Trello an KI anbinden: Karten, die auf dem richtigen Board landen
Trello lässt sich an KI anbinden. Die Assistenz weiß, welche Boards es gibt, liest, was auf einem Board steht, legt eine Karte in der von Ihnen benannten Liste an, aktualisiert Name, Beschreibung oder Fälligkeit und setzt einen Kommentar unter eine Karte. Anlegen und Ändern berührt ein Board, auf dem Kolleginnen arbeiten, deshalb geschieht es auf Anforderung und nie aus eigenem Antrieb.
Board, Liste und Karte in der Hand der Assistenz
Wissen, welche Boards es gibt
Die Assistenz kennt die Boards, die in der vereinbarten Reichweite liegen. Nennen Sie ein Board beim Namen, weiß sie, welches gemeint ist, und niemand muss einen Link heraussuchen.
Sehen, was auf einem Board steht
Sie liest die Karten eines Boards mit ihrer Liste, ihrer Frist und dem Stand der Erledigung. So beantwortet sie Fragen wie: Was ist diese Woche auf dem Umbau-Board noch offen.
Eine Karte in der richtigen Liste anlegen
Eine Karte gehört immer in eine Liste, Sie benennen also, wohin sie kommt. Die Assistenz ergänzt Name, Beschreibung und auf Wunsch ein Datum sowie die beteiligten Personen.
Eine Karte aktualisieren
Name, Beschreibung und Frist lassen sich anpassen, eine Karte kann in eine andere Liste umziehen, und erledigte Arbeit kann archiviert werden. Das Archivieren ist in Trello umkehrbar.
Ein Kommentar unter der Karte
Eine Entscheidung, eine Rückmeldung oder das Ergebnis eines Gesprächs kommt als Kommentar an die Karte. So bleibt die Diskussion bei der Arbeit statt in einem separaten Kanal oder einem Postfach.
Situationen, in denen das Board mitkommt
Marketing
- Situation
- Nach einer Redaktionsrunde sind sieben Ideen besprochen, aber am Ende des Tages steht nichts auf dem Board.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz legt je Idee eine Karte in der Ideenliste an, mit der abgestimmten Beschreibung und der verantwortlichen Person.
- Ergebnis
- Die Besprechung landet auf dem Board, solange sie frisch ist, statt in einem Notizblock, den niemand wieder liest.
E-Commerce
- Situation
- Bei einem Produktlaunch will die Koordinatorin wissen, was noch offen ist und was über die Frist gelaufen ist.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz liest das Launch-Board und stellt die Karten über ihrem Datum nach oben, mit der verantwortlichen Person.
- Ergebnis
- Ein ehrliches Bild der Planung, ohne dass jemand das Board Karte für Karte durchgeht.
Bildung und Forschung
- Situation
- Eine Forschungsgruppe führt die Schritte eines Förderantrags auf einem Board und die Einreichungsfrist verschiebt sich.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz aktualisiert das Datum der betroffenen Karten und notiert unter jeder kurz, warum es sich verschiebt.
- Ergebnis
- Alle, die der Karte folgen, sehen das neue Datum samt Begründung, ohne separate Mail an die Gruppe.
Kundenservice
- Situation
- Eine wiederkehrende Beschwerde gehört als Verbesserungspunkt zum Produktteam, aber die Servicekraft kennt dieses Board nicht.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz legt die Karte in der Liste der Verbesserungen an und fasst die Beschwerde so zusammen, dass das Team sie allein versteht.
- Ergebnis
- Signale aus dem Service erreichen das Board systematisch, statt in einem Ticket hängen zu bleiben.
Geschäftsführung
- Situation
- Vor der wöchentlichen Runde will jemand den Stand wissen, aber drei Team-Boards durchzugehen kostet eine halbe Stunde.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz fasst je Board zusammen, was erledigt ist, was läuft und was liegen geblieben ist.
- Ergebnis
- Ein kurzer Stand der Dinge, der auf dem Board selbst beruht und bereit für die Besprechung ist.
Ihr Trello-Board anschließen
-
1
Einschalten in IntraGPT
Die Anbindung wird mit Zugangsdaten aus Ihrem eigenen Trello-Konto eingeschaltet. Was Sie selbst ausgeben, können Sie auch selbst wieder zurückziehen.
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2
Reichweite und Rollen
Sie bestimmen, welche Boards mitmachen und welche Rollen die Assistenz nutzen dürfen. Ebenso wählen Sie, ob sie nur mitschaut oder auch Karten anlegen und aktualisieren darf.
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3
Was sie sieht und was nicht
Sie sieht die Boards in dieser Reichweite und die Karten darauf. Ein Board eines anderen Teams bleibt außen vor, auch wenn jemand den Namen nennt.
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4
Spuren jeder Änderung
Jede Handlung steht im Protokoll von IntraGPT, und in Trello erscheint sie in der Aktivität der Karte. Eine angelegte Karte oder eine verschobene Frist ist also von zwei Seiten nachvollziehbar.
Ein Board, das das ganze Team sieht
Alles, was die Assistenz auf eine Karte schreibt, steht dort für jeden mit Zugriff auf dieses Board. Deshalb ist die Reichweite begrenzt und jede Schreibaktion ein bewusster Schritt.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt Ihrer
Die Anbindung arbeitet mit Zugang, den Sie selbst ausgeben und mit einem Handgriff wieder entziehen. IntraGPT speichert kein Trello-Passwort.
Nicht weiter als die vereinbarte Reichweite
Boards, die nicht dazugehören, bleiben für die Assistenz unsichtbar. Es gibt keinen Weg, über eine geschickte Frage doch an ein anderes Board zu kommen.
Schreiben auf Anforderung
Eine Karte anlegen, eine Frist verschieben oder einen Kommentar setzen geschieht nach einer ausdrücklichen Anweisung, und die Assistenz zeigt vorher, was auf die Karte soll.
Verarbeitung auf einem eigenen Server
Die Inhalte von Karten und Kommentaren werden auf einem eigenen Server in Deutschland verarbeitet. Dieser Text geht nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und wird nicht zum Training genutzt.
Häufige Fragen zu Trello und KI
Kann ich Trello an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine verwaltete Verbindung zu Ihrer Trello-Umgebung. Mit IntraGPT chatten Sie genauso, aber mit einer Anbindung, die nur die vereinbarten Boards erreicht, nur auf Anforderung schreibt und deren Handlungen festgehalten werden.
Funktioniert IntraGPT mit Trello?
Ja. Trello ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist. Die Assistenz liest Boards und Karten, legt Karten in der benannten Liste an, aktualisiert sie und setzt Kommentare. Welche Boards mitmachen, vereinbaren wir bei der Einrichtung.
Sieht die Assistenz alle unsere Boards?
Nein. Sie erreicht die Boards innerhalb der vereinbarten Reichweite und nicht mehr. Führt ein Team ein Board, das privat bleiben soll, fällt es schlicht heraus und taucht in keiner Antwort auf.
Kann die Assistenz selbst Karten anlegen oder ändern?
Nur wenn Sie das einschalten, und nur auf ausdrückliche Aufforderung. Sie zeigt vorher, welche Karte sie anlegen oder ändern will und in welche Liste sie kommt. Wollen Sie das nicht, schaut sie mit, ohne je etwas auf ein Board zu setzen.
Kann eine Karte verschwinden?
Nein, Löschen gehört nicht dazu. Möglich ist das Archivieren, wenn die Arbeit erledigt ist, und das holen Sie in Trello mit wenigen Klicks zurück. Endgültig verloren geht also nichts.
Funktioniert es auch mit mehreren Teams und Boards?
Ja. Je Team vereinbaren Sie, welche Boards mitmachen und welche Mitarbeitenden die Assistenz nutzen dürfen. So verhindern Sie auch, dass eine Karte des einen Teams in der Übersicht des anderen auftaucht.
Was kostet eine Trello-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Boards, ob die Assistenz auch anlegen und aktualisieren darf und welche Rollen sie nutzen dürfen. Das machen wir im ersten Gespräch konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Einschalten geht schnell. Die Zeit geht vor allem in die Abstimmung, welche Boards in Reichweite liegen, wer die Assistenz nutzen darf und ob geschrieben werden soll. Danach kann das Team noch am selben Tag damit arbeiten.