Zapier an KI anbinden: aus dem Gespräch heraus einen Zap in Gang setzen
Zapier lässt sich an KI anbinden, allerdings nur in eine Richtung: Der Assistent kann einen Zap in Gang setzen und gibt dabei die Angaben mit, die in diesem Zap vereinbart sind. Eine inhaltliche Antwort bekommt er nicht zurück, nur ob der Aufruf angekommen ist. Das ist also kein Weg, etwas nachzuschlagen, sondern ein Weg, etwas auszulösen. Weil das, was auf der anderen Seite passiert, unumkehrbar sein kann, tut der Assistent es nur auf ausdrücklichen Wunsch.
Was der Assistent mit einem Zap auslöst
Einen Zap starten
Der Assistent setzt den Zap in Gang, den Sie benannt haben, und gibt dabei saubere, vereinbarte Felder mit. Sie schreiben, was passieren soll, er übersetzt das in genau die Angaben, die der Zap erwartet.
Weitergeben an ein System ohne eigene Anbindung
Für manche Systeme gibt es keine fertige Anbindung. Steht das System in Zapier, kann der Assistent auf diesem Weg dennoch Arbeit dorthin schieben.
Eine Meldung oder eine Zeile schreiben
Viele Zaps enden bei etwas Einfachem: eine Nachricht in einem Kanal, eine Zeile in einer Übersicht, eine Mail an ein Postfach. Der Assistent liefert das Startsignal und die Angaben, der Zap erledigt den Rest.
Eine Kette von Schritten anstoßen
Hängt eine Reihe von Schritten daran, kommt sie in Bewegung, sobald der Assistent den Zap startet. Welche Schritte das genau sind, verwalten Sie in Zapier, nicht bei uns.
Nur eine Bestätigung zurück
Der Assistent erfährt, ob das Startsignal angekommen ist, kein inhaltliches Ergebnis. Nachschlagen ist hier also nicht möglich: Für Fragen, auf die Sie eine Antwort erwarten, ist eine lesende Anbindung der richtige Weg.
Wann ein Zap die Arbeit übernimmt
Kundenservice
- Situation
- Eine Mitarbeiterin hört im Gespräch etwas, das in einem anderen System landen muss, doch dieses System ist nicht auf ihrem Bildschirm.
- Was der Agent tut
- Sie bittet den Assistenten, es weiterzugeben; der startet den Zap, der genau dafür bereitsteht.
- Ergebnis
- Es wird im Moment selbst erledigt statt auf einem Zettel für später.
HR
- Situation
- Bei einer neuen Kollegin muss eine Reihe von Dingen geschehen, teils außerhalb der eigenen Systeme.
- Was der Agent tut
- Der Assistent setzt den Onboarding-Zap mit Name, Startdatum und Team in Gang.
- Ergebnis
- Die Kette läuft noch am selben Tag, und niemand muss sich merken, welches Formular es dafür gab.
E-Commerce
- Situation
- Eine wiederkehrende Reklamation muss bei einem Lieferanten gemeldet werden, der mit einem eigenen Portal arbeitet.
- Was der Agent tut
- Der Assistent startet den Zap, der die Meldung samt Auftragsdaten bei diesem Lieferanten hinterlegt.
- Ergebnis
- Die Meldung geht raus, ohne dass sich jemand erneut in ein fremdes Portal einloggt.
Geschäftsführung
- Situation
- Die Geschäftsführung will, dass bestimmte Hinweise immer in derselben Übersicht landen, egal wie sie hereinkommen.
- Was der Agent tut
- Wer den Hinweis aufschnappt, bittet den Assistenten, ihn weiterzugeben; der Zap schreibt ihn in die Übersicht.
- Ergebnis
- Ein Ort, an dem gesammelt wird, unabhängig davon, wer es bemerkt hat und in welchem Gespräch.
Was nötig ist, um es einzuschalten
-
1
Den Zap benennen
Sie bauen den Zap in Zapier und geben seine geheime Adresse in IntraGPT weiter. Ab diesem Moment weiß der Assistent, welche Kette er starten darf.
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2
Festlegen, wer ihn starten darf
Weil es um eine Handlung geht und nicht um eine Frage, ist die berechtigte Rolle oft kleiner gewählt. Das stellen Sie je Rolle in der Plattform ein.
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3
Was der Assistent kann und was nicht
Er schickt Angaben in diese Richtung und sieht nie etwas aus Zapier zurückkommen. Er kann also auch nicht prüfen, was der Zap daraus gemacht hat.
-
4
Was festgehalten wird
Jedes Starten eines Zaps landet im Protokoll. Dort ist erkennbar, wann das geschah, auf wessen Wunsch und mit welchen Angaben.
Die Adresse eines Zaps ist wie ein Passwort
Wer die geheime Adresse eines Zaps kennt, kann diese Kette starten. Behandeln Sie sie deshalb wie ein Passwort und nicht wie einen gewöhnlichen Link.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Jederzeit zu ersetzen
Die Adresse wird bei uns abgeschirmt aufbewahrt und ist in keinem Gespräch sichtbar. Trauen Sie ihr nicht mehr, legen Sie in Zapier eine neue an und die alte ist wertlos.
Nur auf ausdrücklichen Wunsch
Der Assistent löst nie von sich aus etwas aus. Er fasst zusammen, was er weitergeben will, und wartet auf ein klares Ja, weil sich die Folgen auf der anderen Seite nicht immer rückgängig machen lassen.
Im Nachhinein prüfbar
Weil der Assistent nicht sieht, was der Zap ausführt, ist das Protokoll auf unserer Seite der Anhaltspunkt. Dort steht, welche Anfrage wann weitergegeben wurde.
Auf einem eigenen Server
Das Modell läuft auf einem eigenen Server in Deutschland. Bedenken Sie aber, dass die weitergegebenen Angaben danach bei Zapier und beim System auf der anderen Seite ankommen; wählen Sie also bewusst, was mitgeht.
Fragen zu Zapier und IntraGPT
Kann ich Zapier an ChatGPT anbinden?
Ein öffentlicher Chatbot kann in Ihrem Zapier-Konto nichts auslösen, denn dazu gehört eine geheime Adresse, die Sie nicht in ein Chatfenster kopieren wollen. In IntraGPT liegt diese Adresse abgeschirmt, Rollen bestimmen, wer einen Zap starten darf, und jeder Start wird festgehalten.
Funktioniert IntraGPT mit Zapier?
Ja, als schreibende Anbindung. Der Assistent kann einen Zap mit den darin vereinbarten Angaben in Gang setzen. Es ist eine funktionierende Anbindung, die bei Kunden im Einsatz ist, und bewusst auf diese eine Handlung beschränkt.
Kann der Assistent auch Daten aus Zapier holen?
Nein, und das ist keine Einstellung, sondern das Wesen dieser Anbindung. Der Verkehr läuft in eine Richtung. Soll der Assistent in einem System etwas nachschlagen, ist eine lesende Anbindung an dieses System der richtige Weg; diese Seite handelt ausschließlich vom Auslösen.
Was, wenn ein Zap etwas tut, das wir nicht zurücknehmen können?
Dieses Risiko besteht, und wir tun nicht so, als gäbe es das nicht. Eine Kette kann eine Mail verschicken, eine Bestellung auslösen oder in einem fremden System etwas anlegen. Deshalb startet der Assistent nie von allein, fasst vorher zusammen, was er weitergibt, und wartet auf die Freigabe. Sinnvoll ist außerdem, Zaps mit unumkehrbaren Folgen von denen zu trennen, die aus einem Gespräch heraus starten dürfen.
Was, wenn die geheime Adresse bei jemand anderem landet?
Legen Sie in Zapier für diesen Zap eine neue Adresse an und geben Sie sie in der Plattform weiter. Die alte Adresse funktioniert dann nicht mehr, wer sie hatte, kann damit nichts anfangen. Genau deshalb wird die Adresse auch nie in einem Chat angezeigt.
Warum das nutzen statt einer eigenen Anbindung?
Weil es schneller fertig ist und weil das System auf der anderen Seite manchmal gar keine eigene Anbindung hat. Brauchen Sie doch eine Antwort aus diesem System oder soll der Assistent darin suchen, ist eine echte Anbindung die bessere Wahl. Oft sieht man beides nebeneinander: lesen über eine Anbindung, weitergeben über einen Zap.
Was kostet eine Zapier-Anbindung?
Dieser Teil ist meist kleine Arbeit innerhalb des gemeinsamen Projekts. Zeit kostet das Abstimmen der Felder und die Entscheidung, wer einen Zap starten darf, nicht das Einschalten selbst. Ihr Zapier-Abonnement ist davon unabhängig und läuft weiterhin bei Zapier.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Steht der Zap bereits, geht es nur noch um das Weitergeben der Adresse und einen Testlauf. Muss der Zap erst gebaut werden, bestimmt das die Durchlaufzeit, und diese Arbeit geschieht in Zapier selbst.