Zoom an KI anbinden: wiederfinden, was in der Besprechung vereinbart wurde
Zoom lässt sich an KI anbinden. Die Assistenz sieht, welche Besprechungen geplant sind, kann eine mit Teilnahmelink ansetzen und die Cloudaufzeichnung sowie das Transkript einer beendeten Besprechung abrufen. Letzteres ist der Punkt, an dem sich die Anbindung rechnet: eine Zusage aus dem Gespräch der vergangenen Woche wiederfinden, ohne die Aufzeichnung ganz anzusehen.
Was die Assistenz rund um eine Besprechung tut
Sehen, was geplant ist
Die Assistenz ruft die geplanten Besprechungen ab, damit sie weiß, was bereits steht, bevor sie etwas vorschlägt oder einen Link sucht.
Eine Besprechung ansetzen
Mit Thema, Startzeit, Dauer und der richtigen Zeitzone setzt sie eine Besprechung an. Den Teilnahmelink gibt sie gleich weiter, bereit für Mail oder Nachricht.
Einen bestehenden Link weitergeben
Gibt es für dieselbe Runde schon eine Besprechung, teilt die Assistenz diesen Link erneut. Zwei Besprechungen für einen Termin sind der schnellste Weg, eine Gruppe zu zerteilen.
Die Aufzeichnung wiederfinden
Zu einer beendeten Besprechung holt sie die Cloudaufzeichnung, sofern eine erstellt wurde. So muss niemand eine Liste von Dateien mit Datumsnamen durchsuchen.
Das Transkript durchsuchen
Zur Aufzeichnung gehört das Transkript, und dazu kann die Assistenz eine Frage beantworten: was vereinbart wurde, wer was übernimmt und ob ein Thema überhaupt vorkam.
Was die Aufzeichnung bringt
Bildung und Forschung
- Situation
- Nach einer Reihe von Onlineinterviews für eine Studie muss eine Forscherin finden, wer was zu einem bestimmten Thema gesagt hat.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz holt die Transkripte der betreffenden Gespräche und stellt die Passagen zu diesem Thema nebeneinander.
- Ergebnis
- Material, das für die Auswertung taugt, ohne stundenlanges Nachhören mit Notizblock daneben.
HR und Recruiting
- Situation
- Eine Bewerberin wurde von drei Personen gesprochen, und deren Eindrücke gehen auseinander.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz holt das Transkript des Gesprächs und fasst zusammen, was zur gefragten Erfahrung tatsächlich gesagt wurde.
- Ergebnis
- Eine Entscheidung, die auf Aussagen beruht statt auf einer Woche alten Erinnerung.
Recht
- Situation
- Im Erstgespräch wurden Absprachen zu Umfang und Honorar getroffen, die in die Auftragsbestätigung müssen.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz sucht im Transkript die Stellen zu Umfang und Honorar und listet sie mit den verwendeten Formulierungen auf.
- Ergebnis
- Eine Bestätigung, die zu dem passt, was wirklich gesagt wurde, und eine Akte, in der das nachvollziehbar ist.
Vertrieb
- Situation
- Ein Kundenbetreuer muss ein Angebot schreiben nach einem Gespräch, das er teils ohne Kamera im Auto geführt hat.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz holt das Transkript und hebt Wünsche, Einwände und genannte Mengen hervor.
- Ergebnis
- Ein Angebot, das die Kundschaft wiedererkennt, statt eines, das knapp an der Frage vorbeigeht.
Geschäftsführung
- Situation
- Eine monatliche Runde mit externen Partnern soll angesetzt werden, und niemand weiß, ob schon ein Link kursiert.
- Was der Agent tut
- Die Assistenz sieht nach, was geplant ist, findet die bestehende Besprechung und gibt diesen Link weiter, statt einen neuen anzulegen.
- Ergebnis
- Ein Link für alle, und keine Teilnehmenden, die allein in einer leeren Besprechung warten.
Zoom anschließen
-
1
Mit dem eigenen Zoom-Konto anbinden
Die Anbindung läuft auf Ihrem eigenen Konto bei Zoom. Die Administration richtet sie in der Plattform ein und kann sie ebenso einfach wieder entziehen.
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2
Rechte festlegen
Sie bestimmen, welche Rollen die Assistenz dafür nutzen dürfen. Transkripte sind heikler als ein Terminplan, also müssen beide nicht bei derselben Gruppe liegen.
-
3
Vereinbaren, was mit Aufzeichnungen geschehen darf
Halten Sie fest, welche Arten von Gesprächen genutzt werden dürfen und welche nicht. Ein Kundengespräch ist etwas anderes als ein Mitarbeitergespräch, auch wenn beides im selben Ordner liegt.
-
4
Die Assistenz nutzen
Danach stellt eine Mitarbeiterin einfach die Frage: Setze diese Runde an, oder suche im Gespräch von Dienstag, was zur Lieferzeit gesagt wurde. Jeder Aufruf landet im Protokoll.
Eine Aufzeichnung enthält wörtlich, was gesagt wurde
In einem Transkript steht nicht die Zusammenfassung, sondern die Wirklichkeit: Versprecher, Zögern, eine Bemerkung nebenbei. Das verlangt strengere Absprachen als die meisten Quellen.
Wo die Daten liegen: Deutschland (Berlin)
Nicht jede Aufzeichnung ist zur Weiterverwendung gedacht
Teilnehmende wissen, dass aufgezeichnet wird, aber nicht, dass später durchsuchbar etwas daraus gezogen wird. Legen Sie vorab fest, welche Besprechungen infrage kommen, und lassen Sie persönliche Gespräche außen vor.
Wer eine Aufzeichnung abrufen darf
Zugang zu Transkripten gehört in eine kleine Gruppe, nicht zu allen, die die Assistenz nutzen. Das regeln Sie in den Rollen, unabhängig von den übrigen Anbindungen.
Jeder Abruf ist nachvollziehbar
Im Protokoll steht, welche Besprechung abgerufen wurde, wann und auf wessen Wunsch. Bei Gesprächsaufzeichnungen ist das nicht nur angenehm, sondern notwendig.
Das Transkript bleibt drinnen
Lesen und Zusammenfassen geschehen auf einem eigenen Server in Deutschland mit Open-Weight-Modellen. Ihre Gespräche werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Fragen zur Zoom-Anbindung
Kann ich Zoom an ChatGPT anbinden?
Sie würden Aufzeichnungen von Gesprächen mit Kundschaft, Mitarbeitenden oder Patientinnen bei einem öffentlichen Dienst ablegen, ohne Rollen und ohne Protokoll. Genau bei diesem Material will man das nicht. IntraGPT arbeitet auf Ihrem eigenen Zoom-Konto, mit Rollen, die Sie selbst bestimmen, und einem Modell auf einem eigenen Server.
Funktioniert IntraGPT mit Zoom?
Ja. Zoom steht im Anbindungskatalog. Die Assistenz sieht die geplanten Besprechungen, kann eine mit Teilnahmelink ansetzen und Aufzeichnung sowie Transkript einer beendeten Besprechung abrufen.
Wann ist eine Aufzeichnung verfügbar?
Erst nach Ende der Besprechung und nur, wenn in die Cloud aufgezeichnet wurde. Zoom braucht danach einen Moment, um Aufzeichnung und Transkript bereitzustellen. Während einer laufenden Besprechung kann die Assistenz damit nichts anfangen, und zu einem Gespräch ohne Aufzeichnung gibt es schlicht nichts abzurufen.
Ist das dasselbe wie eine Kalenderanbindung?
Nein. Diese Anbindung sieht auf Besprechungen in Zoom, nicht auf den Kalender einer Mitarbeiterin. Wann jemand kann, wer schon belegt ist und das Verschieben eines Termins regeln Sie mit der Anbindung an Google Kalender oder den Outlook-Kalender. In der Praxis arbeiten beide zusammen: Die Verfügbarkeit kommt aus dem Kalender, der Besprechungslink aus Zoom.
Müssen Teilnehmende wissen, dass die KI das Transkript liest?
Das ist keine technische, sondern eine organisatorische Frage, und die Antwort lautet fast immer ja. Menschen stimmen der Aufzeichnung zu, nicht automatisch der Durchsuchung. Nehmen Sie es in Ihre eigenen Besprechungsregeln auf und gehen Sie offen damit um; das erspart die Diskussion im Nachhinein.
Kann die Assistenz selbst eine Besprechung starten oder teilnehmen?
Nein. Sie setzt eine Besprechung an und gibt den Link weiter, sitzt aber nicht im Gespräch und hört nicht mit. Alles, was mit dem Inhalt geschieht, geschieht im Nachhinein auf Basis der Aufzeichnung, die Sie selbst erstellt haben.
Was kostet eine Zoom-Anbindung?
Das Anbinden gehört zum gemeinsamen Projekt. Den Aufwand bestimmt, ob es beim Ansetzen bleibt oder die Transkripte dazukommen, welche Rollen dabei dürfen und ob Absprachen zu Aufbewahrungsfristen nötig sind.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Die Anbindung selbst ist schnell gelegt, und das Ansetzen lässt sich am selben Tag testen. Die Durchlaufzeit steckt in den Absprachen zu den Aufzeichnungen: welche Gespräche infrage kommen, wer herankommt und wie lange Sie Aufzeichnungen aufbewahren.