Asana an KI anbinden: wissen, was läuft, ohne das Projekt zu öffnen
Asana lässt sich an KI anbinden. Die Assistenz weiß, welche Projekte laufen, ruft die Aufgaben eines Projekts oder einer Kollegin ab, legt eine Aufgabe mit verantwortlicher Person und Termin an und kann eine Aufgabe abschließen oder verschieben. Alles, was sie anlegt oder ändert, ist für das Team sichtbar, also geschieht es nur auf Anforderung.
Vom Projekt zur Aufgabe: was die Assistenz tut
Wissen, welche Projekte laufen
Die Assistenz kennt die Projekte in der vereinbarten Reichweite. Nennen Sie ein Projekt beim Namen, weiß sie, welches gemeint ist, auch wenn ähnliche Namen nebeneinander existieren.
Aufgaben eines Projekts abrufen
Innerhalb eines Projekts ruft sie die Aufgaben mit zuständiger Person, Termin und Stand ab. Das geht auch je Kollegin, um zu sehen, was auf deren Stapel liegt.
Gezielt bleiben
Sie fragt nicht alles aus der gesamten Arbeitsumgebung ab, sondern grenzt auf ein Projekt, eine Person oder einen Zeitraum ein. So bleibt die Antwort brauchbar und die Wartezeit kurz.
Eine Aufgabe mit Person und Termin anlegen
Auf Wunsch setzt sie eine Aufgabe in das genannte Projekt, mit klarem Titel, Beschreibung, zuständiger Person und Termin. Ohne beides bleibt Arbeit liegen, also fragt sie danach.
Abschließen oder verschieben
Eine erledigte Aufgabe kann sie abhaken, eine nicht zu schaffende verschieben oder jemand anderem zuweisen. Auch das ist eine sichtbare Änderung und geschieht nach ausdrücklicher Anweisung.
Wann das einen Nachmittag spart
Industrie und Produktion
- Situation
- Bei der Wochenplanung soll klar sein, welche Arbeitsaufträge diese Woche auslaufen und bei wem sie liegen.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz ruft die Aufgaben des laufenden Projekts ab, gruppiert sie nach zuständiger Person und nennt, was überfällig ist.
- Ergebnis
- Die Besprechung beginnt mit einem stimmigen Bild statt mit einer Runde bei allen Beteiligten.
Behörden und Kommunen
- Situation
- Eine Projektleitung kommt aus dem Urlaub zurück und will wissen, was in zwei Wochen liegen geblieben ist.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz listet je Projekt auf, was erledigt ist, was überfällig ist und was niemandem zugewiesen wurde.
- Ergebnis
- Ein gezieltes Aufholen in einer halben Stunde statt eines Tages voller Klicks durch Projekte.
Marketing
- Situation
- Nach einem Kundengespräch sind vier Maßnahmen vereinbart, die noch in jemandes Notizen stehen.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz legt je Maßnahme eine Aufgabe im Kundenprojekt an, mit der richtigen Kollegin und dem vereinbarten Termin.
- Ergebnis
- Die Absprachen stehen noch am selben Tag in dem System, in das das Team ohnehin schaut.
Kundenservice
- Situation
- Eine Kundenfrage entpuppt sich als Aufgabe für ein anderes Team, aber die Servicekraft weiß nicht, in welches Projekt sie gehört.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz sucht das richtige Projekt, legt die Aufgabe mit einem selbsterklärenden Titel an und weist sie zu.
- Ergebnis
- Das Anliegen landet an der richtigen Stelle statt in einer Mail, die liegen bleibt.
Geschäftsführung
- Situation
- Für einen Lenkungskreis soll klar sein, welche Projekte im Plan liegen und welche aus dem Ruder laufen.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz fasst je Projekt zusammen, was fertig ist, was offen ist und welche Termine bereits verstrichen sind.
- Ergebnis
- Ein Stand der Dinge aus Asana selbst, ohne dass jemand nebenbei eine Tabelle pflegt.
Ihren Asana-Arbeitsbereich anschließen
-
1
Zugang aus Ihrem Asana
Die Anbindung wird mit Zugang aus Ihrer eigenen Asana-Umgebung eingeschaltet. Dieser Zugang bleibt Ihrer und lässt sich dort wieder entziehen.
-
2
Projekte und Rollen wählen
Sie bestimmen, welche Projekte mitmachen, welche Rollen die Assistenz nutzen dürfen und ob sie nur mitschaut oder auch Aufgaben anlegen und abschließen darf.
-
3
Was sie sieht und was nicht
Sie sieht die Projekte in dieser Reichweite und die zugehörigen Aufgaben. Ein nicht einbezogenes Projekt bleibt außen vor, auch auf Nachfrage.
-
4
Was festgehalten wird
Jede Abfrage und jede Änderung steht im Protokoll von IntraGPT. In Asana selbst bleibt an der Aufgabe sichtbar, wann sie angelegt oder angepasst wurde.
Aufgaben sind für das Team sichtbar
Eine Aufgabe in Asana ist keine private Notiz: Kolleginnen sehen Titel, zuständige Person und Termin. Deshalb ist die Reichweite begrenzt und jede Änderung zuordenbar.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt Ihrer
Die Anbindung arbeitet mit Zugang, den Sie selbst ausgeben und wieder entziehen können. IntraGPT speichert keine Passwörter von Mitarbeitenden.
Nur die vereinbarten Projekte
Projekte außerhalb der Reichweite tauchen in keiner Antwort auf. Ein vertrauliches Vorhaben halten Sie heraus, indem Sie es schlicht nicht einbeziehen.
Jede Änderung nachvollziehbar
Angelegte, abgeschlossene und verschobene Aufgaben stehen im Protokoll, mit Zeitpunkt und der vorausgegangenen Anweisung. In Asana bleibt das auch an der Aufgabe sichtbar.
Verarbeitung auf einem eigenen Server
Die Inhalte von Projekten und Aufgaben werden auf einem eigenen Server in Deutschland verarbeitet. Diese Daten gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nicht für Training verwendet.
Fragen zu Asana und IntraGPT
Kann ich Asana an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine verwaltete Verbindung zu Ihrer Asana-Umgebung. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber mit einer Anbindung, die nur die vereinbarten Projekte erreicht, nur auf Anforderung etwas ändert und deren Handlungen festgehalten werden.
Funktioniert IntraGPT mit Asana?
Ja. Asana ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist. Die Assistenz überblickt Projekte, ruft Aufgaben ab, legt Aufgaben mit Person und Termin an und kann sie abschließen oder verschieben. Welche Projekte mitmachen, vereinbaren wir bei der Einrichtung.
Warum fragt die Assistenz zuerst nach dem Projekt?
Weil eine Frage nach allen Aufgaben der gesamten Arbeitsumgebung einen Berg ergibt, mit dem niemand etwas anfangen kann. Vom Projekt zur Aufgabe zu arbeiten hält die Antwort kurz und richtig. Kennen Sie das Projekt nicht genau, hilft sie beim Suchen nach dem Namen.
Kann die Assistenz selbst Aufgaben anlegen oder abhaken?
Nur wenn Sie das einschalten, und nur auf ausdrückliche Aufforderung. Sie zeigt vorher, welche Aufgabe sie anlegen oder ändern will, in welchem Projekt und für wen. Wollen Sie das nicht, schaut sie mit, ohne je etwas in Asana zu ändern.
Warum besteht sie auf zuständiger Person und Termin?
Eine Aufgabe ohne Zuständige und ohne Datum bleibt erfahrungsgemäß liegen. Deshalb fragt die Assistenz danach, bevor sie etwas festhält. Wissen Sie es noch nicht, kann sie die Aufgabe auch ohne Termin anlegen und weist darauf hin, dass er fehlt.
Funktioniert es auch mit mehreren Arbeitsumgebungen?
Ja. Je Arbeitsumgebung vereinbaren Sie, welche Projekte mitmachen und wer die Assistenz nutzen darf. So bleiben die Projekte verschiedener Bereiche getrennt und es taucht keine Aufgabe des einen Teams in der Übersicht des anderen auf.
Was kostet eine Asana-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Projekte und Arbeitsumgebungen, ob die Assistenz auch anlegen und abschließen darf und welche Rollen sie nutzen dürfen. Das machen wir im ersten Gespräch konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Anbindung selbst steht schnell. Die Durchlaufzeit liegt in den Entscheidungen drumherum: welche Projekte mitmachen, wer die Assistenz nutzen darf und ob geschrieben werden soll. Sind die getroffen, kann ein Team noch am selben Tag damit arbeiten.