Netzlaufwerk an KI anbinden: Tausende Ordner wieder durchsuchbar
Das Netzlaufwerk auf Ihrem eigenen Dateiserver lässt sich an KI anbinden. Der Assistent kann die Ordnerstruktur erkunden, ein Dokument über Wörter aus dem Namen wiederfinden und die gefundene Datei öffnen und lesen, live vom Server. Daneben werden Dateien in die Wissensdatenbank synchronisiert, sodass inhaltliche Fragen auch ohne Suche beantwortet werden. Die Anbindung liest nur: Auf dem Dateiserver ändert sich nichts.
So arbeitet sich der Assistent durch den Dateiserver
Zuerst die Einteilung ansehen
Bei einer unbekannten Frage beginnt der Assistent mit einer Übersicht der Ordner: welche es gibt und wo die meisten Dateien liegen. Ist die Struktur tief, zoomt er in den Ordner, der am besten passt.
Nach Wörtern aus dem Namen suchen
Kurze, unterscheidbare Wörter funktionieren am besten: ein Kundenname, eine Projektnummer, eine Jahreszahl, ein Thema. Nennen Sie mehrere Wörter, müssen alle vorkommen, damit die Trefferliste kurz bleibt.
Die Suche eingrenzen
Die Suche lässt sich auf einen Ordner, auf eine bestimmte Art von Datei oder auf Dokumente ab einem Datum begrenzen. Bei zu vielen Treffern zeigt der Assistent, in welchen Ordnern sie liegen, und sucht im passenden weiter.
Was ist neu oder geändert
Für Fragen wie was zuletzt hinzugekommen ist oder welche Fassung die letzte ist, sieht der Assistent nach, was kürzlich geändert wurde. Auch den Inhalt eines bekannten Ordners kann er einfach auflisten.
Das Dokument selbst lesen
Ist die richtige Datei gefunden, öffnet der Assistent sie und liest den Inhalt, direkt vom Dateiserver. Lange Dokumente kommen in Teilen, sodass er nie mehr hereinholt, als die Frage braucht.
Auch in der Wissensdatenbank
Neben dem Blick auf den Server werden Dateien in die Wissensdatenbank synchronisiert. Inhaltliche Fragen über mehrere Dokumente hinweg beantwortet der Assistent daraus, mit Angabe der Datei.
Fragen, die heute bei einer Kollegin landen
Industrie und Produktion
- Situation
- Ein Monteur sucht die letzte Zeichnung oder Anleitung einer Maschine, aber es gibt Ordner je Baujahr mit ähnlichen Namen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht über die Maschinennummer, prüft, welche Dateien die neuesten sind, und öffnet das passende Dokument.
- Ergebnis
- Das richtige Dokument liegt binnen einer Minute vor, auch wenn die Kollegin mit dem Ordnerwissen frei hat.
Gesundheitswesen
- Situation
- Eine Teamleitung will wissen, welche Fassung eines Protokolls jetzt gilt, während auf dem Laufwerk mehrere Fassungen nebeneinander liegen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht im Protokollordner, prüft, was zuletzt geändert wurde, und liest das Dokument.
- Ergebnis
- Die Antwort stammt aus dem heute gültigen Dokument, mit dem Dateinamen zum Nachlesen.
Behörden und Kommunen
- Situation
- Für eine Akte wird ein Schriftstück von vor einigen Jahren gebraucht, und niemand weiß noch, unter welcher Abteilung es damals abgelegt wurde.
- Was der Agent tut
- Der Assistent erkundet die Ordnerstruktur, sucht nach dem Thema und zeigt, in welchen Ordnern Treffer liegen.
- Ergebnis
- Das Schriftstück taucht auf, ohne dass jemand das ganze Laufwerk durchgehen muss.
Backoffice
- Situation
- Zum Wochenstart will eine Abteilung wissen, welche Dokumente seit letzter Woche im gemeinsamen Ordner dazugekommen sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sieht nach, was zuletzt hinzugefügt oder geändert wurde, und fasst zusammen, worum es geht.
- Ergebnis
- Niemand muss von Hand nach Änderungsdatum sortieren, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Zugang, Rahmen und täglicher Gebrauch
-
1
Ein eigenes Dienstkonto
Ihre Administration legt auf dem Dateiserver ein Konto mit Leserechten auf den Ordnern an, die mitgehen dürfen. Was dieses Konto nicht sehen darf, existiert für den Assistenten nicht.
-
2
Der Startordner steckt den Rahmen ab
Sie bestimmen, wo die Anbindung beginnt. Alles darüber hinaus bleibt außer Sicht, vertrauliche Ordner lassen Sie also schlicht draußen.
-
3
Was der Assistent sieht
Die Namen von Ordnern und Dateien innerhalb dieses Rahmens und den Inhalt des Dokuments, das er öffnet. Dateien, die er nicht braucht, liest er nicht.
-
4
Was festgehalten wird
Jede Frage und jedes geöffnete Dokument landet im Protokoll, mit dem Ordner, aus dem es stammt. So ist im Nachhinein sichtbar, was eingesehen wurde.
Der Dateiserver bleibt bei Ihnen
Das Netzlaufwerk ist oft das Sensibelste, was eine Organisation hat, gerade weil dort Jahre an Dokumenten liegen. Die Anbindung ist so gebaut, dass sich nichts ändert und nichts weggeht.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nur lesen
Die Anbindung liest: erkunden, suchen und ein Dokument öffnen. Es gibt keinen Weg, auf dem der Assistent eine Datei auf dem Dateiserver ändert, verschiebt oder löscht.
Rechte Ihres eigenen Kontos
Der Zugang läuft über ein Konto, das Ihre Administration selbst anlegt und selbst wieder abschaltet. Die Rechte dieses Kontos bestimmen genau, wie weit der Assistent kommt.
Nicht jeder Assistent bekommt das Laufwerk
Sie bestimmen, welche Assistenten und welche Rollen diese Quelle nutzen dürfen. Ein Assistent für den Kundenservice kommt an die Anleitungen, ohne an die Personalordner zu kommen.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Dokumente vom Dateiserver gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen zur Netzlaufwerk-Anbindung
Kann ich ein Netzlaufwerk an ChatGPT anbinden?
Nein. ChatGPT kommt nicht an einen Dateiserver heran, der in Ihrem eigenen Netz steht, und Dokumente daraus in einen öffentlichen Chatbot zu laden scheidet für die meisten Organisationen aus. IntraGPT bindet das Netzlaufwerk mit einem Konto an, das Sie selbst verwalten, innerhalb eines Rahmens, den Sie wählen, und läuft auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit einer Windows-Freigabe oder einem Dateiserver?
Ja. Das Netzlaufwerk gehört zu den Systemen, die IntraGPT standardmäßig anbindet: die Ordnerstruktur erkunden, nach Dateinamen suchen, sehen was neu ist und ein gefundenes Dokument öffnen und lesen.
Wann nutzen wir die Wissensdatenbank und wann diese Anbindung?
Für inhaltliche Fragen zu Dokumenten, die bereits in der Wissensdatenbank stehen, ist die Wissensdatenbank schneller, denn dann sucht der Assistent im Inhalt mehrerer Dokumente zugleich. Zu dieser Anbindung greifen Sie, wenn eine Datei neu oder gerade geändert sein kann, wenn Sie ein bestimmtes Dokument mit Namen suchen oder wenn Sie wissen wollen, wie die Ordner eingeteilt sind. In der Praxis nutzen die meisten Organisationen beides.
Kann der Assistent nach dem Inhalt eines Dokuments suchen?
Beim Suchen auf dem Dateiserver nicht: Das bezieht sich auf die Namen von Ordnern und Dateien. Erst wenn er ein Dokument öffnet, liest er dessen Inhalt. Für Fragen quer durch den Inhalt vieler Dokumente ist die Wissensdatenbank gedacht, in die die Dateien synchronisiert werden.
Kann auf unserem Laufwerk etwas verloren gehen oder sich ändern?
Nein. Diese Anbindung liest ausschließlich. Der Assistent kann keine Datei speichern, umbenennen, verschieben oder löschen, auch nicht auf Aufforderung. Er sieht nach und liest, innerhalb der Ordner, die Sie bestimmt haben.
Muss ich den Ort genau so eingeben, wie Windows ihn anzeigt?
Nein. Sie dürfen den Ordner so benennen, wie Sie ihn kennen, auch wenn Sie ihn aus dem Explorer übernehmen. Der Assistent findet den passenden Ordner im vereinbarten Rahmen und nennt in seiner Antwort, aus welchem Ordner das Dokument stammt.
Was kostet eine Anbindung des Netzlaufwerks?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Größe des Laufwerks, welche Ordner mitgehen, wie viel in die Wissensdatenbank soll und wie die Rechte verteilt sind. Das rechnen wir im ersten Gespräch durch.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Konto und Rahmen sind eine Sache eines kurzen Gesprächs mit Ihrer Systemadministration. Danach bestimmt die Größe des Laufwerks, wie lange die erste Synchronisation läuft; Suchen und Lesen funktionieren schon, während sie noch anläuft.