ClickUp an KI anbinden: vom Space bis zur Aufgabe ohne Durchklicken
ClickUp lässt sich an KI anbinden. Der Assistent findet seinen Weg durch Ihre Einteilung aus Spaces, Ordnern und Listen und sagt, welche Aufgaben dort offen sind, bei wem sie liegen und wann sie fällig werden. Aufgaben anlegen und ändern ist ebenfalls möglich, wenn Sie das freigeben.
Vom Space bis zur Aufgabe: worauf der Assistent kommt
Die Spaces im Blick
Der Assistent kennt die Spaces Ihres Arbeitsbereichs und weiß dadurch, wo er suchen muss. Das ist der Ausgangspunkt: Ohne zu wissen, wie Sie alles eingeteilt haben, ist jede Frage geraten.
Der Weg zur richtigen Liste
Vom Space arbeitet er sich über Ordner zu Listen hinunter. Jede Aufgabe gehört in eine Liste, also ist diese Liste der Anknüpfungspunkt für alles Weitere: finden, anlegen und ändern.
Aufgaben nach Status oder Person finden
Innerhalb einer Liste holt der Assistent die Aufgaben, die zur Frage gehören, etwa alles, was bei einer Kollegin liegt, oder alles, was noch nicht fertig ist. So bekommen Sie eine handhabbare Auswahl statt der ganzen Liste.
Auf Fristen schauen
Fragen Sie, was diese Woche fällig wird, begrenzt der Assistent seine Antwort auf diesen Zeitraum. Das erspart das Durchsehen von Aufgaben, die erst in Monaten anstehen.
Eine Aufgabe anlegen
Der Assistent kann eine Aufgabe in der bestimmten Liste anlegen, mit Name, Beschreibung, zuständiger Person, Status, Priorität, Frist und Labels. Diese Aufgabe erscheint in den Listen anderer, also geschieht das auf ausdrücklichen Wunsch.
Eine Aufgabe ändern
Eine bestehende Aufgabe kann einen anderen Status, eine andere Priorität oder eine neue Frist bekommen. Der Assistent nennt zuerst, welche Aufgabe er meint und was er anpassen will, bevor er es tut.
Was das im Arbeitsalltag bringt
Einführung
- Situation
- Eine Kundin fragt, wie weit ihre Einführung ist, und es gibt je Kunde eine eigene Liste.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Liste dieser Kundin und ordnet die Aufgaben nach Status.
- Ergebnis
- Eine Antwort, die dem entspricht, was in ClickUp steht, ohne dass jemand die Liste öffnen muss.
Kundenservice
- Situation
- Eine Meldung von letzter Woche wurde an ein Team weitergegeben, das in einem anderen Space arbeitet.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet die richtige Liste in diesem Space und liest Status und zuständige Person vor.
- Ergebnis
- Die Servicemitarbeiterin kann die Kundin informieren, ohne das andere Team zu stören.
Bildung
- Situation
- Ein Programmteam will wissen, welche Aufgaben in diesem Monat fällig werden und bei wem sie liegen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent begrenzt seine Antwort auf diesen Monat und nennt je Aufgabe die verantwortliche Person.
- Ergebnis
- Eine Übersicht, die in der Besprechung vorgelesen werden kann, statt vorher erstellt zu werden.
Operations
- Situation
- In einem Gespräch kommt eine Folgeaufgabe auf, die sonst in einem Notizblock bleibt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt eine Aufgabe mit Name, Frist und zuständiger Person vor und legt sie nach Freigabe an.
- Ergebnis
- Die Aufgabe steht in der richtigen Liste und nicht in jemandes Kopf.
Marketing
- Situation
- Nach einer Übergabe müssen fünf Aufgaben von in Prüfung in den abschließenden Status.
- Was der Agent tut
- Der Assistent nutzt die Statusnamen dieses Space und ändert die Aufgaben eine nach der anderen.
- Ergebnis
- Die Liste stimmt wieder, in den Worten, die dieses Team selbst eingestellt hat.
Einrichten und begrenzen
-
1
Anbindung aktivieren
Sie wählen ClickUp in IntraGPT und geben der Anbindung Zugang zu Ihrem Arbeitsbereich. Dieser Zugang kommt von Ihnen und lässt sich ebenso leicht wieder entziehen.
-
2
Den Umfang festlegen
Sie halten fest, welche Spaces und Listen mitmachen. Was darüber hinausgeht, existiert für den Assistenten nicht, auch nicht, wenn jemand ausdrücklich danach fragt.
-
3
Was der Assistent bekommt
Je Frage kommt eine begrenzte Auswahl an Aufgaben zurück. Anhänge, Kommentare und die Zeiterfassung bleiben außerhalb der Antwort.
-
4
Mitlesen oder mitarbeiten
Anlegen und Ändern werden separat freigegeben. Sind sie aus, beantwortet der Assistent nur Fragen. Sind sie an, landet jede Änderung im Protokoll.
Aufgaben sagen etwas über Menschen
In einer Aufgabenliste steht, wer woran arbeitet, was liegen bleibt und welche Kunden Probleme machen. Diese Information sollte nicht einfach bei allen landen.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Zugang in Ihrer Hand
Den Zugang zu ClickUp geben Sie und ziehen ihn auch wieder zurück. Geschieht das, kann der Assistent ab sofort nichts mehr abrufen.
Zuweisungen bleiben sichtbare Arbeit
Weist der Assistent eine Aufgabe zu, bekommt diese Kollegin in ClickUp wie gewohnt eine Benachrichtigung. Deshalb bestätigt er zuerst, wem er die Aufgabe geben will.
Alles nachvollziehbar
Im Protokoll steht je Aktion, welche Liste oder Aufgabe berührt wurde und was dabei herauskam. Im Nachhinein ist also feststellbar, wer wann um eine Änderung bat.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Der Inhalt Ihrer Aufgaben geht nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und wird nirgends für Training verwendet.
Fragen zur ClickUp-Anbindung
Kann ich ClickUp an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu ClickUp und kann Ihre Einteilung aus Spaces und Listen nicht durchgehen. Was Sie hineinkopieren, ist eine Momentaufnahme und verlässt zudem Ihre Umgebung. IntraGPT schaut live in ClickUp, mit dem Zugang, den Sie selbst geben, und hält jede Aktion fest.
Funktioniert IntraGPT mit ClickUp?
Ja. ClickUp steht im Anbindungskatalog von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent kann Spaces und Listen durchgehen, Aufgaben finden und, wenn Sie es erlauben, eine Aufgabe anlegen oder ändern.
Unsere Status heißen in jedem Space anders, funktioniert das?
Ja, und das berücksichtigen wir bei der Einrichtung. Das eine Team arbeitet mit to do, doing und done, das andere mit übernommen, in Prüfung und übergeben. Der Assistent geht nicht von einer Standardliste aus, sondern nutzt die Status, die in diesem Space eingestellt sind. So liefert die Frage was ist fertig wirklich das, was dieses Team als fertig ansieht, und keine leere Antwort.
Kann der Assistent eine Aufgabe löschen?
Nein. Er kann Aufgaben finden, anlegen und ändern. Löschen ist bewusst nicht vorgesehen, ebenso wenig das Verändern der Einteilung aus Spaces, Ordnern und Listen. Das bleibt Arbeit für jemanden mit den passenden Rechten in ClickUp, denn eine gelöschte Aufgabe ist schwerer zurückzuholen als ein falsch gesetzter Status.
Was ist mit Spaces, die ein Team nicht sehen darf?
Die halten Sie aus der Anbindung heraus. Sie bestimmen, welche Spaces und Listen mitmachen, und alles darüber hinaus ist für den Assistenten unsichtbar. Das hilft etwa bei einem Space für Personalangelegenheiten oder für heikle Kundenakten: Ein Assistent für die Belegschaft kann daraus dann nicht versehentlich zitieren.
Wer wird benachrichtigt, wenn der Assistent eine Aufgabe zuweist?
Dieselben Personen, die auch benachrichtigt werden, wenn eine Kollegin das tut. Eine neue Aufgabe oder eine geänderte Zuweisung landet in deren Liste und in deren Benachrichtigungen. Deshalb zeigt der Assistent zuerst, wen er benennen will und mit welcher Frist, und legt die Aufgabe erst danach an.
Was kostet eine ClickUp-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der beteiligten Spaces und Listen, wie unterschiedlich die Status je Space eingerichtet sind und ob der Assistent auch Aufgaben anlegen und ändern darf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Aktivieren und das Durchgehen der ersten Spaces schafft man in einer Stunde. Festzuhalten, welche Listen standardmäßig genutzt werden und welche Statusnamen dort gelten, dauert etwas länger, weil es je Team verschieden ist. In der Praxis steht eine erste funktionierende Einrichtung binnen einer Woche.