Monday.com an KI anbinden: Antworten aus dem Board ohne Scrollen
Monday.com lässt sich an KI anbinden. Der Assistent schaut auf die Boards, die Sie bestimmen, liest die Spalten eines Items und sagt in normaler Sprache, wie der Stand ist. Auf Wunsch fügt er ein Item in der genannten Gruppe hinzu oder aktualisiert eine Spalte, etwa einen Status oder ein Datum.
Was der Assistent auf einem Board für Sie tut
Items auf einem Board finden
Sie nennen das Board und der Assistent findet die Zeile, die Sie meinen, über den Namen einer Kundin, einer Bewerberin oder eines Auftrags. Er bleibt bei diesem einen Board, damit sich keine Zeilen einer anderen Abteilung einmischen.
Die Spalten mitlesen
Die Spalten neben einem Item tragen die Bedeutung: Status, zuständige Person, Frist, Betrag. Der Assistent liest genau die Spalten, die zur Frage gehören, und macht daraus eine Antwort in normaler Sprache.
Gruppen berücksichtigen
Ein Board ist in Gruppen unterteilt, etwa nach Monat oder nach Phase. Der Assistent nutzt diese Einteilung, damit eine Frage zu diesem Quartal nicht die gesamte Historie des Boards mitnimmt.
Ein Item hinzufügen
Kommt eine neue Anfrage oder ein Auftrag herein, setzt der Assistent sie als Item auf das Board, in die von Ihnen bestimmte Gruppe und mit ausgefüllten Spalten. Das ganze Team sieht diese Zeile, also handelt er nach Ihrer Zustimmung.
Status oder Datum ändern
Ein bestehendes Item kann einen anderen Status oder eine neue Frist bekommen. Der Assistent nennt zuerst Item und Spalte, die er ändern will, damit Sie sehen, was sich verschiebt, bevor es geschieht.
Die Updates unter einem Item
Unter einem Item hält das Team den Fortschritt in Updates fest. Die liest der Assistent mit, damit er den Kontext hinter einem Status geben kann und nicht nur das Label.
Teams, die ihre Arbeit auf einem Board führen
Recruiting
- Situation
- Eine Hiring Managerin will wissen, wie viele Kandidaten zu einer Stelle in der Gesprächsphase stehen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schaut auf das Stellenboard und zählt die Items in dieser Phase.
- Ergebnis
- Eine sofortige Antwort, ohne dass die Recruiterin das Board öffnen und filtern muss.
Marketing
- Situation
- Zum Wochenstart muss klar sein, welche Kampagnen-Items in den nächsten Tagen fällig sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent geht das Kampagnenboard nach Frist durch und nennt die zuständige Person dazu.
- Ergebnis
- Eine Liste im Gespräch, zu der sofort nachgefragt werden kann.
Innendienst
- Situation
- Ein Kunde ruft wegen seiner Bestellung an, und der Kollege, der das Board pflegt, ist nicht da.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht das Item nach Kundennamen und liest Status und erwartetes Datum vor.
- Ergebnis
- Der Kunde bekommt seine Antwort im Telefonat statt erst später am Tag.
Einkauf
- Situation
- Aus einer E-Mail kommt eine neue Anfrage, die auf das Einkaufsboard gehört.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt ein Item mit Lieferant, Beschreibung und Wunschtermin vor und setzt es nach Freigabe auf das Board.
- Ergebnis
- Die Anfrage steht in derselben Form auf dem Board wie der Rest, ohne Abtippen.
Projektleitung
- Situation
- Nach einer Besprechung haben sich drei Status geändert, die noch in Monday landen müssen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent aktualisiert die Items eines nach dem anderen, jeweils nachdem er gezeigt hat, was er ändert.
- Ergebnis
- Das Board stimmt wieder, bevor die Besprechung vorbei ist.
Anschließen und abgrenzen
-
1
Die Anbindung aktivieren
In IntraGPT wählen Sie Monday.com und geben der Anbindung Zugang zu Ihrer Umgebung. Diesen Zugang geben Sie selbst und können ihn jederzeit wieder beenden.
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2
Boards bestimmen
Sie legen fest, welche Boards mitmachen. Arbeiten mehrere Abteilungen im selben Workspace, bleiben die Boards der anderen Abteilungen außer Sicht.
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3
Was in die Antwort kommt
Der Assistent holt die Zeilen und Spalten, die zur Frage gehören. Dateien und der Rest des Boards bleiben außerhalb des Gesprächs.
-
4
Hinzufügen und ändern
Ob der Assistent nur mitschaut oder auch etwas auf das Board setzen darf, wählen Sie. Darf er schreiben, steht jede Ergänzung und Änderung im Protokoll.
Ein Board sieht der ganze Workspace
Alles, was der Assistent auf ein Board setzt oder dort ändert, sehen alle mit Zugriff auf dieses Board. Deshalb steht vorher fest, wohin er darf und was er anpassen darf.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Zugang, den Sie geben
Die Anbindung arbeitet mit einem Zugang, den Sie in Monday.com selbst erteilen und auch wieder zurückziehen können. Geschieht das, stoppt die Anbindung sofort.
Schreiben ist vom Lesen getrennt
Mitschauen und Festhalten sind zwei getrennte Entscheidungen. Ein Assistent, der nur Fragen beantwortet, kann schlicht nichts auf ein Board setzen.
Nachvollziehbar, wer was wollte
Jede Aktion steht mit Board und Ergebnis im Protokoll. Bei einem geänderten Status ist also nachzuvollziehen, wann und auf wessen Wunsch das geschah.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Was auf Ihren Boards steht, geht nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und wird nirgends für Training verwendet.
Häufige Fragen zu Monday.com und IntraGPT
Kann ich Monday.com an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine eingebaute Verbindung zu Monday.com. Sie können ein Board exportieren und die Datei hochladen, aber dann ist die Antwort eine Momentaufnahme und Ihre Planung liegt bei einem öffentlichen Dienst. IntraGPT schaut live auf das Board, mit dem Zugang, den Sie selbst geben, und hält fest, was getan wurde.
Funktioniert IntraGPT mit Monday.com?
Ja. Monday.com steht im Anbindungskatalog von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent kann Boards und Items prüfen und, wenn Sie das freigeben, ein Item hinzufügen oder eine Spalte aktualisieren.
Unsere Spalten heißen anders, funktioniert das?
Ja, und darauf achten wir bei der Einrichtung. Auf einem über Jahre gewachsenen Board heißt eine Spalte oft anders als das, was darin steht, und manchmal nutzen zwei Teams dasselbe Wort für Verschiedenes. Wir halten je Board fest, welche Spalte den Status trägt, welche die Frist und welche die zuständige Person, damit der Assistent in Ihrer Sprache antwortet und nicht in der einer Standardvorlage.
Kann der Assistent selbst ein neues Board anlegen?
Nein. Er arbeitet auf Boards, die es schon gibt: Items hinzufügen und Spalten aktualisieren. Ein Board aufzusetzen, Spalten hinzuzufügen und Automationen einzurichten bleibt Arbeit, die jemand in Monday selbst erledigt. Das ist Absicht: Der Aufbau eines Boards ist eine Absprache im Team, und die lassen wir kein Modell erfinden.
Funktioniert es auch bei mehreren Workspaces?
Ja. Je Anbindung bestimmen Sie, welche Boards mitmachen, auch wenn sie in verschiedenen Workspaces liegen. Umgekehrt können Sie einen Workspace bewusst außen vor lassen, etwa ein Board mit Gehaltsdaten oder ein Board der Geschäftsführung. Der Assistent sieht dann nicht einmal, dass es existiert.
Wer sieht es, wenn der Assistent etwas ändert?
Alle mit Zugriff auf dieses Board, genau wie bei einer Kollegin, die etwas anpasst. Ein neues Item oder ein geänderter Status kann außerdem Benachrichtigungen bei den Personen auslösen, die dem Item folgen. Deshalb zeigt der Assistent zuerst, was er tun will, handelt erst nach Zustimmung, und danach steht es im Protokoll.
Was kostet eine Monday.com-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der beteiligten Boards, wie eigenwillig sie eingerichtet sind und ob der Assistent auch etwas auf ein Board setzen darf. Das klären wir in einem kurzen Gespräch.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Anbindung zu aktivieren und die ersten Boards zu bestimmen kostet eine halbe Stunde. Danach geht die Zeit in die Spalten und die Gruppen: Wie Sie sie nutzen, ist je Team verschieden, und das halten wir fest. In der Praxis steht eine funktionierende Einrichtung in wenigen Tagen.