Close CRM an KI anbinden: alles rund um einen Lead in einer Antwort
Close CRM lässt sich an KI anbinden. Der Assistent durchsucht die Leads nach Name, Firma oder Status, kann einen neuen Lead anlegen, eine gesendete oder empfangene Mail am richtigen Lead festhalten und eine Folgeaufgabe bei einer Kollegin hinterlegen. So bleibt die Akte vollständig, ohne dass jemand nach jedem Gespräch ins CRM zurückkehrt.
Was der Assistent rund um einen Lead tut
Leads durchsuchen
Der Assistent sucht Leads über den Firmennamen, über den Namen eines Ansprechpartners oder über den Status. Er meldet, welche Leads es gibt, in welchem Status sie stehen und welche Kontakte darunter hängen.
Einen neuen Lead anlegen
Ein Unternehmen, das noch nicht in Close steht, legt der Assistent an, mit den zugehörigen Ansprechpartnern und dem passenden Status. Vorher prüft er, ob der Lead schon existiert, damit dieselbe Firma nicht zwei Akten bekommt.
Eine Mail am Lead festhalten
Eine gesendete oder empfangene Mail kann der Assistent mit Betreff und Inhalt in die Zeitachse des richtigen Leads setzen. Beachten Sie: Damit wird die Nachricht im CRM dokumentiert, es geht keine Mail an einen Kunden.
Eine Folgeaufgabe setzen
Der Assistent legt am Lead eine Aufgabe an, mit dem Text, dem Fälligkeitsdatum und der Kollegin, der sie zugewiesen wird. Diese Aufgabe erscheint in deren eigener Arbeitsübersicht.
Alles hängt am selben Lead
Jede Aktion arbeitet mit dem Lead aus der Suche. Eine Mail oder eine Aufgabe landet deshalb nie beim falschen Unternehmen, auch dann nicht, wenn zwei Kunden fast gleich heißen.
Situationen aus einer Vertriebswoche
Vertrieb
- Situation
- Ein Verkäufer hatte gerade einen Kunden am Telefon und muss weiter zum nächsten Gespräch.
- Was der Agent tut
- Der Assistent hält die Zusammenfassung am Lead fest und legt eine Folgeaufgabe in zwei Wochen an.
- Ergebnis
- Die Akte bleibt aktuell, auch an Tagen ohne Zeit, das CRM zu öffnen.
Vertriebsleitung
- Situation
- Die Leitung will wissen, welche Leads schon länger im selben Status stehen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent durchsucht die Leads nach Status und zeigt je Lead die letzte Aktivität.
- Ergebnis
- Die stillen Akten kommen nach oben, ohne dass jemand eine Liste baut.
Innendienst
- Situation
- Es kommt eine Mail eines Bestandskunden herein, die im CRM nirgends dokumentiert ist.
- Was der Agent tut
- Der Assistent findet den richtigen Lead und setzt die Nachricht unter dem passenden Kontakt in die Zeitachse.
- Ergebnis
- Die nächste Kollegin, die die Akte öffnet, sieht die ganze Geschichte.
Account Management
- Situation
- Für eine Übergabe muss klar sein, was bei einem Kunden passiert ist und was noch offen steht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt den Lead mit seinen Kontakten, den letzten Aktivitäten und den offenen Aufgaben.
- Ergebnis
- Eine Übergabe in wenigen Minuten statt einer Stunde Zurückscrollen.
Recruiting
- Situation
- Eine Agentur nutzt Close für Auftraggeber und will wissen, welche Kontakte bei einem Unternehmen bekannt sind.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Lead über den Firmennamen und liefert die Ansprechpartner mit ihrem letzten Kontaktmoment.
- Ergebnis
- Die Ansprache erfolgt gezielt, ohne dass zwei Kollegen dieselbe Person anrufen.
Ohne Umweg in Betrieb nehmen
-
1
Ein eigener Schlüssel aus Close
Sie legen in Close einen Schlüssel für IntraGPT an. Er bleibt Ihrer und lässt sich jederzeit widerrufen, danach steht die Anbindung sofort still.
-
2
Wählen, was der Assistent sieht
Sie bestimmen, welcher Teil von Close mitspielt: die Leads mit ihren Kontakten und Aktivitäten. Was Sie nicht freigeben, taucht in keiner Antwort auf.
-
3
Nur lesen oder auch festhalten
Das Suchen ist standardmäßig aktiv. Das Anlegen eines Leads, das Festhalten einer Mail und das Setzen einer Aufgabe schalten Sie separat frei, denn das verändert etwas, worauf Kollegen aufbauen.
-
4
Rollen festlegen und mitlesen
Sie bestimmen, welche Teams den Assistenten nutzen dürfen. Alles, was er nachschlägt oder festhält, steht im Protokoll, im Nachhinein ist also sichtbar, wer um welche Aktion gebeten hat.
Mailverkehr und Kundenkontakt in einer Akte
In Close steht nicht nur, wer ein Kunde ist, sondern auch, was mit ihm besprochen und gemailt wurde. Das macht die Akte wertvoll und zugleich sensibel.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Schlüssel bleibt bei Ihnen
Sie legen den Schlüssel selbst an und können ihn selbst ersetzen oder widerrufen. IntraGPT speichert kein Mitarbeiterpasswort und arbeitet nicht unter einem persönlichen Konto.
Festhalten ist kein Versenden
Das Festhalten einer Mail setzt die Nachricht in die Zeitachse des Leads. Es geht nichts an einen Kunden hinaus, und es gibt keine Aktion, mit der der Assistent aus Close heraus in Ihrem Namen mailen könnte.
Nicht für das ganze Haus
Sie bestimmen, welche Rollen den Vertriebsassistenten nutzen dürfen. Ein Assistent für eine andere Abteilung hat keinen Zugang zu den Leads und sieht damit auch keine Gesprächshistorie.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Kontaktdaten und Gesprächshistorie aus Close gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen zu Close und KI
Kann ich Close CRM an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Ihrer Close-Umgebung und kann die Leads nicht einsehen. Mit IntraGPT stellen Sie dieselbe Frage im Chat, aber über eine Verbindung zu Ihrem eigenen CRM. Der Assistent holt nur, was die Frage braucht, und alles, was er tut, ist im Nachhinein einsehbar.
Funktioniert IntraGPT mit Close CRM?
Ja, Close CRM ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist. Der Assistent kann Leads durchsuchen und anlegen, eine Mail an einem Lead festhalten und eine Folgeaufgabe setzen. Was davon aktiv ist, wird bei der Einrichtung entschieden.
Versendet der Assistent die Mail, die er festhält?
Nein, und das ist ein wichtiger Unterschied. Eine Mail festzuhalten heißt, dass die Nachricht in der Zeitachse des Leads landet, damit die Historie stimmt. Zum Kunden geht nichts. Soll ein Assistent tatsächlich Mail versenden, ist das eine andere Anbindung, die Sie separat einrichten.
Was ist der Unterschied zwischen Lead und Kontakt in Close?
Der Lead ist das Unternehmen, der Kontakt die zugehörige Person. Unter einem Lead können also mehrere Kontakte hängen, dazu alle Mails, Anrufe und Aufgaben. Der Assistent sucht über den Lead und arbeitet darin weiter, damit Aktivitäten immer beim richtigen Unternehmen landen.
Wem wird die Folgeaufgabe zugewiesen?
Das bestimmen Sie in der Anfrage. Der Assistent legt die Aufgabe mit Text, Datum und der zugewiesenen Kollegin an, und diese sieht sie in ihrer eigenen Arbeitsübersicht. Nennen Sie keinen Namen, fragt er nach, statt selbst jemanden auszuwählen.
Kann der Assistent Leads anlegen, ohne dass wir es merken?
Nein. Das Anlegen eines Leads ist eine eigene Möglichkeit, die Sie bewusst freischalten, und selbst dann geschieht es erst nach ausdrücklicher Aufforderung. Der Assistent zeigt vorher, welches Unternehmen, welche Kontakte und welchen Status er erfassen will. Jeder angelegte Lead steht zudem im Protokoll.
Was kostet eine Close-CRM-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Frage, ob der Assistent auch festhalten darf, welche Teams ihn bekommen und ob das Setzen von Aufgaben dazugehört. In einem kurzen Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung herzustellen kostet wenige Minuten. Die meiste Zeit geht in die Entscheidung, ob der Assistent nur mitlesen oder auch Leads, Mails und Aufgaben festhalten darf. Sobald das geklärt ist, kann das Vertriebsteam am selben Tag Fragen stellen.