Loket.nl an KI anbinden: Personalfragen beantwortet und Urlaub beantragt
Loket.nl lässt sich an KI anbinden. Der Assistent beantwortet Fragen zu Mitarbeitenden, Abteilungen und Lohnabrechnungen aus Ihrer eigenen Loket-Umgebung, und er kann einen Urlaubsantrag stellen, der wie gewohnt bei der Führungskraft zur Genehmigung landet. Gerade das macht diese Anbindung besonders: Sie ist die einzige HR-Anbindung im Katalog, die etwas zurückschreibt. Deshalb geschieht es nur auf ausdrücklichen Wunsch und erst, wenn Zeitraum und Urlaubsart bestätigt sind.
Was der Assistent aus Loket.nl holen kann
Fragen zu Mitarbeitenden
Der Assistent schlägt Mitarbeitende so nach, wie sie in Loket stehen, und kann sich auf die aktuell Beschäftigten beschränken. Fragen wie wer neu ist oder wer zu einem Team gehört laufen im Gespräch, ohne dass jemand die Verwaltung öffnet.
Die Gliederung in Abteilungen
Die Abteilungen kommen so an, wie sie in Loket hinterlegt sind. Damit beantwortet der Assistent eine Frage zu einem Team, ohne dass zuerst ein Organigramm herausgesucht wird.
Lohnabrechnungen je Zeitraum
Eine Abrechnung wird immer für eine Person und einen Zeitraum abgefragt. Das ist bewusst eng gehalten: Es gibt keinen Weg, die Abrechnungen der gesamten Organisation auf einmal zu holen.
Einen Urlaubsantrag stellen
Der Assistent kann einen Urlaubsantrag mit Urlaubsart, erstem und letztem Tag und einer kurzen Notiz stellen. Das ist ein echter Antrag, der bei einer Führungskraft ankommt, deshalb lässt er die Angaben vorher bestätigen.
Fest an Ihre eigene Umgebung
Die Anbindung hängt an der Loket-Umgebung, die Sie benennen. Betreut ein Lohnbüro mehrere Arbeitgeber, bleiben diese Umgebungen strikt getrennt.
Wo die Personalverwaltung Luft bekommt
HR
- Situation
- Die Personalabteilung bekommt den ganzen Tag kurze Fragen: Wer arbeitet wo, wer hat gerade angefangen, wer ist ausgeschieden.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt es in Loket nach und ordnet die Person der richtigen Abteilung zu.
- Ergebnis
- Die Einzelfragen sind im Gespräch erledigt und es bleibt Zeit für Aufgaben, für die ein Mensch nötig ist.
Lohnbuchhaltung
- Situation
- Eine Mitarbeiterin fragt sich, ob die Abrechnung eines bestimmten Monats bereitliegt und ob die Fahrtkostenerstattung darauf steht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sieht sich die Abrechnung dieses Zeitraums für genau diese Person an und erklärt, was darauf steht.
- Ergebnis
- Keine Mail an die Buchhaltung und keine Wartezeit, während die Daten die eigene Umgebung nicht verlassen.
Teamleitung
- Situation
- Jemand möchte im Sommer zwei Wochen frei und weiß nie genau, wo der Antrag noch einmal eingereicht werden muss.
- Was der Agent tut
- Der Assistent bestätigt zuerst die Urlaubsart sowie den ersten und letzten Tag und stellt danach den Antrag.
- Ergebnis
- Der Antrag liegt im üblichen Genehmigungsweg bei der Führungskraft, ohne dass außerhalb von Loket etwas vereinbart wurde.
Gesundheitswesen
- Situation
- Eine Dienstplanung muss schnell wissen, wer an einem Standort beschäftigt ist, bevor die Besetzung steht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent listet die aktuell Beschäftigten nach Abteilung auf.
- Ergebnis
- Der Dienstplan steht früher und niemand ruft eine Person an, die im Vormonat gegangen ist.
Lohnbüro
- Situation
- Ein Büro führt die Lohnabrechnung mehrerer Arbeitgeber und bekommt von jedem Mandanten dieselben Standardfragen.
- Was der Agent tut
- Je Arbeitgeber gibt es eine eigene Anbindung an die zugehörige Loket-Umgebung.
- Ergebnis
- Jeder Mandant erhält eine Antwort aus der eigenen Verwaltung, ohne dass Daten eines anderen Arbeitgebers hineingeraten.
Vom Freischalten bis zur ersten Frage
-
1
Anbindung freischalten
Loket.nl steht in IntraGPT bereit. Sie geben den Zugang in Loket selbst frei und benennen die Umgebung, mit der der Assistent arbeiten darf.
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2
Rechte und Rollen
Sie bestimmen, welche Rollen den HR-Assistenten sehen. Das Stellen von Urlaubsanträgen ist eine eigene Entscheidung, die Sie separat aktivieren oder ausgeschaltet lassen.
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3
Was der Assistent sieht und was nicht
Er arbeitet je Person und je Zeitraum und teilt nur, was die fragende Person einsehen darf. Über Kolleginnen und Kollegen beginnt er nicht von sich aus.
-
4
Was festgehalten wird
Jede Frage und jeder gestellte Antrag landet im Protokoll. Im Nachhinein ist erkennbar, wann etwas eingereicht wurde und auf wessen Wunsch.
Lohn und Fehlzeiten sind besondere Daten
In einer Lohnverwaltung stehen Daten, an die nicht jeder herankommen soll, und teilweise auch Angaben zu Fehlzeiten. Darauf ist die Anbindung eng zugeschnitten.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang bleibt bei Ihnen
Sie erteilen den Zugang selbst und können ihn jederzeit wieder entziehen. Ab diesem Moment sieht der Assistent nichts mehr aus Loket.
Nur was die fragende Person sehen darf
Der Assistent beantwortet persönliche Fragen zu den eigenen Angaben der Nutzerin oder des Nutzers. Abrechnungen von Kolleginnen und Kollegen kommen nicht ungefragt zur Sprache, auch nicht bei allgemein gestellten Fragen.
Anträge bleiben nachvollziehbar
Weil dies die einzige HR-Anbindung ist, die etwas einreichen kann, zählt das Protokoll hier doppelt. Je Urlaubsantrag ist erkennbar, um welche Person und welche Tage es ging.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Namen, Beschäftigungsverhältnisse und Lohnangaben gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen zur Loket.nl-Anbindung
Kann ich Loket.nl an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Loket.nl, und Lohndaten in einen öffentlichen Chatbot zu geben ist genau das, was man vermeiden will. IntraGPT funktioniert wie ein Chat, aber mit einer Anbindung, die an Ihre eigene Umgebung gebunden ist, nur das zur Frage Passende holt und alles festhält.
Funktioniert IntraGPT mit Loket.nl?
Ja. Loket.nl gehört zu den Anbindungen, die in IntraGPT bereitstehen, mit Fragen zu Mitarbeitenden, Abteilungen und Lohnabrechnungen sowie dem Stellen eines Urlaubsantrags. Es ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist.
Beantragt der Assistent wirklich Urlaub oder nur einen Entwurf?
Er reicht einen echten Antrag ein. Dieser läuft denselben Genehmigungsweg wie ein Antrag, den jemand selbst in Loket ausfüllt, und wird von der Führungskraft beurteilt. Deshalb bestätigt der Assistent vorher die Urlaubsart und die Tage und handelt nie von sich aus. Es ist die einzige HR-Anbindung im Katalog, die zurückschreibt; die übrigen HR-Anbindungen lesen nur.
Sieht der Assistent die Abrechnung einer Kollegin?
Nein. Eine Abrechnung wird immer für eine Person und einen Zeitraum abgefragt, und der Assistent teilt nur, was die fragende Person einsehen darf. Es gibt keinen Weg zu einer Übersicht über die gesamte Lohnverwaltung, und die Rollen in IntraGPT entscheiden, wer den HR-Assistenten überhaupt nutzen kann.
Unsere Lohnabrechnung läuft über ein Lohnbüro, geht das trotzdem?
Ja, bei Loket.nl ist das eher die Regel als die Ausnahme. Der Arbeitgeber oder das Büro gibt den Zugang zur betreffenden Umgebung frei. Betreut das Büro mehrere Arbeitgeber, entsteht je Arbeitgeber eine eigene Anbindung, damit die Verwaltungen getrennt bleiben.
Können wir die Anbindung wieder zurückziehen?
Ja, jederzeit und ohne Rücksprache mit uns. Sie entziehen die Freigabe in Loket und der Assistent kann nichts mehr daraus holen. Laufende Gespräche verlieren dadurch nichts, neue Personalfragen bleiben ab dann schlicht unbeantwortet.
Was kostet eine Loket.nl-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Loket-Umgebungen, ob Urlaubsanträge gestellt werden dürfen und wie fein die Rollen eingerichtet werden müssen. In einem kurzen Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald der Zugang freigegeben ist, steht die Verbindung in Minuten. Die Durchlaufzeit liegt meist woanders: intern zu klären, wer den HR-Assistenten nutzen darf, und mit dem Betriebsrat oder dem Datenschutz festzulegen, welche Angaben gezeigt werden dürfen.