Hellos an KI anbinden: weniger Dokumentationsdruck für Sozialarbeitende
Hellos lässt sich an KI anbinden. IntraGPT spricht mit den Modulen von Hellos, von Person und ContactPerson bis Traject und TrajectMatch, dazu die Zusatzmodule, die für Ihre Organisation angelegt wurden. Pro Modul legen Sie fest, ob der Agent lesen, schreiben oder beides darf. So kann eine Fachkraft eine Frage zu einem laufenden Trajekt stellen, ohne sich durch Masken zu klicken, und einen Vermerk vorbereiten lassen, ohne ein Formular auszufüllen.
Was der Agent in Hellos kann
Module erkunden
Der Agent fragt zuerst ab, welche Module diese Anbindung hat und welche davon Lesen, Schreiben oder beides zulassen. So funktioniert die Anbindung auch dann, wenn Ihre Zusatzmodule anders heißen als anderswo.
Gezielt in einem Modul suchen
Gesucht wird mit Filtern und mit wenigen Treffern pro Seite, bis klar ist, welcher Datensatz gemeint ist. Das spart Zeit und begrenzt, wie viele Klientendaten überhaupt sichtbar werden.
Einen Datensatz abrufen
Sobald die ID bekannt ist, holt der Agent den vollständigen Datensatz. Erst dann sieht er die Details, nicht früher.
Dokumentieren und aktualisieren
In den freigegebenen Modulen kann der Agent einen Datensatz anlegen oder aktualisieren, etwa einen Kontakt oder einen Verlaufsvermerk. Das geschieht nur auf Nachfrage.
Person und Trajekt verbinden
TrajectMatch hält die Beziehung zwischen einer Person und einem laufenden Trajekt. Fragen wie in welchem Trajekt ist diese Person und seit wann lassen sich damit beantworten.
Wie Wohlfahrtsorganisationen die Anbindung nutzen
Soziale Arbeit
- Situation
- Eine Fachkraft kommt von einem Hausbesuch zurück und muss den Kontakt dokumentieren, aber die Verwaltung wird immer wieder verschoben.
- Was der Agent tut
- Die Fachkraft diktiert oder tippt kurz, worum es ging, und der Agent legt es als Verlaufsvermerk im richtigen Modul bei der richtigen Person an.
- Ergebnis
- Die Dokumentation passiert am selben Tag, und der Vermerk liest sich wie ein Vermerk statt wie lose Stichworte.
Trajektbegleitung
- Situation
- Eine Begleitung übernimmt ein Trajekt von einer Kollegin und möchte wissen, was bisher geschehen ist.
- Was der Agent tut
- Der Agent sucht die Person, ruft die Trajektzuordnung ab und fasst die Kontakte aus den betreffenden Modulen zusammen.
- Ergebnis
- Eine Übergabe in wenigen Minuten statt eines Nachmittags Aktenlesen.
Teamkoordination
- Situation
- Eine Koordinatorin möchte wissen, welche Teilnehmenden diesen Monat an einer bestimmten Aktivität teilgenommen haben.
- Was der Agent tut
- Der Agent durchsucht das Zusatzmodul dieser Aktivität mit einem Filter auf den Zeitraum.
- Ergebnis
- Eine Übersicht, ohne dass jemand einen Export oder einen Bericht bauen muss.
Rechenschaft
- Situation
- Für die Rechenschaft gegenüber der Kommune müssen Zahlen je Trajekt zusammengestellt werden.
- Was der Agent tut
- Der Agent holt die Zahlen je Trajekt und stellt sie nebeneinander, mit Angabe der Module, aus denen sie stammen.
- Ergebnis
- Ein überprüfbarer erster Entwurf, auf dem die Fachstelle aufbauen kann.
Sorgfältig einrichten
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1
Token und Modulkatalog
Die Anbindung arbeitet mit einem Schlüssel, den Sie selbst ausstellen und wieder zurückziehen können. Welche Standard- und Zusatzmodule es gibt, ergibt sich aus Ihrer eigenen Hellos-Umgebung; der Assistent sieht nicht mehr Module, als dort freigegeben sind.
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2
Je Modul ein Modus
Für jedes Modul wählen Sie lesen, schreiben oder beides. Ein Modul, das Sie nicht freigeben, existiert für den Agenten nicht. So bleiben sensible Teile außer Sicht.
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3
Rollen und Agenten
Sie bestimmen, welche Agenten und welche Rollen die Anbindung nutzen dürfen. Ein Agent für die Teamkoordination sieht andere Module als ein Agent für die Begleitung.
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4
Blick ins Protokoll
Jede Abfrage landet im Protokoll. Bei Zweifeln, was der Agent geholt oder geschrieben hat, ist das nachvollziehbar, ohne dass der Inhalt selbst im Protokoll steht.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten verlangen Zurückhaltung
In Hellos stehen Daten über verletzliche Menschen. Die Anbindung ist bewusst so gebaut, dass der Agent nicht mehr holt und nicht mehr erzählt, als die Frage verlangt.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nur was nötig ist
Der Agent sucht mit kleinen Ergebnismengen und holt einen vollständigen Datensatz erst, wenn die ID feststeht. Ganze Akten werden nie in eine Antwort übernommen.
Schreiben ist standardmäßig aus
Ein Modul darf erst geändert werden, wenn Sie das freigeben, und der Agent schreibt nur auf ausdrückliche Bitte.
Rechte folgen der Rolle
Wer den Agenten nutzen darf, bestimmen Sie je Rolle in IntraGPT. Nicht jede Fachkraft kommt an jedes Modul.
Auf einem eigenen Server
IntraGPT läuft auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen. Klientendaten gehen nicht an einen externen Modellanbieter und werden nicht zum Training genutzt.
Fragen zur Hellos-Anbindung
Kann ich Hellos an ChatGPT anbinden?
Nicht verantwortungsvoll. In Hellos stehen besondere Kategorien personenbezogener Daten, die gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot. IntraGPT bietet dieselbe Arbeitsweise, aber mit einer pro Modul abgegrenzten Anbindung, auf einem eigenen Server, mit Protokoll je Aufruf.
Funktioniert IntraGPT mit Hellos?
Ja. Hellos hat in IntraGPT eine eigene Implementierung mit Modulkatalog und Aktionen, um Module zu erkunden, zu suchen, einen Datensatz abzurufen und in den freigegebenen Modulen anzulegen oder zu aktualisieren.
Funktioniert das auch mit unseren eigenen Zusatzmodulen?
Ja, das ist gerade der Ansatz. Neben den Standardmodulen enthält der Katalog die Zusatzmodule Ihrer Organisation, und den Modus wählen Sie je Modul selbst.
Kann die KI etwas in einer Klientenakte ändern?
Nur in Modulen, in denen Sie Schreiben freigegeben haben, und nur auf ausdrücklichen Wunsch. Der Agent zeigt vorher, was er festhalten will, damit die Begleitung es korrigieren kann.
Was kostet eine Hellos-Anbindung?
Die Anbindung gehört zum gemeinsamen Projekt. Der Aufwand steckt vor allem im Durchgehen der Module und im Festlegen der Rechte. In einem dreißigminütigen Gespräch schauen wir, welche Module am meisten lösen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Mit Token und Modulkatalog steht die Verbindung schnell. Die Zeit geht in das Gespräch darüber, welche Module mitdürfen und wer sie nutzen darf; das ist bewusst keine Abhakliste.
Ist das DSGVO-konform?
Die Anbindung ist so gebaut, dass nicht mehr geholt wird als nötig, dass Schreiben ausdrücklich freigegeben werden muss und dass jeder Aufruf nachvollziehbar ist. IntraGPT ist ISO-27001-zertifiziert und läuft auf einem eigenen Server. Auftragsverarbeitung und Rollenmodell gehen wir gemeinsam durch.
Lässt sich das mit unseren Protokollen kombinieren?
Ja, und das ist oft die nützlichste Kombination. Die Anbindung liefert die Fakten aus der Akte, die Wissensdatenbank liefert das Protokoll oder die Arbeitsanweisung dazu. Der Agent nennt zu jedem Teil der Antwort die Herkunft.