leeren.
Kann der Assistent unsere Zahlen versehentlich überschreiben?
Das Ergänzen geschieht unten und rührt bestehende Zeilen nicht an. Aktualisieren und Leeren sind eigene Möglichkeiten, die Sie ausgeschaltet lassen können. Sind sie aktiv, zeigt der Assistent zuerst, welchen Teil der Tabelle er ändern will, und wartet auf Zustimmung. Im Protokoll ist danach sichtbar, was geändert wurde.
Was passiert, wenn jemand eine Spalte verschiebt oder ergänzt?
Der Assistent sieht zuerst die Kopfzeile an und leitet daraus ab, wofür welche Spalte steht. Ändert sich die Reihenfolge, folgt er den Überschriften und nicht einer einmal gemerkten Position. Hilfreich ist es, wenn die Kopfzeile eindeutig ist und nicht zwei Spalten fast gleich heißen.
Warum gibt der Assistent Beträge so wieder, wie sie in der Tabelle stehen?
Weil die Anzeige in einer Tabelle etwas anderes sein kann als der zugrunde liegende Wert: ein Betrag mit Währungszeichen, ein Datum in eigener Schreibweise, eine Zahl als Text. Der Assistent zeigt, was dort steht, statt blind damit zu rechnen. Wollen Sie eine Berechnung, bitten Sie ausdrücklich darum, dann sehen Sie auch, welche Zeilen er verwendet hat.
Können wir eine Tabelle nur lesen lassen?
Ja. Viele Organisationen beginnen so: Der Assistent darf alles auslesen und nichts ändern. Für Fragen zum Inhalt der Tabelle reicht das. Später entscheiden Sie je Tabelle, ob Ergänzen oder Aktualisieren dazukommen darf.
Was kostet eine Google-Sheets-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Tabellen, ob neben dem Lesen auch geschrieben werden darf und wie sauber die Tabellen aufgebaut sind. Eine Tabelle mit klarer Kopfzeile ist schneller nutzbar als eine mit verbundenen Zellen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Einschalten dauert Minuten, sobald klar ist, welche Tabellen mitgehen und wer die Freigabe erteilen darf. Die Durchlaufzeit liegt meist in der Absprache, ob der Assistent auch schreiben darf und wer das verlangen kann.