Microsoft Teams an KI anbinden: eine Assistenz, die im richtigen Kanal postet
Microsoft Teams lässt sich an KI anbinden. Die Assistenz findet das Team und den Kanal, den Sie meinen, postet dort auf Anfrage eine Nachricht und kann eine Onlinebesprechung mit Teilnahmelink bereitstellen, den sie gleich weitergibt. Eine Kanalnachricht ist für alle im Kanal sichtbar, deshalb postet sie nur auf ausdrückliche Anfrage und sagt vorher, wo sie es ablegt.
Was die Assistenz in Teams tut
Das richtige Team finden
Die Assistenz weiß, in welchen Teams Sie arbeiten, und wählt das aus, das zu Ihrer Frage passt. Schwankt sie zwischen zwei ähnlich benannten Teams, legt sie Ihnen die Wahl vor.
Den richtigen Kanal wählen
In diesem Team sucht sie den Kanal, in den die Nachricht gehört. Gibt es den genannten Kanal nicht, sagt sie das, statt die Nachricht woanders abzulegen.
Eine Nachricht im Kanal posten
Die Assistenz postet eine Nachricht, die für alle Mitglieder dieses Kanals sichtbar ist. Vorher nennt sie Team und Kanal und zeigt den Text.
Eine Onlinebesprechung bereitstellen
Mit Thema, Zeitpunkt und Teilnehmenden stellt sie eine Teams-Besprechung bereit und gibt den Teilnahmelink weiter, sodass er direkt in die Nachricht oder die Mail kann.
Wo eine Teams-Assistenz Zeit gewinnt
Industrie und Produktion
- Situation
- Ein Stillstand an der Linie muss im Wartungskanal gemeldet werden, mit den Angaben aus dem Wartungssystem.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz holt die Meldung und die letzte Wartung aus der angebundenen Quelle und postet eine Zusammenfassung in dem Kanal, den die Schichtleitung nennt.
- Ergebnis
- Die Schicht liest eine Meldung samt Fakten statt drei einzelner Nachrichten, die sich widersprechen.
Behörden und Kommunen
- Situation
- Eine Projektleitung will einen kurzen Sachstand in den Projektkanal setzen, sitzt aber in einer anderen Besprechung.
- Was der Agent tut
- Sie bittet die Assistenz, den Sachstand aus den angebundenen Dokumenten zusammenzufassen und die Nachricht vor dem Posten vorzulegen.
- Ergebnis
- Eine Nachricht, die stimmt und rechtzeitig steht, ohne eine halbe Stunde Schreibarbeit dazwischen.
Gesundheitswesen
- Situation
- Eine Teamleitung muss eine Besprechung mit allen Beteiligten eines Falls einberufen und will einen Teilnahmelink dazu.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz stellt die Besprechung mit Thema, Zeit und Teilnehmenden bereit und setzt den Teilnahmelink in die Ankündigung.
- Ergebnis
- Ein Handgriff statt zwei, und alle sehen denselben Link statt drei Varianten.
Bildung und Forschung
- Situation
- Bei jeder Frage aus dem Studierendenbüro muss jemand herausfinden, in welchen Kanal sie gehört.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz sieht nach, welche Kanäle das Team hat, wählt auf dieser Grundlage den passenden und schlägt vor, die Frage dort zu stellen.
- Ergebnis
- Fragen landen bei dem Team, das sie beantworten kann, auch wenn die fragende Person die interne Gliederung nicht kennt.
Kundenservice
- Situation
- Eine Eskalation soll mit dem Second-Level-Team geteilt werden, samt Kundendaten aus dem Ticketsystem.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz verfasst die Nachricht mit den Ticketdaten, zeigt sie und postet sie erst nach Freigabe im Eskalationskanal.
- Ergebnis
- Eine Eskalation, die vollständig ankommt, sodass die zweite Ebene nicht erst zurückfragen muss.
Anschluss an Ihr Teams
-
1
In der eigenen Umgebung anbinden
Die Administration erteilt der Anbindung die Freigabe in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung und kann sie später widerrufen. Nichts läuft an Ihrem Mandanten vorbei.
-
2
Festlegen, wohin die Assistenz darf
Sichtbar sind die Teams, zu denen die Anbindung Zugang bekommen hat. Halten Sie das so klein, wie die Arbeit es zulässt: Eine Assistenz für den Servicedesk muss nicht ins Leitungsteam kommen.
-
3
Erst suchen, dann posten
Teams und Kanäle zu finden ist harmlos, posten nicht. Viele Organisationen starten nur mit dem Suchen und schalten das Posten frei, sobald klar ist, wer es anfragen darf.
-
4
Die Assistenz nutzen
Danach bittet eine Mitarbeiterin einfach um eine Nachricht oder eine Besprechung. Die Assistenz nennt den Kanal, zeigt den Text und postet nach Freigabe; jede Veröffentlichung landet im Protokoll.
Eine Kanalnachricht ist nie privat
Was in einem Teams-Kanal steht, liest jede Person in diesem Kanal, auch die, an die Sie nicht gedacht haben. Deshalb ist Posten hier eine bewusste Handlung mit einem Kontrollpunkt davor.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Sichtbar für den ganzen Kanal
Die Assistenz sagt, in welchem Team und in welchem Kanal sie posten will, und zeigt den Text. Erst nach Freigabe stellt sie die Nachricht ein.
Nicht weiter als der Zugang reicht
Die Anbindung kommt nicht in Teams, zu denen sie keinen Zugang bekommen hat. Was dort steht, sieht die Assistenz nicht und kann sie folglich auch nicht verwenden.
Im Protokoll nachvollziehbar
Zu jeder geposteten Nachricht ist nachvollziehbar, in welchem Kanal sie stand, wann sie kam und auf wessen Wunsch. Genau das wird im Nachhinein gefragt.
Der Inhalt bleibt bei Ihnen
Zusammenfassen und Verfassen geschehen auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen. Ihre Gespräche werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Fragen zur Teams-Anbindung
Kann ich Microsoft Teams an ChatGPT anbinden?
Für eine Organisation ist das ein unangenehmer Weg: Sie geben einem öffentlichen Dienst Schreibzugriff auf Kanäle mit interner Abstimmung, ohne Rollen und ohne Protokoll. IntraGPT arbeitet in Ihrer eigenen Microsoft-365-Umgebung, mit Teams, die Sie selbst bestimmen, und mit einem Protokolleintrag je Veröffentlichung.
Funktioniert IntraGPT mit Microsoft Teams?
Ja. Teams steht im Anbindungskatalog. Die Assistenz findet das richtige Team und den richtigen Kanal, postet dort eine Nachricht und kann eine Onlinebesprechung mit Teilnahmelink bereitstellen.
Warum nennt die Assistenz vorher den Kanal?
Weil sich eine Nachricht im falschen Kanal nicht zurücknehmen lässt, bevor alle sie gesehen haben. Teams haben oft Kanäle mit fast identischen Namen, und der im Alltag benutzte Name ist nicht immer der offizielle. Indem sie Team und Kanal ausspricht, können Sie korrigieren, bevor etwas steht.
Kann die Assistenz auch in einem privaten Chat schreiben?
Nein. Diese Anbindung arbeitet auf Kanälen innerhalb von Teams, nicht auf den persönlichen Chats der Nutzerinnen. Wollen Sie jemanden persönlich erreichen, sind Mail oder einer der anderen Kanäle der richtige Weg.
Liest die Assistenz in unseren Kanälen mit?
Diese Anbindung ist dafür da, etwas zu posten und eine Besprechung bereitzustellen, nicht dafür, Gespräche zu verfolgen. Sie geht die Nachrichten eines Kanals also nicht durch. Soll die Assistenz aus internem Wissen schöpfen, läuft das über die Wissensdatenbank oder eine Dokumentenanbindung, bei der Sie je Quelle bestimmen, was darin steht.
Ist das dasselbe wie eine Kalenderanbindung?
Nein. Eine Besprechung bereitzustellen liefert einen Teilnahmelink, ist aber keine Kalenderverwaltung. Nachsehen, wann jemand kann, freie Zeiten berechnen oder einen Termin verschieben: dafür sind der Outlook-Kalender oder Google Kalender da. Die Assistenz prüft die Verfügbarkeit dort und nutzt Teams für den Besprechungslink selbst.
Was kostet eine Teams-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmt, welche Teams und Kanäle sichtbar werden, ob die Assistenz posten oder nur suchen darf und ob eine Quelle angehängt ist, aus der der Inhalt der Nachrichten kommt.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Freigabe ist für die Administration schnell erledigt. Danach lässt sich die Anbindung am selben Tag mit einer Nachricht in einem Testkanal prüfen. Die Durchlaufzeit steckt vor allem in der Absprache, welche Kanäle offenstehen und wer posten lassen darf.