BambooHR an KI anbinden: wer ist heute frei, ohne das HR-System zu öffnen
BambooHR lässt sich an KI anbinden, und die Anbindung liest ausschließlich. In einer Frage sagt der Assistent, wer im kommenden Zeitraum abwesend ist, wer beschäftigt ist, was zu einer einzelnen Person hinterlegt ist und welche Urlaubsanträge in einem Zeitraum liegen. Ändern kann er nichts: Urlaub beantragen, genehmigen oder ein Datum aktualisieren bleibt in BambooHR selbst.
Was der Assistent aus BambooHR abruft
Wer im kommenden Zeitraum weg ist
Nennen Sie einen Zeitraum, und der Assistent sagt, wer an diesen Tagen abwesend ist. Das ist die direkte Antwort auf die Frage, wer heute frei hat, ohne vorher einen Stapel Anträge durchzugehen.
Wer beschäftigt ist
Der Assistent sieht die Belegschaftsliste ein, so wie BambooHR sie zeigt, mit Angaben wie Name, Funktion und Abteilung. Praktisch, um zu klären, wer zu welchem Team gehört oder wer die richtige Person für eine Frage ist.
Was zu einer Person hinterlegt ist
Zu einer einzelnen Person ruft der Assistent nur die Angabe ab, um die es geht. Fragen Sie nach einem Eintrittsdatum, kommt das Eintrittsdatum zurück und nicht die gesamte Personalakte.
Urlaubsanträge in einem Zeitraum
Der Assistent listet die Anträge eines Zeitraums mit Art und Status auf. Sie sehen auf einen Blick, was beantragt, was genehmigt und was noch offen ist.
Nur abfragen, nichts ändern
Die Anbindung liest. Es gibt keine Möglichkeit, einen Antrag zu stellen, einen Status zu ändern oder ein Feld zu aktualisieren, in BambooHR ändert sich durch den Assistenten also nie etwas.
Ihre eigene Umgebung
Die Anbindung arbeitet mit Ihrem eigenen BambooHR und nicht mit einer Kopie. Was dort heute Morgen geändert wurde, steckt also auch in der Antwort von heute Nachmittag.
Fragen, die nicht mehr bei HR landen müssen
Teamleitung
- Situation
- Eine Teamleitung will die Besetzung für nächste Woche klären und muss wissen, wer an diesen Tagen weg ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent meldet die Abwesenheiten dieser Woche und listet je Tag auf, wer fehlt.
- Ergebnis
- Die Planung startet mit einem vollständigen Bild, ohne dass zuerst bei HR eine Übersicht angefragt werden muss.
Büroorganisation
- Situation
- Ein Kunde ruft nach jemandem, der nicht abnimmt, und der Empfang will wissen, ob diese Person heute überhaupt arbeitet.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft die Abwesenheiten von heute und nennt, bis wann die Kollegin weg ist.
- Ergebnis
- Die anrufende Person bekommt sofort eine realistische Auskunft, statt an einen leeren Schreibtisch verbunden zu werden.
HR-Betrieb
- Situation
- Für die monatliche Runde will HR sehen, welche Urlaubsanträge noch auf eine Entscheidung warten.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Anträge des Monats und hebt hervor, was noch nicht bearbeitet ist.
- Ergebnis
- Eine kurze Liste zum Abarbeiten in BambooHR statt eines Rundgangs durch sämtliche Anträge.
Onboarding
- Situation
- Ein neuer Kollege startet nächsten Monat, und seine Patin will wissen, wer im Team ist und was die Leute machen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sieht die Belegschaftsliste ein und wählt die Personen der betreffenden Abteilung aus.
- Ergebnis
- Eine fertige Vorstellungsliste, zusammengestellt aus der Quelle, die HR ohnehin pflegt.
Von der Anbindung zur ersten Frage
-
1
An Ihr BambooHR anschließen
Die Anbindung wird in IntraGPT eingeschaltet und mit Ihrem eigenen BambooHR verbunden, über einen Schlüssel, den Sie dort selbst ausgeben. In BambooHR muss sonst nichts angepasst werden.
-
2
Rechte und Rollen
Die Anbindung sieht nicht mehr, als die Person sehen darf, unter der sie angelegt wurde. Zusätzlich bestimmen Sie in IntraGPT, welche Rollen den HR-Assistenten nutzen dürfen, damit nicht jeder dieselben Fragen stellen kann.
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3
Was der Assistent kann und was nicht
Abfragen kann er, ändern nicht. Welche der vier Arten von Fragen mitmachen, wählen Sie selbst. Wollen Sie nur die Abwesenheitsfrage beantworten, bleiben die Personendaten außerhalb der Anbindung.
-
4
Was protokolliert wird
Jede Frage landet mit ihrem Ergebnis im Protokoll. Bei einer Frage zu einer einzelnen Person ist also sichtbar, wer sie gestellt hat und worum es ging, was bei Personaldaten kein überflüssiger Luxus ist.
Personaldaten: nur, was die Frage braucht
Neben Funktion und Abteilung liegen in BambooHR auch heiklere Dinge wie Vertrags- und Gehaltsangaben. Eine KI-Anbindung auf so einem System sollte deshalb nicht möglichst viel können, sondern möglichst wenig zurückgeben.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nicht mehr, als die Frage verlangt
Der Assistent ruft die Angabe ab, um die es geht, und nicht die ganze Akte. Eine Frage nach einem Jubiläumsdatum liefert dieses Datum, keine Übersicht über die Arbeitsbedingungen einer Person.
Wer den HR-Assistenten nutzen darf
Sie bestimmen, welche Rollen Zugang bekommen. Ein Assistent für die gesamte Organisation kann so nur sagen, wer abwesend ist, während ein Assistent für HR weiter blicken darf.
Jede Frage ist nachvollziehbar
Was abgefragt wurde und von wem, steht im Protokoll. Eine Frage zu einer Kollegin lässt sich damit im Nachhinein begründen, und genau das will eine Datenschutzbeauftragte sehen können.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Daten von Mitarbeitenden gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends zum Training eines Modells verwendet.
Fragen zur BambooHR-Anbindung
Kann ich BambooHR an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu BambooHR, und Personaldaten gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. Mit IntraGPT stellen Sie dieselben Fragen, aber über eine Anbindung, die nur liest, nicht mehr zurückgibt als nötig und festhält, wer worum gebeten hat.
Funktioniert IntraGPT mit BambooHR?
Ja. BambooHR gehört zu den Anbindungen, die IntraGPT standardmäßig unterstützt: wer abwesend ist, wer beschäftigt ist, was zu einer Person hinterlegt ist und welche Urlaubsanträge in einem Zeitraum liegen. Alles ausschließlich lesend.
Kann der Assistent in BambooHR Urlaub beantragen oder genehmigen?
Nein. Diese Anbindung liest ausschließlich: Jede Frage ruft Daten ab, und nichts schreibt etwas zurück. Einen Antrag stellen, genehmigen oder eine Angabe ändern bleibt also in BambooHR selbst. Der Assistent kann zeigen, was beantragt wurde und wie der Stand ist, damit die entscheidende Person nicht suchen muss.
Sieht der Assistent auch Gehalts- und Vertragsangaben?
Nur wenn der genutzte Zugang sie ohnehin sehen darf und ausdrücklich danach gefragt wird. In der Praxis richten wir die Anbindung so ein, dass sie genau genug sieht für die Fragen, die Sie beantworten wollen. Sollen Gehaltsangaben ganz außer Reichweite bleiben, schließen wir sie bei der Einrichtung aus.
Könnten Mitarbeitende so Daten von Kolleginnen abfragen?
Das entscheiden Sie über die Rollen. Ein Assistent für die gesamte Organisation kann etwa sagen, wer diese Woche frei hat, denn das ist Betriebsinformation, aber nicht, wer welchen Vertrag hat. Ein HR-Assistent darf mehr und steht nur den Menschen offen, die es beruflich brauchen. Zudem teilt der Assistent nie ungefragt Angaben zu Dritten.
Funktioniert es weiter, wenn die Administratorin das Unternehmen verlässt?
Darüber lohnt es sich vorab nachzudenken. Der Zugang der Anbindung gehört zu einem Konto in BambooHR, wird dieses Konto geschlossen, endet die Anbindung. Legen Sie sie deshalb auf ein Konto, das zur Funktion gehört und nicht zu einer Person, dann übersteht der Assistent einen Personalwechsel.
Was kostet eine BambooHR-Anbindung?
Die Anbindung gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Fragen, die Sie beantwortet haben wollen, wie weit der Zugang reichen darf und welche Rollen in IntraGPT den HR-Assistenten nutzen dürfen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung steht schnell und ist am selben Tag testbar. Die Laufzeit steckt in den Entscheidungen drumherum: auf welchem Zugang die Anbindung läuft und wer den Assistenten nutzen darf. Starten Sie mit der Abwesenheitsfrage; sie nimmt in der Praxis sofort den größten Teil des Fragenaufkommens weg.