Zoho CRM an KI anbinden: Module befragen statt durchzuklicken
Zoho CRM lässt sich an KI anbinden. Der Assistent sucht in den Modulen, die Sie freigeben, von Leads und Contacts bis Accounts, Deals und Tasks, und kann einen Eintrag erfassen oder aktualisieren. Die Anbindung arbeitet im europäischen Rechenzentrum von Zoho, die Daten bleiben also in der europäischen Umgebung, in der Ihr Konto liegt.
Was der Assistent je Modul kann
Im richtigen Modul suchen
Der Assistent sucht in Leads, Contacts, Accounts, Deals oder Tasks über Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Firma. Er meldet, in welchem Modul der Treffer liegt, damit Sie sofort wissen, wo die Akte hingehört.
Einen Lead oder Kontakt erfassen
Einen neuen Lead, Kontakt, Account oder Deal erfasst der Assistent mit den Angaben, die Sie mitgeben. Er prüft vorher, ob der Eintrag schon existiert, denn doppelte Leads sind in Zoho schwerer aufzuräumen als zu vermeiden.
Einen Eintrag aktualisieren
Status, Owner oder erwartetes Abschlussdatum lassen sich an einem bestehenden Eintrag ändern. Der Assistent zeigt zuerst, um welchen Eintrag es geht und was er ändern will, und handelt erst nach Freigabe.
Das Modul bleibt ausdrücklich
Jede Frage wird aus einem klar benannten Modul beantwortet. So kann der Assistent nicht versehentlich in der falschen Liste nachsehen, und die Antwort passt zu dem, was Sie selbst im Bildschirm sehen.
Pipeline-Fragen beantworten
Fragen Sie nach den Deals einer bestimmten Phase oder danach, was diesen Monat zum Abschluss ansteht, und der Assistent nutzt Phase und erwartetes Abschlussdatum aus Ihrer Einrichtung, um genau diese Deals zu liefern.
Alltag im Vertriebsteam
Vertrieb
- Situation
- Ein Verkäufer will wissen, welche Deals in diesem Monat zum Abschluss anstehen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt die Deals mit Phase, Betrag und Owner und sortiert sie nach erwartetem Abschlussdatum.
- Ergebnis
- Eine Übersicht im Chat, ohne dass jemand eine Ansicht in Zoho anpasst.
Innendienst
- Situation
- Es kommt eine Mail von jemandem herein, den die Kollegin beim Öffnen nicht einordnen kann.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht die Adresse in den freigegebenen Modulen und meldet, ob die Person als Lead oder als Kontakt bekannt ist.
- Ergebnis
- Die Mail geht sofort an die richtige Kollegin, samt Historie.
Marketing
- Situation
- Nach einer Kampagne sollen neue Anmeldungen als Leads ins CRM.
- Was der Agent tut
- Der Assistent prüft je Anmeldung, ob es bereits einen Lead oder Kontakt gibt, und erfasst nur die fehlenden.
- Ergebnis
- Eine saubere Liste, die der Vertrieb noch in derselben Woche aufnehmen kann.
Account Management
- Situation
- Vor einem Quartalsgespräch braucht es ein Bild von allem, was bei einem Kunden läuft.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Account, holt die zugehörigen Deals und liest die offenen Aufgaben.
- Ergebnis
- Eine Vorbereitung, die aus dem CRM kommt statt aus dem Gedächtnis.
Geschäftsführung
- Situation
- Die Leitung will wissen, wie viel je Phase in der Pipeline steht, ohne selbst in Zoho zu arbeiten.
- Was der Agent tut
- Der Assistent gruppiert die Deals nach Phase und nennt je Phase Anzahl und Wert.
- Ergebnis
- Eine Zahl, die zu dem passt, was der Vertrieb sieht, denn sie kommt aus demselben Modul.
Einrichten mit den richtigen Modulen
-
1
Freigabe aus Zoho heraus
Sie erlauben IntraGPT aus Zoho heraus, mit dem CRM zu arbeiten. Diese Freigabe bleibt Ihre und lässt sich jederzeit widerrufen, danach steht die Anbindung still.
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2
Module freigeben
Sie wählen, welche Module mitspielen. Starten Sie ruhig mit Contacts und Deals und ergänzen Sie Leads, Accounts oder Tasks, sobald dazu wirklich Fragen kommen.
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3
Mitlesen oder auch aktualisieren
Standardmäßig schaut der Assistent nur mit. Das Erfassen und Aktualisieren von Einträgen schalten Sie separat frei, und selbst dann zeigt er vorher, was er schreiben will.
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4
Rollen wählen und mitlesen
Sie bestimmen, welche Teams den CRM-Assistenten nutzen dürfen. Alles, was er abruft oder ändert, steht im Protokoll, damit eine Änderung stets nachvollziehbar bleibt.
Personenbezogene Daten in Leads und Contacts
In einem CRM stehen Namen, Telefonnummern und Gesprächsnotizen von Menschen, die selbst keinen Einblick haben. Das verlangt mehr als nur eine funktionierende Verbindung.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Die Freigabe bleibt bei Ihnen
Den Zugang erteilen Sie in Zoho und können ihn dort wieder entziehen. IntraGPT speichert kein Mitarbeiterpasswort und meldet sich nicht an der Weboberfläche an.
Je Modul begrenzt
Ein Modul, das Sie nicht freigeben, existiert für den Assistenten nicht. So können Sie etwa Fragen zu Deals zulassen und Leads außerhalb der Anbindung halten, solange das noch nicht abgestimmt ist.
Innerhalb der europäischen Umgebung
Ihre Zoho-Daten liegen im europäischen Rechenzentrum, und die Anbindung arbeitet gegen dieselbe Umgebung. Es wandern also keine CRM-Daten durch eine andere Region, um eine Frage zu beantworten.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Kontaktdaten aus Zoho CRM gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen rund um die Zoho-CRM-Anbindung
Kann ich Zoho CRM an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Ihrer Zoho-Umgebung und weiß nicht, welche Module Sie nutzen. IntraGPT arbeitet dagegen mit Ihrem eigenen CRM, mit einer Freigabe, die Sie selbst erteilen und widerrufen. Der Assistent sucht nur in den freigegebenen Modulen, und alles, was er tut, ist im Nachhinein einsehbar.
Funktioniert IntraGPT mit Zoho CRM?
Ja, Zoho CRM ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist. Der Assistent kann Einträge finden, erfassen und aktualisieren, innerhalb der Module, die Sie wählen. Welche Module das sind und ob geschrieben werden darf, wird bei der Einrichtung entschieden.
Welche Module schalten wir frei?
Das ist eine bewusste Entscheidung. Leads, Contacts, Accounts, Deals und Tasks sind die Module, mit denen die Anbindung arbeitet, und jedes freigegebene Modul erweitert, was der Assistent sehen kann. Viele Organisationen starten mit Contacts und Deals und erweitern, sobald klar ist, welche Fragen wirklich gestellt werden.
Funktioniert die Anbindung mit unserem europäischen Konto?
Ja, genau dafür ist sie gebaut. Zoho hält die Daten eines Kontos in der Region, in der das Konto angelegt wurde, und diese Anbindung arbeitet gegen die europäische Umgebung. Liegt Ihr Konto in einer anderen Region, sagen Sie es bei der Einrichtung, dann sehen wir uns das gemeinsam an.
Kann der Assistent einen Deal in eine andere Phase schieben?
Nur wenn Sie das Aktualisieren freigeschaltet haben. Ist es aktiv, zeigt der Assistent zuerst, um welchen Deal es geht und in welche Phase er ihn setzen will, und bis zu Ihrer Freigabe ändert sich nichts. Er arbeitet dabei mit den Phasen, die es in Ihrer Pipeline gibt, nicht mit einer eigenen Einteilung.
Wie vermeiden wir doppelte Leads?
Der Assistent prüft, ob die Person oder die Firma schon bekannt ist, bevor er etwas erfasst, und schaut dabei auf E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Name. Findet er einen Treffer, nutzt er diesen Eintrag. Im Zweifel legt er die Wahl Ihnen vor, statt einen zweiten Lead anzulegen.
Was kostet eine Zoho-CRM-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmen die Zahl der Module, der Umfang eigener Felder in Ihrer Einrichtung, die Frage nach dem Aktualisieren und die Rollen, die den Assistenten bekommen. In einem kurzen Gespräch machen wir das konkret.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Sobald die Freigabe in Zoho geregelt ist, ist das Freischalten eine Sache von Minuten. Die meiste Zeit geht in die Wahl der beteiligten Module und in die Frage, ob Erfassen und Aktualisieren erlaubt sein sollen. Danach kann das Team am selben Tag Fragen stellen.