Eigene API an KI anbinden: auch Ihr eigenes System redet mit
Auch ein System, das in keinem Katalog steht, lässt sich an KI anbinden. Das kann ein selbst gebautes ERP sein, ein Planungssystem, das einst für Sie entwickelt wurde, oder ein Portal eines Branchenverbands. Gemeinsam legen wir fest, welche Daten der Assistent abfragen darf, und wir beginnen immer mit dem Lesen. Schreiben ist eine eigene Entscheidung: Es geschieht nur auf ausdrücklichen Wunsch, und der Assistent zeigt vorher, was er senden will.
Was der Assistent in Ihrem eigenen System tun kann
Informationen abfragen
Der Assistent holt, was im System steht, und macht daraus eine Antwort in normaler Sprache. Für die Nutzerin fühlt es sich an, als frage sie eine Kollegin, die die Akte gerade vor sich liegen hat.
Nur das vorab Vereinbarte
Bevor etwas funktioniert, halten wir gemeinsam fest, welchen Teil des Systems der Assistent einsehen darf. Was außerhalb liegt, taucht in keiner Antwort auf.
Nachfragen statt raten
Ist unklar, welche Akte, welcher Zeitraum oder welcher Standort gemeint ist, fragt der Assistent schlicht nach. Bei einem eigenen System zählt das mehr als anderswo, weil es keine Standardeinrichtung als Rückfallebene gibt.
Schreiben als eigene Entscheidung
Soll der Assistent auch etwas anlegen oder aktualisieren können, schalten wir das getrennt für einen abgegrenzten Teil frei. Er zeigt zuerst, was er senden will, und handelt nur auf ausdrücklichen Wunsch.
Auch Branchensysteme und Portale
Nicht nur selbst gebaute Software kommt infrage. Auch ein Paket, das es nur in Ihrer Branche gibt, oder ein Portal eines Verbands lässt sich auf diesem Weg für den Assistenten erreichbar machen.
Systeme ohne fertige Anbindung
Industrie und Produktion
- Situation
- Die Produktion läuft auf einem ERP, das vor Jahren maßgeschneidert gebaut wurde und das außerhalb des Hauses niemand kennt.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt den Stand eines Auftrags und erklärt in normaler Sprache, wo er im Prozess steht.
- Ergebnis
- Der Innendienst antwortet, ohne jedes Mal die eine Kollegin zu stören, die das System wirklich durchschaut.
Gesundheitswesen
- Situation
- Ein eigens für diese Organisation gebautes Planungssystem bestimmt, wer wann wo arbeitet.
- Was der Agent tut
- Der Assistent beantwortet Fragen zur Planung der nächsten Tage auf Basis dessen, was dieses System enthält.
- Ergebnis
- Weniger Anrufe bei der Planung und weniger Missverständnisse darüber, wer erwartet wird.
Behörden und Kommunen
- Situation
- Ein Teil der Arbeit läuft über das Portal eines Dachverbands, zu dem nur wenige Kolleginnen Zugang haben.
- Was der Agent tut
- Der Assistent holt daraus die Angaben, die zu einem laufenden Vorgang gehören.
- Ergebnis
- Mehr Kolleginnen und Kollegen können eine Frage beantworten, ohne dass jede Person ein eigenes Konto in diesem Portal braucht.
Bau und Installation
- Situation
- Jedes Projekt liegt in einem Arbeitsvorbereitungssystem, das in keiner Standardliste auftaucht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht das Projekt darin und fasst die offenen Punkte zusammen.
- Ergebnis
- Die Vorbereitung geht schneller, auch bei Kolleginnen, die dieses System selten benutzen.
Immobilien
- Situation
- Eine eigene Verwaltungsanwendung führt Instandhaltungsmeldungen, doch zwischendurch schaut niemand hinein.
- Was der Agent tut
- Der Assistent fasst auf Wunsch zusammen, was je Objekt offen ist, und kann, sofern freigeschaltet, nach Zustimmung eine Meldung anlegen.
- Ergebnis
- Meldungen bleiben kürzer liegen, während das Anlegen weiterhin eine bewusste Handlung bleibt.
Der Weg, den wir gemeinsam gehen
-
1
Zuerst klären, was geöffnet werden darf
Wir gehen mit Ihrer Administration durch, welche Daten aus dem System verfügbar werden dürfen und welche ausdrücklich nicht. Diese Absprache ist das Fundament; erst danach wird die Anbindung eingeschaltet.
-
2
Zugang, den Sie in der Hand behalten
Der Zugang stammt aus Ihrem eigenen System und bleibt unter Ihrer Verwaltung. Ein Entzug ist jederzeit möglich und wirkt sofort.
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3
Wer ihn nutzen darf und was er sieht
Über die Rollen in der Plattform bestimmen Sie, wer diesen Assistenten bekommt. Er sieht ausschließlich den vereinbarten Teil, nie das System als Ganzes.
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4
Was festgehalten wird
Jede Frage und jede Änderung landet im Protokoll. Gerade bei einem eigenen System ist das angenehm, weil es keinen Hersteller gibt, der es für Sie mitführt.
Ein eigenes System verlangt klare Absprachen
Bei einem System, das eigens für Sie gebaut wurde, gibt es keine Standardeinteilung in sensibel und unkritisch. Diese Abgrenzung machen wir deshalb ausdrücklich, bevor etwas eingeschaltet wird.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Schlüssel bleibt bei Ihnen
Sie erteilen den Zugang und können ihn selbst wieder entziehen. Daran führt kein Umweg vorbei, und wir bewahren keinen zweiten Eingang auf.
Lesen ist der Ausgangspunkt
Standardmäßig holt der Assistent nur Informationen. Das Schreiben bleibt aus, bis Sie sich bewusst dafür entscheiden, und beschränkt sich dann auf den vereinbarten Teil.
Nachvollziehbar, was gefragt wurde
Das Protokoll zeigt, welche Fragen gestellt und welche Änderungen durchgeführt wurden, mit Zeitpunkt und Anlass.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Die Daten aus Ihrem eigenen System gehen nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und werden nirgends für Training verwendet.
Fragen zum Öffnen eines eigenen Systems
Kann ich unser eigenes System an ChatGPT anbinden?
Ein öffentlicher Chatbot hat keinen Weg in Software, die es nur in Ihrem Unternehmen gibt, und er ist auch nicht der Ort, an den man Betriebsdaten kopiert. IntraGPT nutzen Sie wie einen Chat, aber mit einer Verbindung, die Sie selbst öffnen und wieder schließen, und mit Absprachen darüber, welcher Teil des Systems sichtbar wird.
Funktioniert IntraGPT mit unserem eigenen System?
In der Praxis fast immer, sofern das System Daten an eine andere Anwendung übergeben kann. Diese Anbindung existiert gerade für Software, die in keiner Standardliste steht, und sie ist bei Kunden für genau solche Systeme im Einsatz.
Unsere Software ist Maßarbeit und kaum dokumentiert, geht das?
Ja, bei eigenen Systemen ist das eher die Regel als die Ausnahme. Wir fangen klein an, mit einer Handvoll Fragen, die wirklich zählen, und erweitern, sobald klar ist, was gut herauskommt. Was unklar ist, fragt der Assistent nach, statt daraus eine Annahme zu machen.
Kann der Assistent in unserem System etwas kaputt machen?
Solange nur gelesen wird nicht, denn dann ändert sich nichts. Schalten Sie das Schreiben frei, kann eine Änderung ebenso echt sein wie die einer Kollegin und manchmal ebenso unumkehrbar. Deshalb zeigt der Assistent vorher, was er senden will, wartet auf die Freigabe, und deshalb bleibt die Möglichkeit auf den von Ihnen benannten Teil beschränkt.
Unser System ist aus dem Internet nicht erreichbar, was dann?
Das ist eine gewöhnliche Ausgangslage, die wir mit Ihrer Administration im Einzelfall anschauen. Es macht einen Unterschied, ob das System nur im Netzwerk läuft oder ob ein abgesicherter Zugang möglich ist. Geht es nicht sicher, sagen wir das auch und prüfen, ob ein anderer Weg etwas bringt.
Was passiert, wenn wir unser System später umbauen?
Kleine Änderungen bemerkt niemand. Ändert sich grundlegend, wie Daten bereitstehen, ist eine kleine Nachjustierung nötig, und Sie merken es daran, dass eine bestimmte Frage keine Antwort mehr liefert. Sagen Sie uns vor einem größeren Umbau Bescheid, dann sind wir vorher dran statt hinterher.
Was kostet das Öffnen eines eigenen Systems?
Dies ist die einzige Anbindung, bei der der Aufwand wirklich je Kunde verschieden ist, denn jedes System ist anders. Bestimmend sind die Zahl der Fragearten, die der Assistent beantworten soll, wie gut das System Daten übergeben kann und ob auch zurückgeschrieben werden darf. Nach einem ersten Gespräch mit Ihrer Administration wissen wir es recht genau.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Eine erste Fassung, die einige häufige Fragen beantwortet, steht meist innerhalb weniger Tage. Der Rest wächst mit der Nutzung, weil sich erst in der Praxis zeigt, welche Fragen Kolleginnen und Kollegen wirklich stellen.