Nmbrs an KI anbinden: die richtige Mandantenbuchhaltung finden, ohne zu klicken
Nmbrs lässt sich als lesende Anbindung an KI anschließen. Der Assistent findet die richtige Mandantenbuchhaltung, zeigt, welche Mitarbeitenden dazugehören, ruft die Angaben zu einer Person ab und findet eine Lohnabrechnung zu einem Jahr und einer Periode. Ändern kann er nichts: eine Abrechnung starten, eine Mutation erfassen oder eine Periode festschreiben bleibt Arbeit der Lohnbuchhaltung in Nmbrs selbst.
Was der Assistent in Nmbrs nachschlagen kann
Den richtigen Mandanten finden
Betreut ein Büro Dutzende Mandanten, ist der erste Schritt immer, den richtigen zu finden. Der Assistent schlägt den Mandanten über den Namen nach und arbeitet danach innerhalb dieses einen weiter, sodass Kundendaten nie durcheinandergeraten.
Die Mitarbeitenden dieses Mandanten
Innerhalb des gewählten Mandanten zeigt der Assistent, welche Mitarbeitenden es gibt. Das ist der schnellste Weg zur richtigen Person, auch wenn in zwei Mandanten jemand mit demselben Nachnamen arbeitet.
Die Angaben zu einer Person
Zu einer Mitarbeiterin ruft der Assistent ab, was in Nmbrs erfasst ist, zugeschnitten auf das, wonach gefragt wurde. Eine Frage zum Beschäftigungsverhältnis liefert diese Angabe und keine vollständige Übersicht.
Lohnabrechnungen je Jahr und Periode
Der Assistent findet die Abrechnung zu einem angegebenen Jahr und einer Periode. Das ist der direkte Weg zu der Frage, die am häufigsten kommt: Warum ist der Betrag diesen Monat anders als im Vormonat.
Nachschlagen, nicht abrechnen
Die Anbindung liest. Eine Mutation erfassen, eine Periode festschreiben oder eine Abrechnung starten geht damit nicht, die Buchhaltung bleibt also genau so, wie die Lohnbuchhaltung sie hinterlassen hat.
Worum es in der Praxis geht
Lohnbüro
- Situation
- Eine Mandantin ruft mit einer Frage zur Abrechnung des Vormonats an, und die Sachbearbeiterin muss erst klären, unter welchen Mandanten sie fällt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt Mandanten und Person nach und holt die Abrechnung der gefragten Periode dazu.
- Ergebnis
- Das Gespräch dreht sich sofort um den Inhalt statt ums Suchen, während die Mandantin in der Leitung wartet.
Lohnbuchhaltung
- Situation
- Für die Kontrolle einer Periode will die Buchhalterin wissen, welche Mitarbeitenden in einem Mandanten stehen und welche Abrechnungen erstellt wurden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent listet die Mitarbeitenden dieses Mandanten mitsamt den Abrechnungen der betreffenden Periode auf.
- Ergebnis
- Die Kontrolle startet mit einem vollständigen Bild, und die Korrekturen erfasst die Buchhalterin selbst in Nmbrs.
Mittelstand mit eigener Lohnstelle
- Situation
- Ein Mitarbeiter fragt beim Büromanagement, warum sein Nettolohn diesen Monat abweicht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Abrechnung dieses Mitarbeiters für die Periode und hebt hervor, welcher Posten sich gegenüber dem Vormonat unterscheidet.
- Ergebnis
- Eine passgenaue Erklärung, ohne dass eine vollständige Lohnübersicht geteilt oder weitergeleitet werden muss.
Geschäftsführung
- Situation
- Nach einer Übernahme will die Leitung wissen, wie viele Menschen im übernommenen Mandanten stehen und in welchen Funktionen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sieht die Mitarbeitenden dieses Mandanten ein und gibt das Bild zurück, das in Nmbrs steht.
- Ergebnis
- Eine Antwort aus der Quelle statt einer Schätzung, die in Sitzungen weiter kursiert.
Anschluss an die Lohnbuchhaltung
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1
Die Verbindung zu Nmbrs
Die Anbindung wird in IntraGPT eingeschaltet und über einen Schlüssel mit Nmbrs verbunden, den Sie dort selbst ausgeben. Dieser Schlüssel lässt sich zurückziehen, danach kann der Assistent unmittelbar nichts mehr damit anfangen.
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2
Rechte und Rollen
Sie bestimmen in IntraGPT, welche Rollen den Lohnassistenten nutzen dürfen. In einem Büro heißt das praktisch: die Menschen, die die Mandanten betreuen, und sonst niemand.
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3
Was der Assistent kann und was nicht
Nachschlagen kann er, abrechnen nicht. Auch beim Nachschlagen wählen Sie, was mitmacht: Wollen Sie Personendaten, aber keine Abrechnungen, bleiben die Abrechnungen außerhalb der Anbindung.
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4
Was protokolliert wird
Jeder Abruf landet mit fragender Person, Mandant und Ergebnis im Protokoll. Bei Lohnabrechnungen ist das der Beleg, dass niemand über die Linie gegangen ist, und genau danach fragt eine Prüfung.
Lohnabrechnungen sind keine gewöhnlichen Daten
Eine Lohnabrechnung sagt etwas über Einkommen, Zulagen und die persönliche Situation eines Menschen und geht sonst niemanden etwas an. Deshalb ist diese Anbindung schmaler gehalten, als technisch möglich wäre.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nur für Berechtigte
Der Lohnassistent steht den Menschen offen, die die Mandanten betreuen, und sonst niemandem. Über einen allgemeinen Assistenten bekommt eine Mitarbeiterin keinen Einblick in die Abrechnung einer Kollegin.
Eine Teilantwort, wo sie genügt
Geht die Frage um einen Posten der Abrechnung, dreht sich die Antwort um diesen Posten. Eine vollständige Abrechnung im Gespräch wiederzugeben passiert nur, wenn das wirklich die Frage ist.
Jeder Abruf ist nachvollziehbar
Im Protokoll steht, welcher Mandant und welche Periode abgerufen wurden und von wem. Bei Lohndaten ist das kein Zusatz, sondern der Kern der Geschichte gegenüber Ihren Mandantinnen.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Lohndaten gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends zum Training eines Modells verwendet.
Fragen zu Nmbrs und IntraGPT
Kann ich Nmbrs an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Nmbrs, und Lohndaten von Mandanten gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. IntraGPT arbeitet im Gespräch genauso, aber mit einer Anbindung, die nur nachschlägt, je Rolle abgegrenzt ist und bei jedem Abruf festhält, wer gefragt hat und um welchen Mandanten es ging.
Funktioniert IntraGPT mit Nmbrs?
Ja. Nmbrs gehört zu den Anbindungen, die IntraGPT standardmäßig unterstützt: Mandanten nachschlagen, die Mitarbeitenden darin ansehen, die Angaben zu einer Person abrufen und eine Abrechnung zu Jahr und Periode finden. Alles ausschließlich lesend.
Kann der Assistent eine Mutation erfassen oder die Abrechnung starten?
Nein. Die Anbindung liest ausschließlich. Mutationen, Korrekturen und das Festschreiben einer Periode bleiben Arbeit der Lohnbuchhaltung in Nmbrs selbst. Das ist bewusst so gewählt: Die Lohnabrechnung hat ihren eigenen Rhythmus mit Kontrollschritten, und ein Assistent, der dazwischen etwas ändert, würde diesen Rhythmus gerade unzuverlässig machen.
Kann einfach jeder eine Lohnabrechnung abrufen?
Nein. Sie bestimmen, welche Rollen den Lohnassistenten nutzen dürfen, und das ist in der Praxis ein kleiner Kreis. Einem breiten Assistenten für die gesamte Organisation wird diese Anbindung gar nicht erst angeboten. Zudem gibt der Assistent bei einer Teilfrage eine Teilantwort, statt standardmäßig eine vollständige Abrechnung zurückzugeben.
Funktioniert es, wenn wir mehrere Mandanten betreuen?
Gerade dann. Ein Büro mit Dutzenden Mandanten ist der häufigste Fall, und das Finden des richtigen Mandanten ist der erste Schritt des Assistenten. Danach bleibt er innerhalb dieses Mandanten, sodass Daten zweier Mandantinnen nie in einer Antwort landen.
Können wir die Anbindung wieder zurückziehen?
Ja. In IntraGPT schalten Sie die Anbindung ab, danach kann der Assistent unmittelbar nichts mehr damit tun. Zusätzlich lässt sich der Schlüssel auf Nmbrs-Seite zurückziehen, womit die Verbindung endgültig zu ist. Beide Schritte sind umkehrbar, ohne dass sich in den Mandanten etwas ändert.
Was kostet eine Nmbrs-Anbindung?
Die Anbindung gehört zu dem Projekt, das wir gemeinsam durchlaufen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Mandanten, ob Lohnabrechnungen mitmachen und wie die Rollen unter den Menschen im Büro verteilt werden.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung steht schnell und ist am selben Tag testbar. Die Zeit geht in die Absprache, wer den Lohnassistenten nutzen darf und ob Abrechnungen dazugehören. Viele Büros starten mit dem Nachschlagen von Mandanten und Mitarbeitenden und nehmen die Abrechnungen später dazu.