Personio an KI anbinden: Belegschaft, Abwesenheiten und Stellen in einem Gespräch
Personio lässt sich als lesende Anbindung an KI anschließen. Der Assistent sieht die Belegschaft ein, meldet die Abwesenheiten in dem Zeitraum, den Sie nennen, und ruft die offenen Stellen aus Personio Recruiting ab. Erfassen, einreichen oder genehmigen gehört nicht dazu: Die Anbindung schaut in Personio hinein, ändert dort aber nichts.
Welche Daten der Assistent aus Personio holt
Die Belegschaft einsehen
Der Assistent sieht nach, wer dort arbeitet, in welcher Funktion und seit wann, so wie es in Personio erfasst ist. Fragen zur Größe einer Abteilung oder zu einem Beschäftigungsverhältnis lassen sich so ohne Anmeldung beantworten.
Abwesenheit in einem konkreten Zeitraum
Nennen Sie Anfang und Ende, und der Assistent meldet die erfasste Abwesenheit in diesem Zeitraum. Ohne Zeitraum ist die Frage zu weit, also fragt er danach, statt selbst etwas anzunehmen.
Urlaub und Krankheit auseinanderhalten
In Personio sind Urlaub und Krankmeldung verschiedene Arten von Abwesenheit. Der Assistent hält an dieser Unterscheidung fest, damit eine Frage zu Urlaub keine Fehlzeitenzahlen liefert und umgekehrt.
Offene Stellen aus Recruiting
Der Assistent ruft ab, welche Stellen in Personio Recruiting offen sind. Praktisch für eine Führungskraft, die wissen will, welche Rollen laufen, oder für jemanden, der intern eine Empfehlung aussprechen möchte.
Einsehen, nicht ändern
Die Anbindung liest. Urlaub erfassen, eine Krankmeldung übermitteln, eine Stelle ausschreiben oder eine Angabe anpassen geht damit nicht; dafür bleibt Personio selbst der Ort.
Situationen, in denen das hilft
Führungskräfte
- Situation
- Eine Managerin plant einen Projektstart und will wissen, wer in der Startwoche verfügbar ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent meldet die erfasste Abwesenheit dieser Woche für das betreffende Team.
- Ergebnis
- Der Starttermin wird mit Blick auf die Urlaube gewählt, statt dass sie später quer durch den Plan laufen.
Einzelhandel
- Situation
- Eine Filialleitung will wissen, wie viele Menschen formal zu ihrem Standort gehören, bevor sie eine Dienstplanänderung vorschlägt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sieht die Belegschaft ein und zählt die Personen dieses Standorts.
- Ergebnis
- Der Vorschlag geht mit einer stimmigen Zahl raus, ohne dass HR einen Auszug erstellen muss.
Recruiting
- Situation
- Ein Mitarbeiter möchte eine frühere Kollegin empfehlen, weiß aber nicht, welche Stellen gerade offen sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent ruft die offenen Stellen aus Personio Recruiting ab und nennt die Rollen mit ihrer Abteilung.
- Ergebnis
- Die Empfehlung landet bei der richtigen Stelle, und das Recruiting wird nicht für eine Liste unterbrochen.
Geschäftsführung
- Situation
- Zum Quartalsgespräch will die Leitung sehen, wie sich die Besetzung je Abteilung zur Zahl der offenen Rollen verhält.
- Was der Agent tut
- Der Assistent stellt die Belegschaft je Abteilung neben die offenen Stellen.
- Ergebnis
- Ein Bild in der Sitzung selbst, wofür früher erst eine Anfrage an HR nötig war.
So ist die Verbindung aufgesetzt
-
1
An Ihr Personio anschließen
Die Anbindung wird in IntraGPT eingeschaltet und mit Ihrer eigenen Personio-Umgebung verbunden, über Zugangsdaten, die Sie dort selbst ausgeben und auch wieder zurückziehen können.
-
2
Wer den Assistenten fragen darf
In IntraGPT wählen Sie, welche Rollen die Personio-Fragen stellen dürfen. Ein Assistent für alle Mitarbeitenden kann sich auf Besetzung und Stellen beschränken, während HR weiter blicken darf.
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3
Was in Reichweite liegt und was nicht
Sie bestimmen, welche der drei Themen mitmachen: Personal, Abwesenheit und Stellen. Schreiben steckt ohnehin nicht in der Anbindung, egal was der Assistent gefragt wird, in Personio ändert sich nichts.
-
4
Im Protokoll mitlesen
Jede Frage wird mit der fragenden Person und dem Ergebnis festgehalten. Bei Personaldaten ist das keine Formalie: Es macht im Nachhinein belegbar, dass nicht mehr abgerufen wurde als nötig.
Was mit personenbezogenen Daten geschieht
Personio enthält Daten, die unter die DSGVO fallen, bis hin zu Vertrags- und Gehaltsfeldern. Die Anbindung ist deshalb schmal gehalten: einsehen, was nötig ist, und nichts darüber hinaus.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Antwort auf die Frage, nicht die ganze Akte
Der Assistent gibt zurück, wonach gefragt wurde. Eine Frage nach dem Eintrittsdatum einer Person liefert dieses Datum, keine Übersicht über Gehalt, Vertragsform oder Beurteilungen.
Zwei Arten von Assistent, zwei Arten von Zugang
Ein Assistent für die Belegschaft und ein Assistent für HR sind nicht dasselbe. Sie legen je Rolle fest, was gefragt werden darf, damit heikle Fragen nur denen offenstehen, die sie beruflich stellen.
Nachvollziehbar, wer was gefragt hat
Jeder Abruf steht im Protokoll. Das ist bei einer internen Prüfung angenehm und gibt der Datenschutzbeauftragten etwas Konkreteres als ein Versprechen.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Personaldaten verlassen diese Umgebung nicht und werden nirgends zum Training eines Modells verwendet.
Häufige Fragen zu Personio und KI
Kann ich Personio an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Personio, und Personaldaten fügt man nicht in einen öffentlichen Chatbot ein. IntraGPT bietet dieselbe Art zu fragen, aber mit einer Anbindung, die nur liest, je Rolle abgegrenzt ist und festhält, wer was abgerufen hat.
Funktioniert IntraGPT mit Personio?
Ja. Personio gehört zu den Anbindungen, die IntraGPT standardmäßig unterstützt: die Belegschaft einsehen, die Abwesenheit in einem Zeitraum abrufen und die offenen Stellen aus Personio Recruiting holen. Alle drei ausschließlich lesend.
Kann der Assistent Urlaub erfassen oder eine Krankmeldung übermitteln?
Nein. Die Anbindung liest ausschließlich und kann in Personio nichts erfassen oder ändern. Urlaub beantragen, krankmelden und genehmigen bleibt in Personio selbst, wo es hingehört. Der Assistent zeigt dagegen die erfasste Abwesenheit, damit eine Führungskraft sieht, was schon steht, bevor sie etwas plant.
Bekommen wir Krankmeldungen zu sehen, wenn wir nach Urlaub fragen?
Nein, und das ist Absicht. In Personio sind Urlaub und Krankheit verschiedene Arten von Abwesenheit. Der Assistent hält an dieser Unterscheidung fest und beantwortet die gestellte Frage. Wollen Sie Fehlzeitenzahlen, fragen Sie ausdrücklich danach, und dann hängt es zusätzlich davon ab, ob Ihre Rolle dafür freigeschaltet ist.
Kann der Assistent etwas mit unseren Stellen tun?
Nur abrufen, welche offen sind. Eine Stelle ausschreiben, ändern oder schließen geht nicht, und mit Bewerbenden oder deren Daten tut er nichts. In der Praxis nutzen Organisationen das, um intern sichtbar zu machen, welche Rollen laufen, etwa für ein Empfehlungsprogramm.
Sieht künftig jeder alle Personaldaten?
Nein, das steuern Sie über die Rollen. Die meisten Organisationen öffnen einen breiten Assistenten für Fragen zu Besetzung und Stellen und halten alles, was eine einzelne Person betrifft, bei einem HR-Assistenten mit begrenztem Nutzerkreis. Zudem gibt der Assistent nie ungefragt Daten einer Kollegin zurück.
Was kostet eine Personio-Anbindung?
Die Anbindung gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Themen, die mitmachen, wie viele Rollen unterschieden werden und ob neben Personio noch andere Quellen am Assistenten hängen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung steht schnell und ist am selben Tag testbar. Die Laufzeit steckt in der Abwägung, wer welche Fragen stellen darf; das ist ein Gespräch mit HR und manchmal mit dem Betriebsrat. Starten Sie mit Besetzung und Stellen, darüber gibt es selten Diskussion, und erweitern Sie danach.