Wrike an KI anbinden: Antworten aus den Projektordnern Ihrer Organisation
Wrike lässt sich an KI anbinden. Der Assistent kennt die Ordner und Projekte Ihrer Umgebung, holt daraus die Aufgaben, die zur Frage gehören, und sagt, wie der Stand ist und bei wem etwas liegt. Auf Wunsch legt er eine neue Aufgabe in dem Ordner an, den Sie bestimmen, mit verantwortlicher Person und Datum.
Was der Assistent in den Wrike-Ordnern nachschlägt
Ordner und Projekte im Blick
Der Assistent kennt die Ordner und Projekte Ihrer Umgebung. Damit findet er das Programm, um das eine Frage geht, auch wenn jemand nur den Kundennamen oder den Projektnamen nennt.
Aufgaben innerhalb eines Ordners abrufen
Im gefundenen Ordner holt er die Aufgaben, die zur Frage gehören. Er hält die Frage auf diesen Ordner begrenzt, denn ungezieltes Suchen in einer großen Umgebung liefert eine Liste, mit der niemand etwas anfangen kann.
Schauen, bei wem etwas liegt
Aufgaben haben eine verantwortliche Person. Der Assistent kann die Frage auf eine Kollegin zuspitzen, etwa um zu sehen, was bei ihr schon ansteht, bevor neue Arbeit dazukommt.
Laufendes von Erledigtem trennen
Er achtet auf den Status einer Aufgabe, damit eine Frage nach dem, was noch zu tun ist, sich nicht mit Arbeit füllt, die im letzten Quartal fertig wurde.
Eine Aufgabe in einem Ordner anlegen
Eine neue Aufgabe landet immer in einem Ordner oder Projekt, mit Titel, Beschreibung, verantwortlicher Person und Terminen. Der Assistent legt sie erst an, nachdem Sie diese Angaben freigegeben haben.
Wovon größere Organisationen profitieren
Behörden
- Situation
- Eine Abteilungsleitung will für die Teambesprechung wissen, welche Programme in diesem Monat auslaufen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent geht die Projekte dieser Abteilung durch und stellt die laufenden Aufgaben mit verantwortlicher Person dazu.
- Ergebnis
- Ein aktuelles Bild in der Besprechung selbst, ohne dass vorher jemand einen Bericht zusammenstellt.
Immobilien
- Situation
- Bei einem laufenden Bauvorhaben fragt die Auftraggeberin, wie es um die Übergabe steht.
- Was der Agent tut
- Der Assistent sucht den Ordner dieses Projekts und liest die offenen Aufgaben und die Planung vor.
- Ergebnis
- Die Projektleitung antwortet sofort statt nach Rücksprache mit der Projektassistenz.
Facility Management
- Situation
- Aus einem Rundgang kommen drei Mängel, die im Instandhaltungsprogramm landen sollen.
- Was der Agent tut
- Der Assistent schlägt je Mangel eine Aufgabe im richtigen Ordner vor, mit verantwortlicher Person und Zieldatum.
- Ergebnis
- Die Meldungen sind am selben Tag erfasst, statt in einer E-Mail hängen zu bleiben.
Programmmanagement
- Situation
- Für den Quartalsbericht muss klar sein, was je Projekt abgeschlossen wurde.
- Was der Agent tut
- Der Assistent geht die beteiligten Ordner durch und trennt abgeschlossene von laufenden Aufgaben.
- Ergebnis
- Der Bericht startet mit einem belegten Entwurf statt mit einem leeren Dokument.
In Betrieb nehmen
-
1
Verbindung herstellen
Sie aktivieren Wrike in IntraGPT und geben der Anbindung Zugang zu Ihrer Umgebung. Diesen Zugang erteilt und beendet Ihre Administration selbst.
-
2
Ordner auswählen
Sie bestimmen, welche Ordner und Projekte in Reichweite liegen. Abteilungen, die außen vor bleiben, bleiben für den Assistenten unsichtbar.
-
3
Was aus einem Ordner zurückkommt
Je Frage kommen die Aufgaben zurück, die zu diesem Ordner und dieser Frage gehören, mit Status, verantwortlicher Person und Planung. Dateien und Zeiterfassung bleiben außen vor.
-
4
Nur schauen oder auch festhalten
Sie wählen, ob der Assistent nur mitschauen oder auch Aufgaben festhalten darf. In beiden Fällen steht jede Aktion im Protokoll.
Projektinformationen überschreiten Abteilungsgrenzen
In einer größeren Organisation liegen in Wrike neben gewöhnlicher Projektarbeit auch Vorhaben, die nicht alle etwas angehen. Die Anbindung ist deshalb je Ordner begrenzt.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Der Zugang gehört Ihnen
Die Verbindung arbeitet mit einem Zugang, den Ihre Administration erteilt und jederzeit beenden kann. Danach kann der Assistent nichts mehr abrufen.
Begrenzt auf gewählte Ordner
Erreichbar sind nur die Ordner und Projekte, die Sie bestimmen. Ein Vorhaben zu einer Umstrukturierung oder einer Ausschreibung bleibt leicht außen vor.
Festgehalten, was geschehen ist
Jede Abfrage und jede festgehaltene Aufgabe kommt ins Protokoll. So ist im Nachhinein zu sehen, was geholt wurde und wer darum bat.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Der Inhalt Ihrer Projekte geht nicht an einen amerikanischen Modellanbieter und wird nirgends für Training verwendet.
Fragen zu Wrike und IntraGPT
Kann ich Wrike an ChatGPT anbinden?
ChatGPT hat keine Verbindung zu Wrike und kann daher nicht in Ihre Ordner schauen. Sie können Daten abtippen oder exportieren, aber dann ist die Antwort eine Momentaufnahme und Projektinformationen gehen an einen öffentlichen Dienst. IntraGPT schaut live in den Ordnern mit, die Sie bestimmen, mit einem Zugang, den Ihre Administration erteilt.
Funktioniert IntraGPT mit Wrike?
Ja. Wrike steht im Anbindungskatalog von IntraGPT und ist bei Kunden im Einsatz. Der Assistent kann Ordner und Projekte durchsuchen, Aufgaben abrufen und, wenn Sie es erlauben, eine Aufgabe in einem Ordner festhalten.
Kann der Assistent eine bestehende Aufgabe ändern?
Nein, und das sagen wir lieber deutlich. Er kann Ordner und Projekte durchsuchen, Aufgaben abrufen und eine neue Aufgabe festhalten, aber eine bestehende Aufgabe anzupassen gehört nicht dazu. Einen Status zu ändern oder einen Termin zu verschieben erledigt die verantwortliche Person in Wrike. Das passt auch dazu, wie in größeren Organisationen mit Projektarbeit umgegangen wird: Ändern gehört zu der Person, die die Arbeit trägt.
Was ist der Unterschied zwischen einem Ordner und einem Projekt bei uns?
In Wrike ordnen Sie Arbeit in Ordnern und geben dieser Arbeit Projektcharakter mit Eigentümer, Zeitraum und Status. Für den Assistenten macht die Unterscheidung wenig aus: Er sucht nach dem Namen, den Sie verwenden, und holt die Aufgaben, die darunter hängen. Bei der Einrichtung halten wir fest, welche Ordner als Projekt genutzt werden, damit eine Frage zu einem Vorhaben an der richtigen Stelle landet.
Funktioniert es, wenn mehrere Abteilungen dieselbe Umgebung nutzen?
Ja, und genau deshalb wird es je Ordner begrenzt. Sie wählen, welche Ordner und Projekte in Reichweite liegen, und der Rest bleibt außer Sicht, auch wenn jemand ausdrücklich danach fragt. Ein Assistent für den Außendienst kann so nicht in ein Vorhaben der Personalabteilung oder der Geschäftsführung schauen, während beide Abteilungen dasselbe Wrike nutzen.
Bleibt unsere Ordnerstruktur unangetastet?
Ja. Der Assistent legt keine Ordner oder Projekte an, benennt nichts um und verschiebt nichts. Er arbeitet innerhalb der Einteilung, die Sie gemacht haben. Das Einzige, was er ergänzen kann, ist eine Aufgabe in einem bestehenden Ordner, und das nur, wenn Sie darum bitten und es erlauben.
Was kostet eine Wrike-Anbindung?
Das Anbinden gehört zu dem Weg, den wir gemeinsam gehen. Den Aufwand bestimmen die Zahl der erreichbaren Ordner und Projekte, wie viele Abteilungen dieselbe Umgebung nutzen und ob der Assistent auch Aufgaben festhalten darf.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Verbindung herzustellen kostet wenig Zeit. Zu klären, welche Ordner in Reichweite liegen sollen, dauert in einer größeren Organisation meist länger, weil es Abstimmung mit den Abteilungen braucht, die dieselbe Umgebung nutzen. Rechnen Sie mit einigen Gesprächen und danach einer kurzen Probephase.